V čem spočívá automatizace v Task Manageru?
Automatizace v aplikaci Task Manager vám může ušetřit část práce se záznamy z formuláře. Záznam přijde e-mailem. Někdo ho musí přečíst, opsat údaje o firmě do poznámky a vytvořit úkol s termínem na zítřek. Když záznamů přibývá, tyto činnosti zabírají stále více času.
Automatizace jsou modulem varianty Pro. Pravidlo má tři části: KDYŽ se něco stane, POKUD jsou splněny podmínky, PROVEĎ akce. Nemusíte ho skládat z kostiček. Můžete napsat AI asistentovi: „Chci, aby se všechny soubory, které přijdou do chatu Účetnictví, ukládaly do složky FV, a abych dostal oznámení „FV byla uložena““. Asistent připraví návrh s názvem, spouštěčem, podmínkami a akcemi.
Návrh není uložený a je vypnutý. Dokud nekliknete na Uložit, pravidlo nefunguje. Vy rozhodujete, zda má pravidlo provádět akce vaším jménem.
Jak vypadá sestavení pravidla?
Když požádáte asistenta o pravidlo založené na uvedených materiálech, rozepíše plán do bodů: KDYŽ, POKUD, PROVEĎ. Pokud je okno Automatizací zavřené a plán vám vyhovuje, kliknete na kartu „Přejít do Automatizací“ a návrh uložíte. Pokud ne, odpovíte: „Změň složku na Faktury“, „Přidej podmínku, že soubor musí být PDF“ nebo „Odstraň oznámení“. Když je okno Automatizací otevřené, úpravy se rovnou promítnou do návrhu, bez karty. Můžete uvést název „chat Účetnictví“, „složka FV“ nebo „Kasia Dąbrowska“. Aplikace najde správný objekt a nerozpoznané názvy vypíše v poznámkách nad návrhem.
Podmínka nemusí být pevný filtr. Vedle priority, stavu nebo fráze v předmětu je tu možnost „AI posoudí (vlastní podmínka)“. Můžete se zeptat, jestli příloha vypadá jako faktura. AI vidí odesílatele, předmět, autora, část obsahu, název události a názvy příloh, ale nenahlíží do samotných souborů. Odpovídá „ano“ nebo „ne“; pokud si není jistá, zvolí „ne“. Tato podmínka se kontroluje jako poslední, až po ostatních filtrech, abyste neplatili za zbytečné dotazy.
Před zapnutím pravidla tlačítko Testovat zkontroluje poslední události odpovídající spouštěči a ukáže, co by se stalo. Nic neprovádí ani neodesílá. Později v Historii uvidíte provedené kroky, podmínku, která zastavila vynechané spuštění, nebo chybovou zprávu serveru. Záznamy zůstávají 30 dní.
Co získáte?
Nemusíte každý záznam z e-mailu přepisovat do poznámky a úkolu. Místo toho, abyste se mezi schůzkami vraceli ke zprávě, si můžete přečíst připravený popis a věnovat se kontaktu.
Nepotřebujete člověka, který umí sestavovat pravidla. Popíšete, co se má dít, tak, jak byste to řekli novému člověku v týmu. Když plán neodpovídá vašim potřebám, řeknete, co změnit.
I když zrovna nekontrolujete poštu, záznam se může dál dostat do připravené poznámky nebo úkolu. Pravidlo se však týká pouze vaší schránky a úkol se přiřadí předem určené osobě. Pokud vaše pravidlo narazí na chybu, dostanete oznámení při první chybě v sérii, místo abyste se o problému dozvěděli až od klienta.
Příklad použití: lead z formuláře se změní na poznámku a úkol
Kancelář dostává záznamy z formuláře na webu. V katalogu hotových pravidel pod + najdete dvě pravidla z kategorie *Prodej a leady*. První, *Lead z formuláře → poznámka (AI)*, rozpozná záznam, napíše zprávu o tom, kdo se ozývá, co potřebuje a jaký může být první krok, a potom ji uloží jako poznámku do složky Leady. Nemusíte nic doplňovat, ale složku můžete změnit.
Druhé, *Nový lead → úkol ke kontaktování (AI)*, na základě stejného rozpoznání vytvoří úkol s vysokou prioritou a termínem na zítřek. Před uložením vyberete pracovní prostor. Obě pravidla se otevřou jako neuložené návrhy, takže si je můžete prohlédnout.
Pravidlo, které vytváří úkol z e-mailu, nepřečte termín z obsahu zprávy ani nevybere odpovědnou osobu na základě záznamu. Termín nastavíte jako *+N dní* od doručení zprávy a přiřadíte osobu, kterou určíte. Pokud mají záznamy mířit k různým osobám, vytvoříte několik pravidel s různými podmínkami pro odesílatele nebo předmět.
Nejčastější dotazy
Jsou automatizace ve variantě Standard?
Ne, je to modul varianty Pro.
Začne pravidlo vytvořené Asistentem fungovat samo?
Ne. Asistent připraví neuložený a vypnutý návrh. Pravidlo začne fungovat až poté, co si ho prohlédnete a kliknete na Uložit.
Musím v podmínce používat AI?
Ne. Můžete nastavit podmínku týkající se priority, stavu, pracovního prostoru, fráze v předmětu nebo zprávě, odesílatele, názvu souboru nebo času události. „AI posoudí“ je jedna z možností. Předpřipravené pravidlo *Nahlášení poruchy → úkol* používá klíčová slova „porucha“, „urgentní“ a „nefunguje“.
Co se stane, když se pravidlo začne mýlit nebo spouštět příliš často?
Po třech chybách za sebou se pravidlo automaticky pozastaví a dostanete oznámení i e-mail. Pozastaví se také po překročení limitu spuštění za hodinu.
Dostane se automatizace do cizí pošty?
Ne. Pravidlo reaguje pouze na zprávy ve schránkách autora a pracuje s jeho oprávněními. Nenapíše do cizího úkolu ani nepřidá úkol do cizího pracovního prostoru. Nemůže to udělat ani správce.