Čo sú roly v Task Manageri?
Roly v Task Manageri umožňujú sprístupniť freelancerovi jeden projekt bez toho, aby videl zvyšok firmy. Rozdelenie má dve úrovne. Globálny správca vidí a spravuje všetky priestory, úlohy a chaty. Má tiež prístup k nastaveniam aplikácie - AI, SMTP a integráciám - a vytvára účty. Keď licencia nie je aktívna alebo jej platnosť vypršala, celá aplikácia prejde do režimu iba na čítanie - vtedy nemôžete pridať účet, zmeniť ho, odstrániť ani znovu odoslať pozvánku. Bežný používateľ vidí iba priestory, ku ktorým bol priradený.
Oprávnenia nastavujete samostatne v každom pracovnom priestore. Tá istá osoba môže byť administrátorom priestoru jedného klienta a bežným účastníkom druhého. Administrátor pracovného priestoru pridáva a odoberá účastníkov, mení nastavenia a môže upravovať a mazať cudzie úlohy a chaty. Existuje ešte úroveň úlohy: bežný používateľ vidí len úlohy, do ktorých bol výslovne pridaný. Administrátor priestoru vidí všetky úlohy v tomto priestore. Pri každej osobe pridanej k úlohe sú tri prepínače: „Administrátor“ (úprava a mazanie úlohy), „Zmena stavu“ a „Pozorovateľ“. Pozorovateľ vidí úlohu a konverzáciu, môže písať vo vlákne, ale nemení stav ani obsah - táto rola je pre niekoho, kto má byť len informovaný.
Čo presne nastavujete pri účte?
V okne používateľov, na karte „Pridať“, zadáte e-mail, meno, priezvisko a globálnu rolu. Nastavíte tiež oprávnenia platné v celej aplikácii: pridávanie pracovných priestorov, AI v úlohách, AI v chatoch, samostatný chat Asistenta AI, prístup asistenta k webovým stránkam, Automatizácie a Poštu. Samostatné oprávnenie pre integráciu n8n sa zobrazí len vtedy, ak administrátor zapol túto experimentálnu integráciu v Rozšírené → Iné. Prepínač Automatizácií nezávisí od n8n a pri novom účte je predvolene zapnutý. Automatizácie a Pošta fungujú iba v pláne Pro. Prístup k AI má tri samostatné prepínače. Ak má používateľ AI len v chatoch, pri poli odpovede v úlohe neuvidí tlačidlá „Asistent AI“ a „Usporiadať“ ani možnosť „Vylepšiť text“.
Nižšie je tabuľka „Priradiť k pracovným priestorom“ - jeden riadok pre každý pracovný priestor a tri stĺpce: Správca, Úlohy, Chaty. „Úlohy“ označujú oprávnenie vytvárať úlohy, nie ich zobrazovať. Bez tohto oprávnenia používateľ naďalej vidí úlohy, ku ktorým bol pridaný, a môže v nich písať. Rovnako sa „Chaty“ týkajú vytvárania chatov. Zaškrtnutím stĺpca Správca sa zaškrtnú a uzamknú aj zvyšné dva stĺpce. Správca pracovného priestoru môže vytvárať úlohy aj chaty. Zaškrtnutím ľubovoľnej možnosti v riadku priradíte osobu k pracovnému priestoru. Zrušením zaškrtnutia pracovného priestoru vymažete celý riadok.
Pozvaná osoba si heslo nastaví sama - nemusíte ho zadávať za ňu. Dostane e-mail s pozvánkou a nastaví si heslo. Aktivačný token je platný 24 hodín. Ak e-mail nedorazí, v zozname používateľov máte možnosť „Odoslať znova“. Novovytvorený účet sa automaticky pridá do chatov s názvom „Spoločný“ v tých pracovných priestoroch, ku ktorým má hneď prístup - ak v danom priestore taký chat existuje.
Čo získate?
Nemusíte sa obávať, že subdodávateľ uvidí cenovú ponuku iného klienta, ak sú pracovné priestory klientov dostupné len priradeným osobám. Poskytnete mu prístup k jednému pracovnému priestoru a ostatné zostanú mimo jeho dosahu. Pracovné priestory dostupné všetkým aktívnym používateľom takéto oddelenie neumožňujú.
Keď niekto odíde z firmy, nemusíte po ostatných zbierať jeho úlohy a dohody. Stratí prístup, ale jeho úlohy, konverzácie a súbory zostanú tam, kde boli. Uvoľnené licenčné miesto môže obsadiť ďalšia osoba.
Možnosti, na ktoré niekto nemá oprávnenie, sa vo väčšine prípadov v jeho zobrazení nezobrazia: zmiznú tlačidlá AI, položka Automatizácie v menu zobrazení a karta Pošty, a ikony „Pridať úlohu“ a „Pridať chat“ - ak toto právo nemá v žiadnom zo svojich priestorov.
Príklad z každodennej práce
Agentúra prijme na šesť týždňov freelancera na projekt. Dostane účet bežného používateľa a prístup k jednému pracovnému priestoru - priestoru klienta. Má oprávnenie vytvárať úlohy, ale nie chaty. Nie je správcom a AI môže používať iba v úlohách. Ak sú ostatné pracovné priestory dostupné len priradeným osobám, neuvidí ich ani úlohy, ku ktorým nebol pridaný.
Po projekte agentúra účet neodstráni. Vypne prepínač „Aktívny“, takže freelancer sa nebude môcť prihlásiť. Jeho komentáre, dohody a súbory zostanú v úlohách. Uvoľnené licenčné miesto môže obsadiť nová osoba.
Najčastejšie otázky
Je počet používateľov obmedzený?
Áno. Licenčný kľúč určuje maximálny počet aktívnych používateľov. Obsadenosť vidíte na karte „Pridať“ ako „Využité miesta: X / Y“ a v Nastavenia → Rozšírené → Licencia. Po vyčerpaní limitu nemožno pridať používateľa, aktivovať pozvaný účet ani znovu zapnúť deaktivovanú osobu.
Môžu sa oprávnenia líšiť medzi projektmi?
Áno. Rolu administrátora a právo vytvárať úlohy a chaty nastavujete samostatne pre každý pracovný priestor. Jedna osoba môže spravovať priestor jedného klienta a v inom byť bežným účastníkom.
Čo sa stane po odchode zamestnanca?
V úprave účtu vypnete prepínač „Aktívny“. Osoba sa už nebude môcť prihlásiť, ale jej údaje, úlohy a konverzácie zostanú vo firme. Uvoľnené licenčné miesto sa vráti do fondu.
Môže správca odstrániť sám seba?
Nie. Task Manager neumožňuje odstrániť vlastný účet ani posledného aktívneho správcu. Správca tiež nemôže zmeniť vlastnú rolu na rolu bežného používateľa.
Má každý používateľ prístup k AI?
Nie. AI v úlohách, AI v chatoch a Asistent AI sú tri samostatné oprávnenia, ktoré sa nastavujú pri účte. Prístup asistenta k webovým stránkam je predvolene vypnutý. Globálny správca má predvolene všetky oprávnenia AI.