Mi a feladat a Task Managerben?
A Task Managerben egy Feladat egyetlen Beszélgetésszálat jelent az eligazítás, a határidő, a résztvevők és a munkával kapcsolatos beszélgetés számára. Amikor a grafikus megkérdezi, hogy a logó balra kerüljön-e, a válasz a Feladat leírása alatt marad. Két héttel később nem kell a postafiókban keresgélned.
A feladatnak van tárgya (kötelező, legfeljebb 255 karakter), leírása szövegszerkesztőben, prioritása - normál vagy magas -, határideje opcionális órával, hozzárendelt személyek listája és állapota. A feladat állapota lehet „Állapot nélkül”, „Folyamatban”, „Kész” vagy „Törölve”. A leírásba teendőlista, kódblokk vagy kézzel rajzolt vázlat is beilleszthető. A beszélgetésszál egy üzenetébe beszúrt rajz egyidejűleg a feladat Fájljaiba is bekerül; a magában a leírásban lévő rajz csak a leírásban marad.
A „Felhasználók hozzárendelése” mezőben, „Kiválasztott” módban kiválasztott minden személynél három kapcsoló van: „Adminisztrátor”, „Állapotváltás” és „Megfigyelő”. A feladat adminisztrátora szerkesztheti és törölheti azt. A megfigyelő látja a feladatot és a beszélgetést, írhat a beszélgetésszálban, de nem módosítja a feladat állapotát vagy tartalmát. A „Megfigyelő” bekapcsolása kikapcsolja és elszürkíti a másik két kapcsolót. Megfigyelő nem lehet a feladat szerzője, sem a munkaterület adminisztrátora.
A „(szerkesztve)” jelvény csak a téma vagy a leírás módosításakor jelenik meg. A határidő módosítása, a prioritás megváltoztatása vagy egy személy hozzáadása nem jeleníti meg. Tehát tartalmi változást jelez, nem bármilyen módosítást a feladaton.
Hogyan néz ki egy feladat belülről?
A megnyitott feladat a jobb oldali oszlopban, a feladatlista mellett látható. Felül egy kártyán szerepel a létrehozó és a cím. A cím alatt az állapot, a szövegesen megadott határidő („2 nap múlva” dátummal együtt) és a prioritás látható. Lejjebb található a beszélgetés. Ugyanazon személy 15 percen belüli bejegyzései egyetlen fejléc alá csoportosulnak. A napokat a „Ma”, „Tegnap” felirat és a dátum választja el.
A feladat fejlécében lévő avatárok csak a végrehajtó személyeket mutatják. Kattintás után a lista elején ők szerepelnek, „Adminisztrátor” vagy „Állapotot vált” jelzéssel. Alatta egy összecsukott, elszürkített „Megfigyelik” szakasz található, a végén pedig „Hozzáférésük is van” - azok az adminisztrátorok, akik a szerepkörük miatt látják a feladatot.
A paraméterek módosításai időponttal ellátott, középre igazított kapszulákként jelennek meg a beszélgetésszálban. Ez az állapot, a határidő, a prioritás és a név módosítására, valamint személy hozzáadására vagy eltávolítására is vonatkozik. A határidő módosításakor az előző érték is látható. Megnézheted, ki és mikor helyezte át keddiről péntekire. A leírás módosítása nem hoz létre ilyen bejegyzést - az új tartalom a kártyán jelenik meg.
A határidő színe ugyanúgy működik a listában, a táblán, a naptárban és a kártyán. A piros azt jelenti, hogy a dátum és az időpont elmúlt. A kék azt jelzi, hogy a határidő ma van, de még nem járt le. A zöld a következő napok határidejét jelöli. Ha nincs megadva időpont, a feladat egész nap „mai”-nak számít, és csak másnap vált pirosra. Az elvégzett és törölt feladatok jelvénye szürke marad a határidő lejárta után is.
A megfigyelt feladatnak szemikonja van a listán, a Táblán és a Naptár Lista paneljén. Nem számít bele a „Lejárt”, „Mai” és „Határidőn belül” kategóriákba, nem kerül bele a határidő-emlékeztetőkbe és a napi feladatösszesítőbe, és az AI-asszisztens sem sorolja az elvégzendő feladatok közé. A megfigyelő csak a róla szóló említésekről kap értesítést, az olvasatlan üzenetek számlálója a feladatban viszont a megszokott módon működik.
A Teendőlistát közvetlenül a kártyán pipálhatod ki, szerkesztési nézet megnyitása és a Feladat szerkesztési jogának birtoklása nélkül. A lista alatt haladást jelző sáv jelenik meg, például „2 a 3-ból kész”. A kipipált elemnél látható annak a személynek a kis avatarja, aki megjelölte. Rámutatáskor egy buborékban megjelenik a keresztneve, a vezetékneve és a dátum.
Mit nyersz vele?
Nem kell emlékezetből felidézned a megbeszélteket. Ha az ügyfél azt állítja, hogy keddre szólt a határidő, nem kell átkutatnod a csevegéseket és a postafiókot. A feladat beszélgetésében látod az előző dátumot és azt, hogy ki módosította.
Nem kell minden reggel megkérdezned a csapattól, mi van veszélyben. A határidő színe ugyanazt mutatja mindenkinek a listán, a táblán és a naptárban. A lezárt ügyek nem piroslanak, így könnyebb észrevenni a késésben lévőket.
Nem kell mindenkitől megkérdezned a több szakaszra bontott munka előrehaladását. Látod, hány pont készült el, és ki jelölte őket készre. Így az egész csapat helyett a megfelelő személynek írhatsz.
Példa a mindennapi munkából
Egy ügynökség kampányt készít egy ügyfélnek. A „Szeptemberi kreatívok” Feladat határideje pénteken 14:00, prioritása magas, és három felelőse van: egy grafikus, egy szövegíró és az ügyfélkapcsolati munkatárs. A leírásban öt formátumot tartalmazó Teendőlista szerepel.
Csütörtökön az ügyfél elküldi a javításokat. A felelős beilleszti a vágólapról a képernyőképet az üzenet szövegébe. Külön felvázolja a javítást a „Rajzolj” ablakban, és beilleszti a rajzot a feladat szálának üzenetébe. A rajz bekerül a Fájlokba is, a feladat mappájába. A grafikus kipipálja a kész formátumokat. A sáv mutatja a haladást - öt pozícióból hármat pipáltak ki -, és a csapat látja, hogy nem fognak beérni 14:00-ig. A felelős áthelyezi a határidőt hétfőre. A szálban megjelenik egy buborék az előző dátummal.
Hétfőn senkinek sem kell emlékezetből felidéznie a történteket. A kérdés, a javítás és a határidő módosítása egyetlen beszélgetésszálban marad.
Gyakori kérdések
Több személy is hozzárendelhető egy Feladathoz?
Igen. Egy feladathoz több személy is hozzárendelhető, és mindegyikük látja a saját listáján. A feladat létrehozója mindig benne marad. Választható a „Munkaterület összes tagja” opció is - ez alapértelmezetten be van jelölve az űrlapon, és a feladatot a munkaterülethez hozzáféréssel rendelkező összes aktív személyhez rendeli, végrehajtóként, állapotváltási joggal. Az egyes személyek szerepkörét, beleértve a megfigyelőét is, a „Kiválasztott” módban állítod be.
Hozzáadhatok valakit csak betekintésre?
Igen. A „Felhasználók hozzárendelése” mezőben, „Kiválasztott” módban, az adott személynél kapcsold be a „Megfigyelő” kapcsolót. A megfigyelő látja a feladatot és a beszélgetést, írhat a beszélgetésszálban, de nem módosítja a feladat állapotát vagy tartalmát, és csak a róla szóló említésekről kap értesítést. A megfigyelt feladatnak szemikonja van a listán, és nem számít bele a „Lejárt”, „Mai” vagy „Határidőn belül” kategóriákba. A „Csak ezt mutasd” menü „Megfigyelt feladatok” tétele alapértelmezetten be van jelölve, kikapcsolása csak a megfigyelt feladatokat rejti el a listáról.
Látható a Feladatban, hogy ki módosította a határidőt?
Igen. A határidő módosítása a Beszélgetésszálban rögzül a korábbi értékkel és a módosítás időpontjával együtt. Az is látható, hogy ki módosította a határidőt. Ugyanígy rögzülnek az állapot, a prioritás és a név módosításai, valamint személyek hozzáadása és eltávolítása.
Mi történik, ha a Feladat határidejéhez nincs időpont megadva?
Az óra megadása nélküli határidővel rendelkező feladat a határidő napján egész nap „mai”-nak számít. Piros jelölést csak másnap kap. Ha órát is megadsz, a feladat annak elmúltával késedelmesnek számít.
El lehet rejteni egy Feladatot törlés nélkül?
Igen. A Feladat archiválható. Eltűnik a fő listáról, de visszaállítható. A törlés ettől külön művelet, amelyhez meg kell erősíteni a Feladat nevének megadásával.