In cosa consiste l'automazione in Task Manager?
L'automazione in Task Manager può alleggerirti parte del lavoro relativo alle richieste inviate tramite modulo. La richiesta arriva via e-mail. Qualcuno deve leggerla, trascrivere i dati dell'azienda in una nota e creare un'attività con scadenza per il giorno dopo. Quando le richieste aumentano, queste operazioni richiedono sempre più tempo.
Automazioni è un modulo della variante Pro. Una regola ha tre parti: QUANDO succede qualcosa, SE sono soddisfatte le condizioni, ESEGUI le azioni. Non devi costruirla a blocchi. Puoi scrivere all'Assistente AI: "Voglio che tutti i file che arrivano nella chat Contabilità vengano salvati nella cartella FV, e che io riceva una notifica "La fattura è stata salvata"". L'Assistente preparerà una bozza con nome, trigger, condizioni e azioni.
La bozza non è salvata ed è disattivata. La Regola non funziona finché non clicchi su Salva. Sei tu a decidere se la regola deve eseguire azioni per tuo conto.
Come si imposta una regola?
Quando chiedi all'Assistente di creare una regola basata sui materiali indicati, ti presenta un piano in punti: QUANDO, SE, ESEGUI. Se la finestra Automazioni è chiusa e il piano ti convince, clicchi sulla scheda «Vai ad Automazioni» e salvi la bozza. In caso contrario, puoi rispondere: «Cambia la cartella in Fatture», «Aggiungi la condizione che il file sia in formato PDF» oppure «Rimuovi la notifica». Se la finestra Automazioni è aperta, le modifiche vengono applicate subito alla bozza, senza passare dalla scheda. Puoi indicare il nome di una «chat Contabilità», della «cartella FV» o di «Kasia Dąbrowska». L'applicazione individuerà l'elemento corretto e segnalerà nelle note sopra la bozza i nomi che non riesce a riconoscere.
Una condizione non deve per forza essere un filtro rigido. Oltre alla priorità, allo stato o a una frase nell'oggetto, c'è «L'AI valuterà (condizione personalizzata)». Puoi chiedere se un allegato sembra una fattura. L'AI vede il mittente, l'oggetto, l'autore, un estratto del contenuto, il titolo dell'evento e i nomi degli allegati, ma non ne legge il contenuto. Risponde «sì» o «no» e, in caso di incertezza, sceglie «no». Questa condizione viene verificata per ultima, dopo gli altri filtri, per evitare di pagare per richieste superflue.
Prima di attivare la Regola, il pulsante Testa controlla gli eventi recenti che corrispondono al trigger e mostra cosa succederebbe. Non esegue né invia nulla. In seguito, nella Cronologia, potrai vedere i passaggi eseguiti, la condizione che ha impedito l'esecuzione o il messaggio di errore del server. Le voci vengono conservate per 30 giorni.
Cosa ci guadagni?
Non devi trascrivere ogni richiesta dall'e-mail in una nota e in un'attività. Invece di tornare ai messaggi tra una riunione e l'altra, puoi leggere la descrizione preparata e occuparti del contatto.
Non ti serve una persona esperta nella creazione di regole. Descrivi cosa deve succedere, proprio come lo spiegheresti a una nuova persona del team. Se il piano non soddisfa le tue esigenze, dici cosa modificare.
Anche quando non controlli la posta, la richiesta può finire comunque in una nota o in un'attività preparata. La regola, però, riguarda solo la tua casella di posta e l'attività viene assegnata alla persona che hai indicato in precedenza. Se la tua Regola incontra un errore, riceverai una notifica al primo errore della serie, invece di venire a sapere del problema dal cliente.
Caso d'uso: un lead dal modulo diventa una nota e un'attività
L'ufficio riceve richieste tramite un modulo sul sito. Nel catalogo delle Regole predefinite, sotto +, trovi due Regole della categoria *Vendite e lead*. La prima, *Lead dal modulo → nota (AI)*, riconosce la richiesta, scrive un resoconto su chi la invia, di cosa ha bisogno e quale potrebbe essere il primo passo, poi lo salva come nota nella cartella Lead. Non devi compilare nulla, ma puoi cambiare la cartella.
La seconda, *Nuovo lead → attività di contatto (AI)*, crea un'attività basandosi sulla stessa analisi, con priorità alta e scadenza per il giorno dopo. Prima di salvare, indichi lo Spazio di lavoro. Entrambe le Regole si aprono come bozze non salvate, così puoi esaminarle.
La Regola che crea un'attività da un'e-mail non leggerà la scadenza nel testo del messaggio né sceglierà la persona responsabile in base alla richiesta. Imposti la scadenza come *+N giorni* dall'arrivo del messaggio e assegni l'attività alla persona che indichi. Se le richieste devono arrivare a persone diverse, crei più Regole con condizioni diverse relative al mittente o all'oggetto.
Domande frequenti
Le automazioni sono incluse nel piano Standard?
No, è un modulo della versione Pro.
La Regola preparata dall'Assistente inizierà a funzionare da sola?
No. L'Assistente prepara una bozza non salvata e disattivata. La Regola inizierà a funzionare solo dopo che l'avrai esaminata e avrai cliccato su Salva.
Devo usare l'AI nella condizione?
No. Puoi impostare una condizione relativa alla priorità, allo stato, allo Spazio di lavoro, a una frase nell'oggetto o nel messaggio, al mittente, al nome del file o all'ora dell'evento. «L'AI valuterà» è una delle opzioni. La Regola predefinita *Segnalazione di guasto → attività* utilizza le parole chiave «guasto», «urgente» e «non funziona».
Cosa succede se la Regola inizia a sbagliare o si attiva troppo spesso?
Dopo tre errori consecutivi, la Regola viene messa in pausa automaticamente e ricevi una notifica e un'e-mail. Si sospende anche quando supera il limite di esecuzioni all'ora.
L'automazione può accedere alla posta di qualcun altro?
No. La Regola reagisce solo ai messaggi nelle caselle di posta del suo autore e agisce con le sue autorizzazioni. Non scriverà in un'attività di qualcun altro né aggiungerà un'attività in uno Spazio di lavoro altrui. Neanche un amministratore può farlo.