Mihin Task Managerin automaatio perustuu?
Task Managerin automaatiot voivat vähentää lomakkeella saapuvien ilmoitusten käsittelyyn kuluvaa työtä. Ilmoitus saapuu sähköpostitse. Jonkun täytyy lukea se, kirjata yrityksen tiedot muistiinpanoon ja luoda tehtävä, jonka määräaika on huomenna. Ilmoitusten määrän kasvaessa näihin tehtäviin kuluu yhä enemmän aikaa.
Automaatiot on Pro-version ominaisuus. Automaatiosäännössä on kolme osaa: KUN jotain tapahtuu, JOS ehdot täyttyvät, TEE toiminnot. Sitä ei tarvitse rakentaa palikka palikalta. Voit kirjoittaa AI-avustajalle: "Haluan, että kaikki Kirjanpito-keskusteluun saapuvat tiedostot tallennetaan FV-kansioon ja että saan ilmoituksen „FV on tallennettu””. Avustaja laatii luonnoksen nimellä, laukaisimella, ehdoilla ja toiminnoilla.
Luonnosta ei ole tallennettu, ja se on pois käytöstä. Automaatiosääntö ei toimi, ennen kuin napsautat Tallenna. Sinä päätät, suorittaako sääntö toimintoja puolestasi.
Miltä säännön luominen näyttää?
Kun pyydät avustajaa luomaan sääntöä valitsemiesi materiaalien perusteella, se esittää suunnitelman luettelona: KUN, JOS, SUORITA. Jos Automaatiot-ikkuna on suljettu ja suunnitelma on sopiva, napsauta korttia ”Siirry automaatioihin” ja tallenna luonnos. Jos ei, vastaa esimerkiksi: ”Vaihda kansioksi Laskut”, ”Lisää ehto, että tiedoston on oltava PDF” tai ”Poista ilmoitus”. Kun Automaatiot-ikkuna on auki, muutokset lisätään luonnokseen heti ilman korttia. Voit mainita nimen ”Taloushallinto-keskustelu”, ”FV-kansio” tai ”Kasia Dąbrowska”. Sovellus löytää oikean kohteen ja listaa tunnistamattomat nimet luonnoksen yläpuolella olevissa huomautuksissa.
Ehdon ei tarvitse olla kiinteä suodatin. Prioriteetin, tilan tai aiheen sisältämän ilmauksen lisäksi voit valita ”Tekoäly arvioi (oma ehto)”. Voit esimerkiksi kysyä, näyttääkö liite laskulta. Tekoäly näkee lähettäjän, aiheen, tekijän, viestin katkelman, tapahtuman nimen ja liitteiden nimet, mutta ei tarkastele tiedostojen sisältöä. Se vastaa ”kyllä” tai ”ei”; epävarmassa tilanteessa se valitsee ”ei”. Tämä ehto tarkistetaan viimeisenä muiden suodattimien jälkeen, jotta turhista kyselyistä ei tarvitse maksaa.
Ennen automaatiosäännön käyttöönottoa Testaa-painike tarkistaa viimeisimmät käynnistimen ehdot täyttävät tapahtumat ja näyttää, mitä tapahtuisi. Se ei suorita eikä lähetä mitään. Myöhemmin näet Historiasta suoritetut vaiheet, ehdon, joka esti ohitetun käynnistyksen, tai palvelimen virheilmoituksen. Merkinnät säilyvät 30 päivää.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse siirtää jokaista sähköpostilla saapunutta ilmoitusta muistiinpanoon ja tehtävään. Sen sijaan, että palaisit viestiin tapaamisten välissä, voit lukea valmiin yhteenvedon ja ottaa yhteyttä lähettäjään.
Et tarvitse henkilöä, joka osaa rakentaa sääntöjä. Kuvaile, mitä pitäisi tapahtua, aivan kuin kertoisit siitä uudelle tiimin jäsenelle. Jos suunnitelma ei vastaa tarpeitasi, kerrot, mitä pitää muuttaa.
Vaikka et tarkistaisi sähköpostiasi, ilmoitus voidaan silti lisätä valmiiseen muistiinpanoon tai tehtävään. Sääntö koskee kuitenkin vain omaa postilaatikkoasi, ja tehtävä osoitetaan etukäteen valitsemallesi henkilölle. Jos automaatiosääntösi kohtaa virheen, saat ilmoituksen sarjan ensimmäisestä virheestä etkä kuule ongelmasta vasta asiakkaalta.
Käyttötapaus: lomakkeen liidistä tulee muistiinpano ja tehtävä
Toimisto saa ilmoituksia verkkosivuston lomakkeelta. Valmiiden sääntöjen valikoimasta löytyy +-kohdan alta kaksi *Myynti ja liidit* -kategorian automaatiosääntöä. Ensimmäinen, *Lomakkeen liidi → muistiinpano (AI)*, tunnistaa ilmoituksen, kirjoittaa raportin siitä, kuka ottaa yhteyttä, mitä hän tarvitsee ja mikä voisi olla ensimmäinen askel, ja tallentaa sen sitten muistiinpanoksi Liidit-kansioon. Sinun ei tarvitse täydentää mitään, mutta voit vaihtaa kansion.
Toinen, *Uusi liidi → yhteydenottotehtävä (AI)*, luo saman tunnistuksen perusteella tehtävän, jolla on korkea prioriteetti ja huomisen määräaika. Valitset työtilan ennen tallennusta. Molemmat automaatiosäännöt avautuvat tallentamattomina luonnoksina, joten voit tarkistaa ne.
Sähköpostista tehtävän luova automaatiosääntö ei lue määräaikaa viestin sisällöstä eikä valitse vastuuhenkilöä ilmoituksen perusteella. Määräajaksi asetetaan *+N päivää* viestin saapumisesta, ja tehtävä osoitetaan valitsemallesi henkilölle. Jos ilmoitukset pitää ohjata eri henkilöille, luo useita automaatiosääntöjä, joissa on eri lähettäjää tai aihetta koskevat ehdot.
Usein kysytyt kysymykset
Ovatko automaatiot mukana Standard-versiossa?
Ei, se on Pro-version moduuli.
Alkaako avustajan laatima automaatiosääntö toimia itsestään?
Ei. Avustaja luo tallentamattoman, käytöstä poistetun luonnoksen. Automaatiosääntö alkaa toimia vasta, kun olet tarkistanut sen ja napsauttanut Tallenna.
Onko minun käytettävä AI:ta ehdossa?
Ei. Voit määrittää ehdon prioriteetin, tilan, työtilan, aiheen tai viestin sisältämän ilmauksen, lähettäjän, tiedoston nimen tai tapahtuman ajankohdan perusteella. ”Tekoäly arvioi” on yksi vaihtoehto. Valmis sääntö *Ilmoitus viasta → tehtävä* käyttää avainsanoja ”vika”, ”kiireellinen” ja ”ei toimi”.
Mitä tapahtuu, jos automaatiosääntö alkaa toimia virheellisesti tai käynnistyy liian usein?
Kolmen peräkkäisen virheen jälkeen automaatiosääntö keskeytetään automaattisesti, ja saat ilmoituksen sekä sähköpostin. Se keskeytetään myös, jos tuntikohtainen käynnistysraja ylittyy.
Pääseekö automaatiosääntö käsiksi jonkun toisen sähköpostiin?
Ei. Automaatiosääntö reagoi vain tekijän postilaatikoissa oleviin viesteihin ja toimii hänen käyttöoikeuksillaan. Se ei kirjoita jonkun toisen tehtävään eikä lisää tehtävää toisen henkilön työtilaan. Edes ylläpitäjä ei voi tehdä niin.