Cosa sono i ruoli in Task Manager?
I ruoli in Task Manager permettono di dare a un freelance accesso a un solo progetto senza mostrargli il resto dell'azienda. La suddivisione ha due livelli. L'amministratore globale vede e gestisce tutti gli Spazi di lavoro, le attività e le chat. Ha accesso anche alle impostazioni dell'applicazione - AI, SMTP e integrazioni - e può creare account. Quando la licenza non è attiva o è scaduta, l'intera applicazione passa alla modalità di sola lettura: non puoi aggiungere, modificare o eliminare account né inviare di nuovo un invito. Un utente normale vede solo gli Spazi di lavoro a cui è stato assegnato.
I permessi si impostano separatamente in ogni spazio di lavoro. La stessa persona può essere amministratore dello spazio di un cliente e semplice partecipante in un altro. L'amministratore dello spazio di lavoro aggiunge e rimuove partecipanti, modifica le impostazioni e può modificare ed eliminare attività e chat altrui. C'è anche un livello di attività: un utente normale vede solo le attività a cui è stato esplicitamente aggiunto. L'amministratore dello spazio vede tutte le attività in quello spazio. Per ogni persona aggiunta a un'attività ci sono tre interruttori: "Amministratore" (modifica ed eliminazione dell'attività), "Cambio stato" e "Osservatore". L'osservatore vede l'attività e la conversazione, può scrivere nella discussione, ma non cambia stato né contenuto - è un ruolo per chi deve solo essere informato.
Che cosa puoi impostare esattamente nell'account?
Nella finestra degli utenti, nella scheda "Aggiungi", inserisci e-mail, nome, cognome e ruolo globale. Imposti anche i permessi validi in tutta l'applicazione: aggiunta di spazi di lavoro, AI nelle attività, AI nelle chat, chat separata dell'Assistente AI, accesso dell'assistente alle pagine web, Automazioni e Posta. Il permesso separato per l'integrazione n8n compare solo se l'amministratore ha attivato questa integrazione sperimentale in Avanzate → Altro. L'interruttore delle Automazioni non dipende da n8n ed è attivo di default su un nuovo account. Automazioni e Posta funzionano solo nel piano Pro. L'accesso all'AI ha tre interruttori separati. Se un utente ha l'AI solo nelle chat, nell'attività non vedrà accanto al campo di risposta i pulsanti "Assistente AI" e "Riordina" né l'opzione "Migliora il testo".
Più in basso trovi la tabella «Assegna agli spazi di lavoro» - una riga per ogni spazio di lavoro e tre colonne: Amministratore, Attività, Chat. «Attività» indica il diritto di creare attività, non di visualizzarle. Senza questa autorizzazione, l'utente continua a vedere le attività a cui è stato aggiunto e può scriverci. Lo stesso vale per «Chat», che riguarda la creazione di chat. Selezionando la colonna Amministratore, vengono selezionate e bloccate anche le altre due. L'amministratore dello spazio di lavoro può creare sia attività sia chat. Selezionando una casella della riga, la persona viene assegnata allo spazio di lavoro. Deselezionando lo spazio di lavoro, si cancella l'intera riga.
Non inserisci una password per la persona invitata. Riceve un'e-mail di invito e imposta la password autonomamente. Il token di attivazione è valido per 24 ore. Se il messaggio non è arrivato, nell'elenco degli utenti trovi l'opzione «Invia di nuovo». L'account appena creato viene aggiunto automaticamente alle Chat chiamate «Condivisa» negli Spazi di lavoro a cui ha accesso fin da subito, se in quello Spazio di lavoro esiste una Chat di questo tipo.
Cosa ci guadagni?
Non devi chiederti se un subappaltatore vedrà il preventivo di un altro cliente, se gli spazi di lavoro dei clienti sono accessibili solo alle persone assegnate. Gli dai accesso a un solo spazio di lavoro e gli altri restano fuori dalla sua portata. Gli spazi di lavoro accessibili a tutti gli utenti attivi non offrono questa separazione.
Quando qualcuno lascia l'azienda, non devi recuperare le sue attività e gli accordi dalle altre persone. Perde l'accesso, ma le sue attività, conversazioni e file restano dove sono. La licenza liberata può essere assegnata a un'altra persona.
Le opzioni per cui qualcuno non ha i permessi, nella maggior parte dei casi non compaiono nella sua vista: scompaiono i pulsanti AI, la voce Automazioni nel menu delle viste e la scheda Posta, oltre alle icone "Aggiungi attività" e "Aggiungi chat" - quando non ha questo diritto in nessuno dei suoi spazi.
Esempio dal lavoro quotidiano
Un'agenzia coinvolge un freelance per un progetto di sei settimane. Gli crea un account da utente normale e gli dà accesso a un solo spazio di lavoro - quello del cliente. Può creare attività, ma non chat. Non è un amministratore e può usare l'AI solo nelle attività. Se gli altri spazi di lavoro sono accessibili solo alle persone assegnate, non li vede e non vede nemmeno le attività a cui non è stato aggiunto.
Al termine del progetto, l'agenzia non elimina l'account. Disattiva l'interruttore «Attivo», così il freelance non può più accedere. I suoi commenti, accordi e file restano nelle attività. La licenza liberata può essere assegnata a una nuova persona.
Domande frequenti
Il numero di utenti è limitato?
Sì. La chiave di licenza stabilisce il numero massimo di utenti attivi. Puoi vedere l'occupazione nella scheda «Aggiungi», alla voce «Posti utilizzati: X / Y», e in Impostazioni → Avanzate → Licenza. Una volta raggiunto il limite, non è possibile aggiungere un utente, attivare un account invitato o riattivare una persona disattivata.
Le autorizzazioni possono variare tra i progetti?
Sì. Puoi impostare separatamente per ogni Spazio di lavoro il ruolo di amministratore e il diritto di creare attività e chat. Una persona può gestire lo spazio di un cliente e partecipare come utente normale a un altro.
Cosa succede quando un dipendente lascia l'azienda?
Disattivi l'interruttore «Attivo» nelle impostazioni dell'account. La persona non può più accedere, ma i suoi dati, le attività e le conversazioni restano in azienda. La licenza liberata torna disponibile.
Un amministratore può eliminare il proprio account?
No. Task Manager non consente di eliminare il proprio account né quello dell'ultimo amministratore attivo. Un amministratore non può nemmeno cambiare il proprio ruolo in quello di un utente normale.
Ogni utente ha accesso all'AI?
No. L'AI nelle attività, l'AI nelle chat e l'Assistente AI sono tre autorizzazioni separate, che si impostano nell'account. L'accesso dell'assistente ai siti web è disattivato per impostazione predefinita. L'amministratore globale dispone per impostazione predefinita di tutte le autorizzazioni AI.