Cos'è un'attività in Task Manager?
Un'attività in Task Manager è una discussione unica per il brief, la scadenza, le persone e il lavoro. Quando il grafico chiede se il logo deve stare a sinistra, la risposta resta sotto la descrizione dell'attività. Due settimane dopo non serve cercarla nella casella di posta.
Un'attività ha un oggetto (obbligatorio, fino a 255 caratteri), una descrizione nell'editor di testo, una priorità - normale o alta - una scadenza con un orario opzionale, un elenco di persone assegnate e uno stato. Lo stato dell'attività può essere "Senza stato", "Lavori in corso", "Completata" oppure "Annullata". Nella descrizione puoi inserire una lista to-do, un blocco di codice o uno schizzo a mano libera. Un disegno inserito in un messaggio nella discussione finisce contemporaneamente anche nei File dell'attività; un disegno inserito solo nella descrizione resta unicamente lì.
Per ogni persona selezionata nel campo "Assegna utenti", in modalità "Selezionate", ci sono tre interruttori: "Amministratore", "Cambio stato" e "Osservatore". L'amministratore dell'attività può modificarla ed eliminarla. L'osservatore vede l'attività e la conversazione, può scrivere nella discussione, ma non cambia stato né contenuto dell'attività. Attivare "Osservatore" disattiva e rende grigi gli altri due interruttori. Non può essere osservatore l'autore dell'attività né l'amministratore dello spazio di lavoro.
L'etichetta «(modificato)» compare solo dopo una modifica del titolo o della descrizione. Spostare la scadenza, cambiare la priorità o aggiungere una persona non la attiva. Segnala quindi una modifica del contenuto, non una modifica qualsiasi dell'attività.
Com'è fatta un'attività al suo interno?
L'attività aperta è visibile nella colonna di destra, accanto all'elenco delle attività. In alto c'è una scheda con l'autore e il titolo. Sotto il titolo trovi lo stato, la scadenza descritta a parole («tra 2 giorni», insieme alla data) e la priorità. Più in basso si svolge la conversazione. I messaggi della stessa persona inviati negli ultimi 15 minuti vengono raggruppati sotto un'unica intestazione. I giorni sono separati dalle etichette «Oggi», «Ieri» e dalla data.
Gli avatar nell'intestazione dell'attività mostrano solo le persone che la eseguono. Dopo il clic, la lista mostra prima queste persone, con le etichette "Amministratore" o "Cambia stato". Più sotto c'è una sezione compressa e in grigio "Osservano", e infine "Hanno anche accesso" - gli amministratori che vedono l'attività in virtù del loro ruolo.
Le modifiche ai parametri vengono registrate nella discussione come pillole centrate con l'ora. Questo vale per le modifiche di stato, scadenza, priorità e nome, oltre che per l'aggiunta o la rimozione di una persona. Quando cambia la scadenza, è visibile il valore precedente. Puoi verificare chi l'ha spostata e quando, da martedì a venerdì. La modifica della descrizione non crea una voce di questo tipo: il nuovo contenuto si trova nella scheda.
Il colore della scadenza è lo stesso nell'elenco, sulla Bacheca, nel Calendario e nella scheda. Il rosso indica che la data e l'ora sono passate. Il blu indica che la scadenza è oggi e non è ancora passata. Il verde indica i giorni successivi. Se non è stata indicata un'ora, l'attività resta «in scadenza oggi» per tutta la giornata e diventa rossa solo il giorno dopo. Le attività completate e annullate hanno un'etichetta grigia, anche dopo la scadenza.
Un'attività che osservi ha, nella lista, nella Bacheca e nel pannello Lista del calendario, l'icona dell'occhio. Non viene conteggiata in "In ritardo", "Per oggi" e "In termine", non compare nei promemoria delle scadenze né nel riepilogo giornaliero delle attività, e l'Assistente AI non la segnala come attività da fare. L'osservatore riceve notifiche solo per le menzioni a lui rivolte, mentre il contatore dei messaggi non letti nell'attività funziona normalmente.
Puoi spuntare la Lista to-do direttamente nella scheda, senza entrare in modalità modifica e senza avere il permesso di modificare l'attività. Sotto la lista compare una barra di avanzamento, per esempio «2 di 3 completate». Accanto a una voce spuntata è visibile il mini avatar della persona che l'ha contrassegnata. Al passaggio del mouse, un fumetto mostra nome, cognome e data.
Cosa ci guadagni?
Non devi ricostruire gli accordi a memoria. Se un cliente sostiene che la scadenza fosse martedì, non devi cercare tra chat e posta. Nella discussione dell'attività vedi la data precedente e chi l'ha modificata.
Non devi chiedere ogni mattina al team quali attività sono a rischio. Il colore della scadenza è lo stesso per tutti nell'elenco, sulla Bacheca e nel Calendario. Le attività chiuse non compaiono in rosso, così è più facile individuare quelle in ritardo.
Non devi chiedere a tutti a che punto è il lavoro suddiviso in fasi. Vedi quanti punti sono completati e chi li ha spuntati. Puoi contattare la persona giusta invece di scrivere a tutto il team.
Esempio dal lavoro quotidiano
Un'agenzia sta realizzando una campagna per un cliente. L'attività «Creatività per settembre» ha scadenza venerdì alle 14:00, priorità alta e tre persone assegnate: una grafica, un copywriter e un account. La descrizione include una Lista to-do con cinque formati.
Giovedì il cliente invia delle correzioni. Il referente incolla uno screenshot dagli appunti nel corpo del messaggio. Poi disegna una correzione nella finestra «Disegna» e inserisce il disegno nel messaggio della discussione dell’attività. Il disegno viene salvato anche in File, nella cartella dell’attività. Il grafico spunta i formati completati. La barra mostra l’avanzamento: tre elementi su cinque sono spuntati, e il team si rende conto che non farà in tempo per le 14:00. Il referente sposta la scadenza a lunedì. Nella discussione appare un’etichetta con la data precedente.
Lunedì nessuno deve ricostruire la storia a memoria. La richiesta, la correzione e la modifica della scadenza restano in un'unica discussione.
Domande frequenti
È possibile assegnare più persone a un'attività?
Sì. A un'attività si possono assegnare più persone, e ciascuna la vede nella propria lista. Il creatore dell'attività vi rimane sempre. Si può anche scegliere l'opzione "Tutte le persone nello Spazio di lavoro" - è selezionata di default nel modulo e assegna l'attività a tutte le persone attive con accesso a quello spazio, come esecutori, con diritto di cambiare lo stato. I ruoli per le singole persone, compreso l'osservatore, si impostano in modalità "Selezionate".
Posso aggiungere qualcuno solo per la visione?
Sì. Nel campo "Assegna utenti", in modalità "Selezionate", attivi per quella persona l'interruttore "Osservatore". L'osservatore vede l'attività e la conversazione, può scrivere nella discussione, ma non cambia stato né contenuto dell'attività e riceve notifiche solo per le menzioni a lui rivolte. L'attività osservata ha nella lista l'icona dell'occhio e non viene conteggiata in "In ritardo", "Per oggi" né "In termine". La voce "Attività osservate" nel menu "Mostra solo" è selezionata di default, e deselezionandola si nascondono dalla lista solo le attività che osservi.
Nell'attività si vede chi ha modificato la scadenza?
Sì. La modifica della scadenza viene registrata nella discussione con il valore precedente e l'ora della modifica. Qui puoi vedere chi ha spostato la scadenza. Allo stesso modo vengono registrate le modifiche allo stato, alla priorità e al nome, oltre all'aggiunta e alla rimozione di persone.
Cosa succede quando la scadenza di un'attività ha una data ma non un orario?
Un'attività con una scadenza senza orario è considerata «da fare oggi» per tutto il giorno della scadenza. L'indicatore rosso compare solo il giorno successivo. Se inserisci un orario, l'attività risulta in ritardo una volta superato quell'orario.
È possibile nascondere un'attività senza eliminarla?
Sì. Puoi archiviare un'attività. In questo modo scompare dall'elenco principale, ma puoi ripristinarla. L'eliminazione è un'operazione separata che richiede di confermare il nome dell'attività.