O que são as funções no Task Manager?
As funções no Task Manager permitem dar acesso a um freelancer a um único projeto sem lhe mostrar o resto da empresa. A divisão tem dois níveis. O administrador global vê e gere todos os espaços de trabalho, tarefas e conversas. Também tem acesso às definições da aplicação - IA, SMTP e integrações - e pode criar contas. Quando a licença está inativa ou expirada, toda a aplicação passa para o modo só de leitura - nesse caso, não pode adicionar, alterar ou eliminar contas, nem voltar a enviar convites. Um utilizador normal só vê os espaços de trabalho a que foi associado.
As permissões são definidas separadamente em cada workspace. A mesma pessoa pode ser administradora do espaço de um cliente e participante comum noutro. O administrador do workspace adiciona e remove participantes, altera definições e pode editar e eliminar tarefas e conversas de outras pessoas. Há ainda o nível da tarefa: um utilizador comum só vê as tarefas a que foi explicitamente adicionado. O administrador do espaço vê todas as tarefas desse espaço. Junto de cada pessoa adicionada a uma tarefa existem três interruptores: "Administrador" (edição e eliminação da tarefa), "Alteração de estado" e "Observador". O observador vê a tarefa e a conversa, pode escrever no tópico, mas não altera o estado nem o conteúdo - é uma função para alguém que só precisa de estar a par do assunto.
O que se define exatamente na conta?
Na janela de utilizadores, no separador "Adicionar", introduz o e-mail, nome, apelido e função global. Também define as permissões que funcionam em toda a aplicação: adicionar workspaces, IA nas tarefas, IA nos chats, chat próprio do Assistente de IA, acesso do assistente a páginas web, Automatizações e Correio. A permissão separada para a integração n8n só aparece quando o administrador ativou essa integração experimental em Avançado → Outros. O interruptor das Automatizações não depende do n8n e, numa conta nova, vem ativado por predefinição. Automatizações e Correio funcionam apenas no plano Pro. O acesso à IA tem três interruptores separados. Se o utilizador tiver IA apenas nos chats, não verá na tarefa, junto ao campo de resposta, os botões "Assistente de IA" e "Organizar", nem a opção "Melhorar texto".
Mais abaixo, encontra-se a tabela «Atribuir a espaços de trabalho» - uma linha por espaço e três colunas: Administrador, Tarefas e Chats. «Tarefas» significa poder criar tarefas, não vê-las. Sem esta permissão, o utilizador continua a ver as tarefas a que foi adicionado e pode escrever nelas. O mesmo se aplica a «Chats», que diz respeito à criação de chats. Ao assinalar a coluna Administrador, as outras duas ficam assinaladas e bloqueadas. O administrador do espaço pode criar tarefas e chats. Assinalar qualquer opção da linha associa a pessoa ao espaço. Desassociar o espaço limpa toda a linha.
Não define uma palavra-passe pela pessoa que está a convidar. Essa pessoa recebe um e-mail de convite e define a sua própria palavra-passe. O token de ativação é válido durante 24 horas. Se a mensagem não chegar, pode selecionar «Enviar novamente» na lista de utilizadores. A conta criada é automaticamente adicionada aos chats com o nome «Partilhado» nos espaços a que tem acesso desde o início - se existir um chat desse tipo nesse espaço.
O que ganha?
Não precisa de se preocupar com a possibilidade de um subcontratado ver o orçamento de outro cliente, se os espaços dos clientes só estiverem disponíveis para as pessoas associadas. Dá-lhe acesso a um único espaço, e os restantes ficam fora do seu alcance. Os espaços disponíveis para todos os utilizadores ativos não permitem esta separação.
Quando alguém sai da empresa, não precisa de recolher as tarefas e os acordos dessa pessoa junto dos outros. A pessoa perde o acesso, mas as suas tarefas, conversas e ficheiros permanecem onde estavam. A licença libertada pode ser atribuída a outra pessoa.
As opções para as quais alguém não tem permissão, na maioria dos casos, não aparecem na sua vista: desaparecem os botões de IA, o item Automatizações no menu de vistas e o separador do Correio, e os ícones "Adicionar tarefa" e "Adicionar chat" - quando não tem essa permissão em nenhum dos seus workspaces.
Exemplo do trabalho diário
Uma agência contrata um freelancer para um projeto de seis semanas. Atribui-lhe uma conta de utilizador normal e acesso a um único espaço de trabalho - o espaço do cliente. Pode criar tarefas, mas não chats. Não é administrador e só pode utilizar a IA nas tarefas. Se os restantes espaços estiverem disponíveis apenas para as pessoas associadas, não os verá, nem verá as tarefas a que não foi adicionado.
Depois do projeto, a agência não elimina a conta. Desativa a opção «Ativo», impedindo o freelancer de iniciar sessão. Os comentários, acordos e ficheiros permanecem nas tarefas. A licença libertada pode ser atribuída a uma nova pessoa.
Perguntas mais frequentes
O número de utilizadores é limitado?
Sim. A chave de licença determina o número máximo de utilizadores ativos. A ocupação pode ser consultada no separador «Adicionar», como «Lugares utilizados: X / Y», e em Definições → Avançadas → Licença. Quando o limite é atingido, não é possível adicionar um utilizador, ativar uma conta convidada ou voltar a ativar uma pessoa desativada.
As permissões podem ser diferentes entre projetos?
Sim. A função de administrador e a permissão para criar tarefas e conversas são definidas separadamente para cada workspace. Uma pessoa pode gerir o espaço de um cliente e ser um participante normal noutro.
O que acontece quando um colaborador sai?
Desative a opção «Ativo» na edição da conta. A pessoa deixa de poder iniciar sessão, mas os seus dados, tarefas e conversas permanecem na empresa. A licença libertada volta ao conjunto de licenças disponíveis.
Um administrador pode eliminar a própria conta?
Não. O Task Manager não permite eliminar a própria conta nem a conta do último administrador ativo. Um administrador também não pode alterar a própria função para utilizador normal.
Todos os utilizadores têm acesso à IA?
Não. A IA nas tarefas, a IA nos chats e o Assistente de IA são três permissões distintas, definidas na conta. O acesso do assistente a páginas Web está desativado por predefinição. O administrador global tem todas as permissões de IA por predefinição.