¿Qué son los roles en Task Manager?
Los roles de Task Manager permiten dar acceso a un profesional autónomo a un solo proyecto sin mostrarle el resto de la empresa. La división tiene dos niveles. El administrador global ve y gestiona todos los espacios, tareas y chats. También tiene acceso a los ajustes de la aplicación - IA, SMTP e integraciones - y crea cuentas. Si la licencia está inactiva o ha caducado, toda la aplicación pasa al modo de solo lectura: no podrás añadir una cuenta, modificarla, eliminarla ni volver a enviar una invitación. Los usuarios normales solo ven los espacios a los que están asignados.
Los permisos se configuran por separado en cada espacio de trabajo. La misma persona puede ser administradora del espacio de un cliente y participante normal en otro. El administrador del espacio de trabajo añade y elimina participantes, cambia la configuración y puede editar y eliminar las tareas y chats de otras personas. Existe también el nivel de tarea: un usuario normal solo ve las tareas a las que se le ha añadido explícitamente. El administrador del espacio ve todas las tareas de ese espacio. Junto a cada persona añadida a una tarea hay tres interruptores: «Administrador» (edición y eliminación de la tarea), «Cambio de estado» y «Observador». El observador ve la tarea y la conversación, puede escribir en el hilo, pero no cambia el estado ni el contenido - es un rol para alguien que solo debe estar al tanto.
¿Qué se configura exactamente en la cuenta?
En la ventana de usuarios, en la pestaña «Añadir», introduces el e-mail, el nombre, los apellidos y el rol global. También configuras los permisos que afectan a toda la aplicación: añadir espacios de trabajo, IA en las tareas, IA en los chats, chat independiente del Asistente de IA, acceso del asistente a páginas web, Automatizaciones y Correo. El permiso independiente para la integración con n8n solo aparece cuando el administrador ha activado esta integración experimental en Avanzado → Otros. El interruptor de Automatizaciones no depende de n8n y, en una cuenta nueva, está activado de forma predeterminada. Automatizaciones y Correo solo funcionan en el plan Pro. El acceso a la IA tiene tres interruptores independientes. Si un usuario solo tiene IA en los chats, en la tarea no verá junto al campo de respuesta los botones «Asistente de IA» ni «Organizar», ni la opción «Embellecer texto».
Debajo hay una tabla «Asignar a Espacios de trabajo», con una fila por espacio y tres columnas: Administrador, Tareas y Chats. «Tareas» se refiere al permiso para crear tareas, no para verlas. Sin ese permiso, el usuario sigue viendo las tareas a las que se le ha añadido y puede escribir en ellas. Del mismo modo, «Chats» se refiere al permiso para crear chats. Al marcar la columna Administrador, se marcan y bloquean las otras dos. El administrador del espacio puede crear tanto tareas como chats. Marcar cualquier casilla de una fila asigna a la persona al espacio. Desmarcar el espacio vacía toda la fila.
No tienes que introducir una contraseña por la persona a la que invitas. Recibe un correo electrónico de invitación y establece su propia contraseña. El token de activación es válido durante 24 horas. Si no recibe el mensaje, puedes seleccionar «Volver a enviar» en la lista de usuarios. La cuenta recién creada se añade automáticamente a los chats llamados «Común» de los espacios a los que tiene acceso desde el principio, siempre que exista un chat de ese tipo en el espacio.
¿Qué ganas?
No tienes que preocuparte de que un subcontratista vea el presupuesto de otro cliente si los espacios de los clientes solo están disponibles para las personas asignadas. Le das acceso a un espacio y los demás quedan fuera de su alcance. Los espacios disponibles para todos los usuarios activos no permiten esa separación.
Cuando alguien deja la empresa, no tienes que recopilar sus tareas y acuerdos de otras personas. Pierde el acceso, pero sus tareas, conversaciones y archivos permanecen donde estaban. Otra persona puede ocupar la licencia liberada.
Las opciones para las que alguien no tiene permisos, en su mayoría, no aparecen en su vista: desaparecen los botones de IA, la posición Automatizaciones en el menú de vistas y la pestaña de Correo, y los iconos «Añadir tarea» y «Añadir chat» - cuando no tiene ese permiso en ninguno de sus espacios.
Ejemplo del trabajo diario
Una agencia contrata a un profesional autónomo para un proyecto de seis semanas. Le crea una cuenta de usuario normal y le da acceso a un único Espacio de trabajo, el espacio del cliente. Puede crear tareas, pero no chats. No es administrador y solo puede usar la IA en las tareas. Si los demás espacios solo están disponibles para las personas asignadas, no los verá ni verá las tareas a las que no se le haya añadido.
Al terminar el proyecto, la agencia no elimina la cuenta. Desactiva el interruptor «Activo» para que el profesional autónomo no pueda iniciar sesión. Sus comentarios, acuerdos y archivos permanecen en las tareas. Otra persona puede ocupar la licencia liberada.
Preguntas frecuentes
¿Está limitado el número de usuarios?
Sí. La clave de licencia establece el número máximo de usuarios activos. Puedes consultar la ocupación en la pestaña «Añadir», donde aparece «Puestos utilizados: X / Y», y en Ajustes → Avanzado → Licencia. Cuando se alcanza el límite, no es posible añadir un usuario, activar una cuenta invitada ni volver a activar a una persona desactivada.
¿Pueden variar los permisos entre proyectos?
Sí. Puedes configurar por separado el rol de administrador y el permiso para crear tareas y chats en cada Espacio de trabajo. Una persona puede gestionar el espacio de un cliente y ser participante normal en otro.
¿Qué ocurre cuando un empleado se va?
Desactiva el interruptor «Activo» en la edición de la cuenta. La persona pierde la posibilidad de iniciar sesión, pero sus datos, tareas y conversaciones permanecen en la empresa. La licencia liberada vuelve a estar disponible.
¿Puede un administrador eliminarse a sí mismo?
No. Task Manager no permite eliminar la propia cuenta ni la del último administrador activo. Un administrador tampoco puede cambiar su propio rol por el de usuario normal.
¿Todos los usuarios tienen acceso a la IA?
No. La IA en las tareas, la IA en los chats y el Asistente de IA son tres permisos independientes que se configuran en la cuenta. El acceso del asistente a páginas web está desactivado de forma predeterminada. El administrador global tiene todos los permisos de IA activados de forma predeterminada.