Was sind Rollen in Task Manager?
Rollen in Task Manager ermöglichen es Ihnen, einen Freelancer in ein einzelnes Projekt aufzunehmen, ohne ihm den Rest des Unternehmens zu zeigen. Die Verwaltung ist zweistufig. Der globale Administrator sieht alle Arbeitsbereiche, Aufgaben und Chats und verwaltet sie. Er hat außerdem Zugriff auf die Anwendungseinstellungen - KI, SMTP und Integrationen - und erstellt Konten. Wenn die Lizenz inaktiv oder abgelaufen ist, wechselt die gesamte Anwendung in den Nur-Lese-Modus - dann können Sie kein Konto hinzufügen, ändern oder löschen und auch keine Einladung erneut senden. Ein normaler Benutzer sieht nur die Arbeitsbereiche, denen er zugewiesen wurde.
Berechtigungen legen Sie für jeden Arbeitsbereich separat fest. Dieselbe Person kann Administrator des Arbeitsbereichs eines Kunden und gleichzeitig einfacher Teilnehmer in einem anderen sein. Der Administrator des Arbeitsbereichs fügt Teilnehmer hinzu und entfernt sie, ändert Einstellungen und kann fremde Aufgaben und Chats bearbeiten und löschen. Zusätzlich gibt es die Ebene der Aufgabe: Ein normaler Benutzer sieht nur Aufgaben, zu denen er ausdrücklich hinzugefügt wurde. Der Administrator des Arbeitsbereichs sieht alle Aufgaben in diesem Arbeitsbereich. Bei jeder Person, die einer Aufgabe hinzugefügt wird, gibt es drei Schalter: „Administrator” (Bearbeiten und Löschen der Aufgabe), „Statusänderung” und „Beobachter”. Der Beobachter sieht die Aufgabe und das Gespräch, kann im Thread schreiben, ändert aber weder Status noch Inhalt - das ist eine Rolle für jemanden, der nur auf dem Laufenden bleiben soll.
Was genau legen Sie beim Konto fest?
Im Fenster der Benutzer trägst du auf der Registerkarte „Hinzufügen“ E-Mail, Vorname, Nachname und globale Rolle ein. Außerdem legst du Berechtigungen fest, die in der gesamten Anwendung gelten: Arbeitsbereiche hinzufügen, KI in Aufgaben, KI in Chats, separater Chat des KI-Assistenten, Zugriff des Assistenten auf Webseiten, Automatisierungen und E-Mail. Eine eigene Berechtigung für die n8n-Integration erscheint nur, wenn der Administrator diese experimentelle Integration unter Erweitert → Sonstiges aktiviert hat. Der Schalter für Automatisierungen ist von n8n unabhängig und bei einem neuen Konto standardmäßig aktiviert. Automatisierungen und E-Mail funktionieren nur im Pro-Plan. Der Zugriff auf KI hat drei separate Schalter. Hat ein Benutzer KI nur in Chats, sieht er bei einer Aufgabe neben dem Antwortfeld weder die Schaltflächen „KI-Assistent“ und „Strukturieren“ noch die Option „Text aufwerten“.
Darunter befindet sich die Tabelle „Arbeitsbereichen zuweisen“ - eine Zeile pro Arbeitsbereich und drei Spalten: Administrator, Aufgaben, Chats. „Aufgaben“ steht für die Berechtigung, Aufgaben zu erstellen, nicht sie anzusehen. Ohne diese Berechtigung sieht der Benutzer weiterhin Aufgaben, zu denen er hinzugefügt wurde, und kann darin schreiben. Für „Chats“ gilt dasselbe: Die Berechtigung bezieht sich auf das Erstellen von Chats. Wenn Sie die Spalte Administrator markieren, werden die beiden anderen Spalten ebenfalls markiert und gesperrt. Ein Arbeitsbereich-Administrator kann sowohl Aufgaben als auch Chats erstellen. Wenn Sie etwas in einer Zeile markieren, wird die Person dem Arbeitsbereich zugewiesen. Wenn Sie die Markierung für einen Arbeitsbereich entfernen, wird die gesamte Zeile zurückgesetzt.
Sie legen kein Passwort für die eingeladene Person fest. Sie erhält eine Einladungs-E-Mail und richtet selbst ein Passwort ein. Das Aktivierungstoken ist 24 Stunden gültig. Wenn die Nachricht nicht angekommen ist, können Sie sie in der Benutzerliste erneut versenden. Das neu angelegte Konto wird automatisch zu den Chats mit dem Namen „Gemeinsam“ in den Arbeitsbereichen hinzugefügt, auf die die Person sofort Zugriff hat - sofern es dort einen solchen Chat gibt.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen sich keine Gedanken darüber machen, ob ein Auftragnehmer das Angebot eines anderen Kunden sieht, wenn die Kunden-Arbeitsbereiche nur für zugewiesene Personen verfügbar sind. Sie geben ihm Zugriff auf einen Arbeitsbereich; die übrigen bleiben für ihn unzugänglich. Arbeitsbereiche, die allen aktiven Benutzern zur Verfügung stehen, ermöglichen keine solche Trennung.
Wenn jemand das Unternehmen verlässt, müssen Sie seine Aufgaben und Absprachen nicht auf andere Personen übertragen. Die Person verliert den Zugriff, aber ihre Aufgaben, Gespräche und Dateien bleiben dort, wo sie sind. Den frei gewordenen Lizenzplatz kann eine andere Person übernehmen.
Optionen, für die jemand keine Berechtigung hat, erscheinen in seiner Ansicht meist gar nicht: Die KI-Schaltflächen verschwinden, ebenso der Menüpunkt Automatisierungen im Ansichtsmenü und die Registerkarte E-Mail, und die Symbole „Aufgabe hinzufügen“ und „Chat hinzufügen“ - wenn er dieses Recht in keinem seiner Arbeitsbereiche besitzt.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Eine Agentur holt einen Freelancer für ein sechswöchiges Projekt an Bord. Er erhält ein Konto als normaler Benutzer und Zugriff auf einen Arbeitsbereich - den Bereich des Kunden. Er darf Aufgaben erstellen, aber keine Chats. Er ist kein Administrator und kann KI nur in Aufgaben nutzen. Wenn die übrigen Arbeitsbereiche nur für zugewiesene Personen verfügbar sind, sieht er weder diese noch Aufgaben, zu denen er nicht hinzugefügt wurde.
Nach dem Projekt löscht die Agentur das Konto nicht. Sie deaktiviert den Schalter „Aktiv“, sodass sich der Freelancer nicht mehr anmelden kann. Seine Kommentare, Absprachen und Dateien bleiben in den Aufgaben erhalten. Den frei gewordenen Lizenzplatz kann eine neue Person übernehmen.
Häufig gestellte Fragen
Ist die Anzahl der Benutzer begrenzt?
Ja. Der Lizenzschlüssel legt die maximale Anzahl aktiver Benutzer fest. Die Belegung sehen Sie im Reiter „Hinzufügen“ unter „Belegte Plätze: X / Y“ sowie unter Einstellungen → Erweitert → Lizenz. Wenn das Limit erreicht ist, können Sie weder einen Benutzer hinzufügen noch ein eingeladenes Konto aktivieren oder eine deaktivierte Person wieder aktivieren.
Können sich die Berechtigungen zwischen Projekten unterscheiden?
Ja. Die Administratorrolle sowie das Recht, Aufgaben und Chats zu erstellen, legen Sie für jeden Arbeitsbereich separat fest. Eine Person kann den Arbeitsbereich eines Kunden verwalten und in einem anderen als normales Mitglied teilnehmen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt?
Sie deaktivieren in der Kontobearbeitung den Schalter „Aktiv“. Die Person kann sich dann nicht mehr anmelden, ihre Daten, Aufgaben und Gespräche bleiben jedoch im Unternehmen. Der frei gewordene Lizenzplatz steht wieder zur Verfügung.
Kann ein Administrator sich selbst löschen?
Nein. Task Manager erlaubt es nicht, das eigene Konto oder das Konto des letzten aktiven Administrators zu löschen. Ein Administrator kann außerdem die eigene Rolle nicht in die eines normalen Benutzers ändern.
Hat jeder Benutzer Zugriff auf KI?
Nein. KI in Aufgaben, KI in Chats und der KI-Assistent sind drei separate Berechtigungen, die beim Konto festgelegt werden. Der Zugriff des Assistenten auf Webseiten ist standardmäßig deaktiviert. Ein globaler Administrator hat standardmäßig alle KI-Berechtigungen.