Mik a szerepkörök a Task Managerben?
A Task Manager szerepköreivel úgy adhatsz hozzáférést egy szabadúszónak egyetlen projekthez, hogy közben nem láthatja a cég többi részét. A jogosultságok két szintre oszlanak. A globális adminisztrátor az összes Munkaterületet, feladatot és csevegést látja és kezeli. Az alkalmazás beállításaihoz is hozzáfér - AI, SMTP és integrációk -, valamint fiókokat hoz létre. Ha a licenc inaktív vagy lejárt, az egész alkalmazás csak olvasható módba vált - ilyenkor nem adhatsz hozzá fiókot, nem módosíthatod vagy törölheted, és a meghívót sem küldheted el újra. A normál felhasználó csak azokat a Munkaterületeket látja, amelyekhez hozzárendelték.
A jogosultságokat munkaterületenként külön állítod be. Ugyanaz a személy lehet az egyik ügyfél munkaterületének adminisztrátora, és egy másiknak egyszerű résztvevője. A munkaterület adminisztrátora hozzáad és eltávolít résztvevőket, módosítja a beállításokat, valamint szerkesztheti és törölheti mások feladatait és csevegéseit. Van még a feladat szintje: az egyszerű felhasználó csak azokat a feladatokat látja, amelyekhez kifejezetten hozzá lett adva. A munkaterület adminisztrátora a munkaterület összes feladatát látja. A feladathoz hozzáadott minden személynél három kapcsoló van: „Adminisztrátor” (a feladat szerkesztése és törlése), „Állapotváltás” és „Megfigyelő”. A megfigyelő látja a feladatot és a beszélgetést, írhat a beszélgetésszálban, de nem módosítja az állapotát vagy a tartalmát - ez olyan szerepkör, aki csak tájékozott akar lenni a témáról.
Pontosan mit állíthatsz be a fióknál?
A felhasználók ablakában, a „Hozzáadás” fülön add meg az e-mail címet, keresztnevet, vezetéknevet és a globális szerepkört. Itt állítod be az egész alkalmazásban érvényes jogosultságokat is: munkaterületek létrehozása, AI a feladatokban, AI a csevegésekben, az AI-asszisztens külön csevegése, az asszisztens hozzáférése weboldalakhoz, Automatizálások és Levelezés. Az n8n-integrációhoz tartozó külön jogosultság csak akkor jelenik meg, ha az adminisztrátor bekapcsolta ezt a kísérleti integrációt a Speciális → Egyéb menüben. Az Automatizálások kapcsoló nem függ az n8n-től, és új fiók esetén alapértelmezetten be van kapcsolva. Az Automatizálások és a Levelezés csak Pro csomagban működik. Az AI-hoz való hozzáférésnek három külön kapcsolója van. Ha egy felhasználónak csak a csevegésekben van AI-ja, a feladatban a válaszmező mellett nem fogja látni az „AI-asszisztens” és a „Rendszerezd” gombokat, sem a „Szöveg csinosítása” opciót.
Lejjebb található a „Hozzárendelés Munkaterületekhez” táblázat - minden Munkaterülethez egy sorral és három oszloppal: Rendszergazda, Feladatok, Csevegések. A „Feladatok” a feladatok létrehozásának jogát jelenti, nem azok megtekintését. E jogosultság nélkül is láthatók a felhasználóhoz rendelt feladatok, és írhat is bennük. A „Csevegések” ugyanígy a csevegések létrehozására vonatkozik. A Rendszergazda oszlop bejelölése bejelöli és zárolja a másik kettőt. A Munkaterület rendszergazdája feladatokat és csevegéseket is létrehozhat. Ha egy sorban bármit bejelölsz, a személy hozzá lesz rendelve a Munkaterülethez. A Munkaterület kijelölésének megszüntetése törli az egész sort.
Nem te állítasz be jelszót a meghívott személy helyett. E-mailben meghívót kap, és maga állítja be a jelszavát. Az aktiválási token 24 óráig érvényes. Ha az üzenet nem érkezett meg, a felhasználók listájában megtalálod az „Újraküldés” lehetőséget. A létrehozott fiók automatikusan bekerül a „Közös” nevű csevegésekbe azokban a Munkaterületekben, amelyekhez rögtön hozzáférést kap - ha az adott Munkaterületen létezik ilyen csevegés.
Mit nyersz vele?
Nem kell azon aggódnod, hogy egy alvállalkozó meglátja-e egy másik ügyfél árajánlatát, ha az ügyfelek Munkaterületei csak a hozzájuk rendelt személyek számára érhetők el. Adj neki hozzáférést egy Munkaterülethez, a többihez nem férhet hozzá. Az összes aktív felhasználó számára elérhető Munkaterületek nem biztosítanak ilyen elkülönítést.
Ha valaki távozik a cégtől, nem kell mások között szétosztanod a feladatait és megállapodásait. Elveszíti a hozzáférést, de a feladatai, beszélgetései és fájljai a helyükön maradnak. A felszabaduló licenchelyet egy másik személy kaphatja meg.
Azok az opciók, amelyekhez valakinek nincs jogosultsága, a legtöbb esetben nem jelennek meg a nézetében: eltűnnek az AI-gombok, az Automatizálások elem a nézetek menüjéből és a Levelezés fül, a „Feladat hozzáadása” és „Csevegés hozzáadása” ikonok pedig akkor, ha egyik munkaterületén sem rendelkezik ezzel a joggal.
Példa a mindennapi munkából
Egy ügynökség hat hétre szabadúszót vesz fel egy projekthez. Normál felhasználói fiókot kap, hozzáféréssel egyetlen Munkaterülethez - az ügyfél területéhez. Feladatokat létrehozhat, csevegéseket viszont nem. Nem adminisztrátor, és az AI-t is csak a feladatokban használhatja. Ha a többi Munkaterület csak a hozzájuk rendelt személyek számára érhető el, nem látja sem azokat, sem azokat a feladatokat, amelyekhez nem adták hozzá.
A projekt befejezése után az ügynökség nem törli a fiókot. Kikapcsolja az „Aktív” kapcsolót, így a szabadúszó nem tud bejelentkezni. A hozzászólásai, megállapodásai és fájljai a feladatokban maradnak. A felszabaduló licenchelyet új személy kaphatja meg.
Gyakori kérdések
Korlátozott a felhasználók száma?
Igen. A licenckulcs határozza meg az aktív felhasználók maximális számát. A kihasználtság a „Hozzáadás” lapon „Felhasznált helyek: X / Y” formában, valamint a Beállítások → Speciális → Licenc menüpontban látható. A korlát elérése után nem lehet új felhasználót hozzáadni, meghívott fiókot aktiválni vagy deaktivált személyt újra aktiválni.
Eltérhetnek a jogosultságok projektenként?
Igen. Az adminisztrátori szerepkört, valamint a feladatok és csevegések létrehozásának jogosultságát minden munkaterületnél külön állíthatod be. Valaki az egyik ügyfél munkaterületét kezelheti, egy másiknak pedig egyszerű résztvevője lehet.
Mi történik, ha egy munkatárs távozik?
A fiók szerkesztésénél kapcsold ki az „Aktív” kapcsolót. Az illető nem tud többé bejelentkezni, de az adatai, feladatai és beszélgetései a cégnél maradnak. A felszabaduló licenchely visszakerül a keretbe.
Törölheti az adminisztrátor a saját fiókját?
Nem. A Task Manager nem engedi a saját fiók vagy az utolsó aktív adminisztrátori fiók törlését. Az adminisztrátor a saját szerepkörét sem módosíthatja normál felhasználói szerepkörre.
Minden felhasználó hozzáfér az AI-hoz?
Nem. A feladatokban használható AI, a csevegésekben használható AI és az AI-asszisztens három külön jogosultság, amelyeket a fiókhoz lehet beállítani. Az asszisztens weboldalakhoz való hozzáférése alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. A globális adminisztrátor alapértelmezés szerint minden AI-jogosultsággal rendelkezik.