Mitä roolit ovat Task Managerissa?
Task Managerin roolien avulla voit päästää freelancerin yhteen projektiin näyttämättä hänelle yrityksen muita osia. Käyttöoikeudet jakautuvat kahdelle tasolle. Yleinen ylläpitäjä näkee kaikki työtilat, tehtävät ja keskustelut ja hallinnoi niitä. Hänellä on myös pääsy sovelluksen asetuksiin - AI:hin, SMTP:hen ja integraatioihin - ja hän luo käyttäjätunnuksia. Jos lisenssi ei ole aktiivinen tai se on vanhentunut, koko sovellus siirtyy vain luku -tilaan - et voi tällöin lisätä käyttäjätiliä, muuttaa sitä tai poistaa sitä etkä lähettää kutsua uudelleen. Tavallinen käyttäjä näkee vain työtilat, joihin hänet on lisätty.
Käyttöoikeudet asetetaan erikseen jokaisessa työtilassa. Sama henkilö voi olla yhden asiakkaan työtilan pääkäyttäjä ja toisen tavallinen osallistuja. Työtilan pääkäyttäjä lisää ja poistaa osallistujia, muuttaa asetuksia sekä voi muokata ja poistaa muiden tehtäviä ja keskusteluja. On olemassa vielä tehtävätaso: tavallinen käyttäjä näkee vain tehtävät, joihin hänet on nimenomaisesti lisätty. Työtilan pääkäyttäjä näkee kaikki tehtävät kyseisessä työtilassa. Jokaisen tehtävään lisätyn henkilön kohdalla on kolme kytkintä: ”Pääkäyttäjä” (tehtävän muokkaus ja poisto), ”Tilan muutos” ja ”Seuraaja”. Seuraaja näkee tehtävän ja keskustelun, voi kirjoittaa viestiketjuun, mutta ei muuta tilaa eikä sisältöä - tämä rooli sopii jollekin, jonka halutaan vain pysyvän ajan tasalla.
Mitä käyttäjätilin asetuksia voit määrittää?
Käyttäjäikkunan "Lisää"-välilehdellä kirjoitat sähköpostiosoitteen, etunimen, sukunimen ja globaalin roolin. Samalla asetat koko sovelluksessa vaikuttavat oikeudet: työtilojen lisääminen, AI tehtävissä, AI keskusteluissa, erillinen AI-avustajan keskustelu, avustajan pääsy verkkosivuille, Automaatiot ja Sähköposti. Erillinen oikeus n8n-integraatioon näkyy vain silloin, kun pääkäyttäjä on ottanut tämän kokeellisen integraation käyttöön kohdassa Lisäasetukset → Muut. Automaatiot-kytkin ei riipu n8n:stä ja on uudella tilillä oletuksena päällä. Automaatiot ja Sähköposti toimivat vain Pro-paketissa. AI-käyttöoikeudessa on kolme erillistä kytkintä. Jos käyttäjällä on AI käytössä vain keskusteluissa, hän ei näe tehtävässä vastauskentän vieressä painikkeita "AI-avustaja" ja "Jäsennä" eikä "Kaunista teksti" -vaihtoehtoa.
Alempana on ”Määritä työtiloihin” -taulukko, jossa on yksi rivi työtilaa kohden ja kolme saraketta: Ylläpitäjä, Tehtävät ja Keskustelut. ”Tehtävät” tarkoittaa oikeutta luoda tehtäviä, ei nähdä niitä. Ilman tätä käyttöoikeutta käyttäjä näkee edelleen tehtävät, joihin hänet on lisätty, ja voi kirjoittaa niihin. Samoin ”Keskustelut” koskee keskustelujen luomista. Ylläpitäjä-sarakkeen valitseminen valitsee ja lukitsee myös kaksi muuta saraketta. Työtilan ylläpitäjä voi luoda sekä tehtäviä että keskusteluja. Minkä tahansa kohdan valitseminen riviltä lisää henkilön työtilaan. Työtilan valinnan poistaminen tyhjentää koko rivin.
Et aseta salasanaa kutsuttavan henkilön puolesta. Hän saa kutsun sähköpostitse ja asettaa salasanan itse. Aktivointitunnus on voimassa 24 tuntia. Jos viesti ei saapunut perille, voit valita käyttäjäluettelosta vaihtoehdon ”Lähetä uudelleen”. Luotu käyttäjä lisätään automaattisesti ”Yhteinen”-nimisiin keskusteluihin niissä työtiloissa, joihin hän saa heti käyttöoikeuden - jos kyseisessä työtilassa on tällainen keskustelu.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse miettiä, näkeekö alihankkija toisen asiakkaan hinnoittelun, jos asiakkaiden työtilat ovat vain niihin lisättyjen henkilöiden käytettävissä. Annat hänelle pääsyn yhteen työtilaan, eivätkä muut työtilat ole hänen ulottuvillaan. Kaikkien aktiivisten käyttäjien käytettävissä olevat työtilat eivät mahdollista tällaista erottelua.
Kun joku lähtee yrityksestä, sinun ei tarvitse siirtää hänen tehtäviään ja sopimiaan asioita muille. Hän menettää pääsyn, mutta hänen tehtävänsä, keskustelunsa ja tiedostonsa jäävät paikoilleen. Vapautuneen lisenssipaikan voi ottaa käyttöön seuraava henkilö.
Vaihtoehdot, joihin jollakulla ei ole oikeuksia, eivät yleensä näy hänen näkymässään: AI-painikkeet katoavat, samoin Automaatiot-kohta näkymävalikosta ja Sähköposti-välilehti, ja "Lisää tehtävä"- sekä "Lisää keskustelu" -kuvakkeet - jos hänellä ei ole kyseistä oikeutta missään omassa työtilassaan.
Esimerkki arjen työstä
Toimisto ottaa freelancerin projektiin kuudeksi viikoksi. Freelancer saa tavallisen käyttäjän tilin ja pääsyn yhteen työtilaan - asiakkaan työtilaan. Hän saa luoda tehtäviä, mutta ei keskusteluja. Hän ei ole ylläpitäjä, ja hän voi käyttää AI-toimintoja vain tehtävissä. Jos muut työtilat ovat vain niihin lisättyjen henkilöiden käytettävissä, hän ei näe niitä eikä tehtäviä, joihin häntä ei ole lisätty.
Projektin jälkeen toimisto ei poista tiliä. Se poistaa ”Aktiivinen”-kytkimen käytöstä, jolloin freelancer ei voi kirjautua sisään. Hänen kommenttinsa, sovitut asiat ja tiedostonsa jäävät tehtäviin. Vapautuneen lisenssipaikan voi ottaa käyttöön uusi henkilö.
Usein kysytyt kysymykset
Onko käyttäjien määrä rajoitettu?
Kyllä. Lisenssiavain määrittää aktiivisten käyttäjien enimmäismäärän. Käyttöaste näkyy ”Lisää”-välilehdellä muodossa ”Käytössä olevat käyttöoikeudet: X / Y” sekä kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → Lisenssi. Kun raja on saavutettu, käyttäjää ei voi lisätä, kutsuttua tiliä aktivoida eikä käytöstä poistettua henkilöä ottaa uudelleen käyttöön.
Voivatko käyttöoikeudet vaihdella projektien välillä?
Kyllä. Voit määrittää ylläpitäjän roolin sekä oikeuden luoda tehtäviä ja keskusteluja erikseen jokaisessa työtilassa. Henkilö voi hallinnoida yhden asiakkaan työtilaa ja olla tavallinen osallistuja toisessa.
Mitä tapahtuu, kun työntekijä lähtee?
Poista tilin muokkausnäkymässä ”Aktiivinen”-kytkin käytöstä. Henkilö ei enää voi kirjautua sisään, mutta hänen tietonsa, tehtävänsä ja keskustelunsa jäävät yritykseen. Vapautunut lisenssipaikka palautuu käyttöön.
Voiko ylläpitäjä poistaa oman tilinsä?
Ei. Task Manager ei salli oman tilin tai viimeisen aktiivisen ylläpitäjän tilin poistamista. Ylläpitäjä ei myöskään voi muuttaa omaa rooliaan tavalliseksi käyttäjäksi.
Onko jokaisella käyttäjällä pääsy AI-toimintoihin?
Ei. Tehtävien AI-toiminnot, keskustelujen AI-toiminnot ja AI-avustaja ovat kolme erillistä käyttöoikeutta, jotka määritetään käyttäjätilille. Avustajan pääsy verkkosivuille on oletusarvoisesti poissa käytöstä. Globaalilla ylläpitäjällä on oletusarvoisesti kaikki AI-käyttöoikeudet.