Co jsou role v Task Manageru?
Role v Task Manageru umožňují přizvat freelancera k jednomu projektu, aniž by viděl zbytek firmy. Přístup je rozdělený do dvou úrovní. Globální administrátor vidí všechny pracovní prostory, úkoly i chaty a může je spravovat. Má také přístup k nastavení aplikace - AI, SMTP a integracím - a vytváří účty. Pokud je licence neaktivní nebo vypršela, celá aplikace přejde do režimu pouze pro čtení - nelze pak přidat účet, změnit ho, odstranit ani znovu odeslat pozvánku. Běžný uživatel vidí pouze pracovní prostory, ke kterým byl přiřazen.
Oprávnění nastavujete zvlášť v každém pracovním prostoru. Stejná osoba může být administrátorem prostoru jednoho klienta a běžným účastníkem druhého. Administrátor pracovního prostoru přidává a odebírá účastníky, mění nastavení a může upravovat a mazat cizí úkoly a chaty. Je ještě úroveň úkolu: běžný uživatel vidí jen úkoly, do kterých byl výslovně přidán. Administrátor prostoru vidí všechny úkoly v tomto prostoru. U každé osoby přidané do úkolu jsou tři přepínače: „Administrátor“ (úprava a mazání úkolu), „Změna stavu“ a „Pozorovatel“. Pozorovatel vidí úkol a konverzaci, může psát ve vlákně, ale nemění stav ani obsah - je to role pro někoho, kdo má jen být v obraze.
Co přesně nastavujete u účtu?
V okně uživatelů, na záložce „Přidat“, zadáte e-mail, jméno, příjmení a globální roli. Nastavíte také oprávnění platná v celé aplikaci: přidávání pracovních prostorů, AI v úkolech, AI v chatech, samostatný chat AI asistenta, přístup asistenta na webové stránky, Automatizace a Poštu. Samostatné oprávnění pro integraci n8n se zobrazí pouze tehdy, když administrátor zapnul tuto experimentální integraci v Pokročilé → Ostatní. Přepínač Automatizací nezávisí na n8n a u nového účtu je ve výchozím stavu zapnutý. Automatizace a Pošta fungují pouze v plánu Pro. Přístup k AI má tři samostatné přepínače. Pokud má uživatel AI pouze v chatech, v úkolu neuvidí u pole odpovědi tlačítka „AI asistent“ a „Uspořádat“ ani možnost „Vylepšit text“.
Níže je tabulka „Přiřadit k pracovním prostorům“ - jeden řádek pro každý pracovní prostor a tři sloupce: Správce, Úkoly, Chaty. „Úkoly“ znamenají oprávnění vytvářet úkoly, nikoli je zobrazovat. Bez tohoto oprávnění uživatel stále vidí úkoly, do kterých byl přidán, a může v nich psát. Stejně tak se „Chaty“ týkají vytváření chatů. Zaškrtnutím sloupce Správce se zaškrtnou a uzamknou i zbývající dva sloupce. Správce pracovního prostoru může vytvářet úkoly i chaty. Zaškrtnutím čehokoli v řádku přiřadíte osobu k pracovnímu prostoru. Zrušením zaškrtnutí pracovního prostoru vymažete celý řádek.
Zadané osobě nenastavujete heslo. Dostane e-mail s pozvánkou a heslo si nastaví sama. Aktivační token je platný 24 hodin. Pokud zpráva nedorazila, v seznamu uživatelů máte možnost „Odeslat znovu“. Nově vytvořený účet se automaticky přidá do chatů s názvem „Společný“ v těch pracovních prostorech, ke kterým má hned přístup - pokud v daném pracovním prostoru takový chat existuje.
Co získáte?
Nemusíte přemýšlet, jestli subdodavatel uvidí cenovou nabídku jiného klienta, pokud jsou pracovní prostory klientů dostupné jen přiřazeným osobám. Udělíte mu přístup k jednomu pracovnímu prostoru a ostatní zůstanou mimo jeho dosah. Pracovní prostory dostupné všem aktivním uživatelům takové oddělení neumožňují.
Když někdo odejde z firmy, nemusíte po ostatních sbírat jeho úkoly a dohody. Ztratí přístup, ale jeho úkoly, konverzace a soubory zůstanou tam, kde byly. Uvolněné licenční místo může obsadit další osoba.
Možnosti, ke kterým někdo nemá oprávnění, se ve většině případů v jeho zobrazení neukazují: mizí tlačítka AI, položka Automatizace v menu zobrazení a záložka Pošty, a ikony „Přidat úkol“ a „Přidat chat“ - pokud toto právo nemá v žádném ze svých prostorů.
Příklad z každodenní práce
Agentura přijme freelancera na projekt na šest týdnů. Dostane účet běžného uživatele a přístup k jednomu pracovnímu prostoru - prostoru klienta. Má oprávnění vytvářet úkoly, ale ne chaty. Není správcem a AI může používat pouze v úkolech. Pokud jsou ostatní pracovní prostory dostupné jen přiřazeným osobám, neuvidí je ani úkoly, do kterých nebyl přidán.
Po skončení projektu agentura účet nemaže. Vypne přepínač „Aktivní“, takže se freelancer nemůže přihlásit. Jeho komentáře, dohody a soubory zůstanou v úkolech. Uvolněné licenční místo může obsadit nová osoba.
Nejčastější dotazy
Je počet uživatelů omezený?
Ano. Licenční klíč určuje maximální počet aktivních uživatelů. Obsazenost uvidíte na kartě „Přidat“ jako „Využitá místa: X / Y“ a v Nastavení → Pokročilé → Licence. Po vyčerpání limitu nelze přidat uživatele, aktivovat pozvaný účet ani znovu aktivovat deaktivovanou osobu.
Mohou se oprávnění lišit mezi projekty?
Ano. Roli administrátora a právo vytvářet úkoly a chaty nastavujete pro každý pracovní prostor zvlášť. Jedna osoba může spravovat prostor jednoho klienta a v jiném být běžným účastníkem.
Co se stane po odchodu zaměstnance?
V úpravě účtu vypnete přepínač „Aktivní“. Osoba se už nebude moct přihlásit, ale její data, úkoly a konverzace ve firmě zůstanou. Uvolněné licenční místo se vrátí do fondu.
Může správce odstranit sám sebe?
Ne. Task Manager neumožňuje odstranit vlastní účet ani posledního aktivního správce. Správce také nemůže změnit vlastní roli na běžného uživatele.
Má každý uživatel přístup k AI?
Ne. AI v úkolech, AI v chatech a AI asistent jsou tři samostatná oprávnění nastavovaná u účtu. Přístup asistenta k webovým stránkám je ve výchozím nastavení vypnutý. Globální správce má ve výchozím nastavení všechna oprávnění AI.