Que sont les rôles dans Task Manager ?
Les rôles dans Task Manager permettent d’intégrer un freelance à un seul projet sans lui montrer le reste de l’entreprise. Les droits sont répartis sur deux niveaux. L’administrateur global voit tous les espaces, toutes les tâches et toutes les discussions, et les gère. Il a également accès aux paramètres de l’application - IA, SMTP et intégrations - et crée les comptes. Si la licence est inactive ou expirée, toute l’application passe en lecture seule - vous ne pouvez alors ni ajouter un compte, ni le modifier ou le supprimer, ni renvoyer une invitation. Un utilisateur ordinaire ne voit que les espaces auxquels il a été affecté.
Vous définissez les droits séparément dans chaque espace de travail. Une même personne peut être administratrice de l'espace d'un client et simple participante dans un autre. L'administrateur de l'espace de travail ajoute et supprime des participants, modifie les paramètres, et peut modifier ou supprimer les tâches et discussions des autres. Il existe aussi un niveau au niveau de la tâche : un utilisateur standard ne voit que les tâches auxquelles il a été explicitement ajouté. L'administrateur de l'espace voit toutes les tâches de cet espace. Pour chaque personne ajoutée à une tâche, il y a trois interrupteurs : « Administrateur » (modification et suppression de la tâche), « Changement de statut » et « Observateur ». L'observateur voit la tâche et la conversation, peut écrire dans le fil de discussion, mais ne change ni le statut ni le contenu - c'est un rôle pour quelqu'un qui doit simplement être tenu informé.
Que configurez-vous exactement dans le compte ?
Dans la fenêtre des utilisateurs, dans l'onglet « Ajouter », vous saisissez l'e-mail, le prénom, le nom et le rôle global. Vous définissez aussi les autorisations valables dans toute l'application : ajout d'espaces de travail, IA dans les tâches, IA dans les discussions, discussion séparée avec l'Assistant IA, accès de l'assistant aux pages web, Automatisations et Messagerie. Une autorisation distincte pour l'intégration n8n apparaît uniquement lorsque l'administrateur a activé cette intégration expérimentale dans Avancé → Autre. L'interrupteur des Automatisations ne dépend pas de n8n et, pour un nouveau compte, il est activé par défaut. Les Automatisations et la Messagerie fonctionnent uniquement avec le plan Pro. L'accès à l'IA comporte trois interrupteurs distincts. Si un utilisateur a l'IA uniquement dans les discussions, il ne verra pas, dans une tâche, les boutons « Assistant IA » et « Structurer » ni l'option « Embellir le texte » à côté du champ de réponse.
Plus bas, le tableau « Affecter aux Espaces de travail » présente une ligne par espace et trois colonnes : Administrateur, Tâches, Discussions. « Tâches » désigne le droit de créer des tâches, et non de les consulter. Sans cette autorisation, l’utilisateur continue de voir les tâches auxquelles il a été ajouté et peut y écrire. De même, « Discussions » concerne la création de discussions. Cocher la colonne Administrateur coche et verrouille les deux autres. L’administrateur d’un espace peut créer des tâches comme des discussions. Cocher une case dans une ligne affecte la personne à l’espace. Décocher l’espace efface toute la ligne.
Vous ne définissez pas de mot de passe pour la personne que vous invitez. Elle reçoit un e-mail d’invitation et choisit elle-même son mot de passe. Le jeton d’activation est valable 24 heures. Si le message n’arrive pas, vous pouvez sélectionner « Renvoyer » dans la liste des utilisateurs. Le compte créé est automatiquement ajouté aux discussions nommées « Commun » dans les espaces auxquels la personne a immédiatement accès, si une telle discussion existe dans l’espace concerné.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas à vous demander si un sous-traitant verra le devis d’un autre client lorsque les espaces de chaque client ne sont accessibles qu’aux personnes qui y sont affectées. Vous lui donnez accès à un seul espace, les autres lui restent inaccessibles. Les espaces accessibles à tous les utilisateurs actifs ne permettent pas cette séparation.
Lorsqu’une personne quitte l’entreprise, vous n’avez pas à récupérer ses tâches et les décisions qu’elle a prises auprès des autres. Elle perd l’accès, mais ses tâches, ses conversations et ses fichiers restent là où ils étaient. Une autre personne peut reprendre la place de licence libérée.
Les options pour lesquelles une personne n'a pas d'autorisation n'apparaissent dans la plupart des cas pas dans son affichage : les boutons IA disparaissent, de même que l'entrée Automatisations dans le menu des vues et l'onglet Messagerie, ainsi que les icônes « Ajouter une tâche » et « Ajouter une discussion » - lorsqu'elle n'a ce droit dans aucun de ses espaces.
Exemple du quotidien
Une agence fait appel à un freelance pour un projet de six semaines. Elle lui crée un compte d’utilisateur standard et lui donne accès à un seul Espace de travail - l’espace du client. Il peut créer des tâches, mais pas des discussions. Il n’est pas administrateur et ne peut utiliser l’IA que dans les tâches. Si les autres espaces ne sont accessibles qu’aux personnes qui y sont affectées, il ne les voit pas, pas plus que les tâches auxquelles il n’a pas été ajouté.
Une fois le projet terminé, l’agence ne supprime pas le compte. Elle désactive le bouton « Actif », ce qui empêche le freelance de se connecter. Ses commentaires, les décisions prises et ses fichiers restent dans les tâches. Une nouvelle personne peut reprendre la place de licence libérée.
Questions fréquentes
Le nombre d'utilisateurs est-il limité ?
Oui. La clé de licence définit le nombre maximal d’utilisateurs actifs. Vous pouvez consulter le nombre de places occupées dans l’onglet « Ajouter », sous « Places utilisées : X / Y », ainsi que dans Paramètres → Avancé → Licence. Une fois la limite atteinte, vous ne pouvez plus ajouter d’utilisateur, activer un compte invité ni réactiver une personne désactivée.
Les permissions peuvent-elles varier selon les projets ?
Oui. Vous pouvez définir séparément, pour chaque Espace de travail, le rôle d’administrateur et le droit de créer des tâches et des discussions. Une même personne peut gérer l’espace de travail d’un client et être simple participante dans un autre.
Que se passe-t-il quand un employé quitte l'entreprise ?
Vous désactivez le bouton « Actif » dans la fiche du compte. La personne ne peut plus se connecter, mais ses données, ses tâches et ses conversations restent dans l’entreprise. La place de licence libérée rejoint le pool.
Un administrateur peut-il se supprimer lui-même ?
Non. Task Manager ne permet pas de supprimer son propre compte ni celui du dernier administrateur actif. Un administrateur ne peut pas non plus remplacer son propre rôle par celui d’un utilisateur standard.
Chaque utilisateur a-t-il accès à l’IA ?
Non. L’IA dans les tâches, l’IA dans les discussions et l’Assistant IA sont trois autorisations distinctes, configurées dans le compte. Par défaut, l’accès de l’assistant aux sites web est désactivé. L’administrateur global dispose par défaut de toutes les autorisations liées à l’IA.