Vad är roller i Task Manager?
Roller i Task Manager gör det möjligt att ge en frilansare tillgång till ett projekt utan att visa resten av företaget. Behörigheterna är uppdelade i två nivåer. En global administratör ser och hanterar alla arbetsytor, uppgifter och chattar. Administratören har också tillgång till appinställningarna - AI, SMTP och integrationer - och kan skapa konton. Om licensen är inaktiv eller har gått ut övergår hela appen till skrivskyddat läge - då kan du inte lägga till, ändra eller ta bort konton eller skicka en inbjudan igen. En vanlig användare ser bara de arbetsytor som hen har tilldelats.
Du ställer in behörigheter separat för varje arbetsyta. Samma person kan vara administratör för en kunds arbetsyta och vanlig deltagare i en annan. Administratören för arbetsytan lägger till och tar bort deltagare, ändrar inställningar och kan redigera och ta bort andras uppgifter och chattar. Det finns också en nivå på uppgiftsnivå: en vanlig användare ser bara uppgifter som hen uttryckligen har lagts till i. Administratören för arbetsytan ser alla uppgifter i den arbetsytan. Vid varje person som läggs till i en uppgift finns tre reglage: ”Administratör” (redigera och ta bort uppgiften), ”Ändra status” och ”Observatör”. En observatör ser uppgiften och konversationen, kan skriva i tråden, men ändrar varken status eller innehåll - det är en roll för någon som bara ska hållas informerad.
Vad ställer du in för varje konto?
I fönstret användare, på fliken ”Lägg till”, anger du e-post, förnamn, efternamn och global roll. Du ställer också in behörigheter som gäller i hela applikationen: skapa arbetsytor, AI i uppgifter, AI i chattar, separat AI-assistent-chatt, assistentens åtkomst till webbsidor, Automatiseringar och E-post. En separat behörighet för n8n-integration visas bara när administratören har aktiverat denna experimentella integration under Avancerat → Övrigt. Reglaget för Automatiseringar är oberoende av n8n och är som standard aktiverat för ett nytt konto. Automatiseringar och E-post fungerar endast i Pro-planen. Åtkomst till AI har tre separata reglage. Om en användare bara har AI i chattar visas inte knapparna ”AI-assistent” och ”Strukturera” eller alternativet ”Förbättra text” vid svarsfältet i en uppgift.
Längre ner finns tabellen ”Tilldela till arbetsytor” - en rad per arbetsyta och tre kolumner: Administratör, Uppgifter och Chattar. ”Uppgifter” innebär rätt att skapa uppgifter, inte att visa dem. Utan den behörigheten kan användaren fortfarande se uppgifter som hen har lagts till i och skriva i dem. ”Chattar” gäller på samma sätt rätten att skapa chattar. Om du markerar kolumnen Administratör markeras och låses de två andra. En arbetsyteadministratör kan skapa både uppgifter och chattar. Om du markerar något i en rad tilldelas personen till arbetsytan. Om du avmarkerar arbetsytan rensas hela raden.
Du anger inte något lösenord åt personen du bjuder in. Personen får ett e-postmeddelande med en inbjudan och väljer själv ett lösenord. Aktiveringstokenen är giltig i 24 timmar. Om meddelandet inte kommer fram kan du välja ”Skicka igen” i användarlistan. Kontot läggs automatiskt till i chattar som heter ”Gemensam” i de arbetsytor som personen får tillgång till direkt - förutsatt att det finns en sådan chatt i arbetsytan.
Vad vinner du?
Du behöver inte oroa dig för att en underleverantör ska se en annan kunds offert om kundernas arbetsytor bara är tillgängliga för tilldelade personer. Du ger underleverantören tillgång till en arbetsyta, medan de andra är utom räckhåll. Arbetsytor som är tillgängliga för alla aktiva användare ger inte samma avgränsning.
När någon slutar behöver du inte samla ihop personens uppgifter och överenskommelser från andra. Personen förlorar sin åtkomst, men uppgifter, konversationer och filer finns kvar där de var. Nästa person kan ta över den frigjorda licensplatsen.
Alternativ som någon inte har behörighet till visas för det mesta inte i dennes vy: AI-knapparna försvinner, liksom punkten Automatiseringar i menyn för vyer och fliken E-post, samt ikonerna ”Lägg till uppgift” och ”Lägg till chatt” - om personen inte har den rättigheten i någon av sina arbetsytor.
Exempel från vardagen
En byrå anlitar en frilansare för ett projekt som pågår i sex veckor. Frilansaren får ett konto som vanlig användare och tillgång till en arbetsyta - kundens arbetsyta. Hen får skapa uppgifter, men inte chattar. Hen är inte administratör och får bara använda AI i uppgifter. Om de andra arbetsytorna bara är tillgängliga för tilldelade personer ser hen varken dem eller uppgifter som hen inte har lagts till i.
När projektet är klart tar byrån inte bort kontot. Den stänger av reglaget ”Aktiv”, så att frilansaren inte kan logga in. Kommentarer, överenskommelser och filer finns kvar i uppgifterna. En ny person kan ta över den frigjorda licensplatsen.
Vanliga frågor
Är antalet användare begränsat?
Ja. Licensnyckeln anger det högsta antalet aktiva användare. Beläggningen visas under fliken ”Lägg till” som ”Använda platser: X / Y” och under Inställningar → Avancerat → Licens. När gränsen är nådd går det inte att lägga till en användare, aktivera ett inbjudet konto eller återaktivera en person som har inaktiverats.
Kan behörigheterna skilja sig mellan projekt?
Ja. Du ställer in administratörsrollen och rätten att skapa uppgifter och chattar separat för varje arbetsyta. En person kan hantera en kunds arbetsyta och vara vanlig deltagare i en annan.
Vad händer när en medarbetare slutar?
Du stänger av reglaget ”Aktiv” när du redigerar kontot. Personen kan då inte längre logga in, men uppgifter, konversationer och annan information finns kvar i företaget. Den frigjorda licensplatsen återgår till poolen.
Kan en administratör ta bort sitt eget konto?
Nej. Task Manager tillåter inte att du tar bort ditt eget konto eller den sista aktiva administratören. En administratör kan inte heller ändra sin egen roll till vanlig användare.
Har alla användare tillgång till AI?
Nej. AI i uppgifter, AI i chattar och AI-assistent är tre separata behörigheter som ställs in för varje konto. Assistentens åtkomst till webbplatser är avstängd som standard. En global administratör har som standard alla AI-behörigheter.