V čom spočíva automatizácia v Task Manageri?
Automatizácia v Task Manageri vám môže ušetriť časť práce so žiadosťami z formulára. Žiadosť príde e-mailom. Niekto si ju musí prečítať, prepísať údaje o firme do poznámky a vytvoriť úlohu s termínom na zajtra. Keď žiadostí pribúda, tieto činnosti zaberajú čoraz viac času.
Automatizácie sú modul variantu Pro. Recept má tri časti: KEĎ sa niečo stane, AK sú splnené podmienky, VYKONAJ akcie. Nemusíte ho skladať z kociek. Môžete napísať Asistentovi AI: „Chcem, aby sa všetky súbory, ktoré prídu do chatu Účtovníctvo, ukladali do priečinka FV, a aby som dostal upozornenie „FV bola uložená””. Asistent pripraví návrh s názvom, spúšťačom, podmienkami a akciami.
Návrh nie je uložený a je vypnutý. Kým nekliknete na Uložiť, recept nefunguje. Vy rozhodujete o tom, či má pravidlo vykonávať akcie vo vašom mene.
Ako vyzerá vytvorenie pravidla?
Keď Asistenta požiadate o pravidlo založené na určených materiáloch, rozpíše plán do bodov: KEĎ, AK, VYKONAJ. Ak je okno Automatizácií zatvorené a plán vám vyhovuje, kliknete na kartu „Prejsť na Automatizácie“ a návrh uložíte. Ak nie, odpíšete: „Zmeň priečinok na Faktúry“, „Pridaj podmienku, že súbor musí byť PDF“ alebo „Odstráň upozornenie“. Ak je okno Automatizácií otvorené, úpravy sa premietnu do návrhu hneď, bez karty. Môžete uviesť názov „chat Účtovníctvo“, „priečinok FV“ alebo „Kasia Dąbrowska“. Aplikácia nájde správny objekt a nerozpoznané názvy vypíše v poznámkach nad návrhom.
Podmienka nemusí byť pevný filter. Okrem priority, stavu či frázy v predmete je k dispozícii aj „AI posúdi (vlastná podmienka)”. Môžete sa opýtať, či príloha vyzerá ako faktúra. AI vidí odosielateľa, predmet, autora, úryvok obsahu, názov udalosti a názvy príloh, ale nenazerá do obsahu súborov. Odpovedá „áno“ alebo „nie“; ak si nie je istá, vyberie „nie“. Táto podmienka sa kontroluje ako posledná, po ostatných filtroch, aby sa neplatilo za zbytočné požiadavky.
Pred zapnutím receptu tlačidlo Testovať skontroluje posledné udalosti zodpovedajúce spúšťaču a ukáže, čo by sa stalo. Nič nevykoná ani neodošle. Neskôr v Histórii uvidíte vykonané kroky, podmienku, ktorá zastavila preskočené spustenie, alebo chybové hlásenie servera. Záznamy zostávajú 30 dní.
Čo získate?
Nemusíte každý dopyt z e-mailu prepisovať do poznámky a úlohy. Namiesto toho, aby ste sa medzi stretnutiami vracali k správe, si môžete prečítať pripravený opis a venovať sa kontaktu.
Nepotrebujete človeka, ktorý sa vyzná v tvorbe pravidiel. Opíšete, čo sa má diať, tak, ako by ste to povedali novému členovi tímu. Keď vám plán nevyhovuje, poviete, čo treba zmeniť.
Keď práve nekontrolujete svoju poštu, dopyt sa aj tak môže dostať do pripravenej poznámky alebo úlohy. Pravidlo sa však vzťahuje iba na vašu schránku a úloha sa priradí osobe, ktorú ste určili vopred. Ak sa vo vašom recepte vyskytne chyba, dostanete upozornenie hneď pri prvej chybe v sérii, namiesto toho, aby ste sa o probléme dozvedeli až od klienta.
Príklad použitia: dopyt z formulára sa zmení na poznámku a úlohu
Kancelária dostáva dopyty z formulára na webe. V katalógu hotových receptov pod tlačidlom + nájdete dva recepty z kategórie *Predaj a potenciálni zákazníci*. Prvý, *Dopyt z formulára → poznámka (AI)*, rozpozná dopyt, pripraví správu o tom, kto sa ozýva, čo potrebuje a aký by mohol byť prvý krok, a potom ju uloží ako poznámku do priečinka Potenciálni zákazníci. Nemusíte nič dopĺňať, ale priečinok môžete zmeniť.
Druhý, *Nový potenciálny zákazník → úloha na kontaktovanie (AI)*, na základe rovnakého rozpoznania vytvorí úlohu s vysokou prioritou a termínom na zajtra. Pred uložením vyberiete pracovný priestor. Oba recepty sa otvoria ako neuložené návrhy, takže si ich môžete prezrieť.
Recept, ktorý vytvára úlohu z e-mailu, neprečíta termín z obsahu správy ani nevyberie zodpovednú osobu na základe dopytu. Termín nastavíte ako *+N dní* od doručenia správy a priradíte osobu, ktorú určíte. Ak majú dopyty smerovať k rôznym osobám, vytvoríte niekoľko receptov s rôznymi podmienkami týkajúcimi sa odosielateľa alebo predmetu.
Najčastejšie otázky
Sú automatizácie vo variante Standard?
Nie, je to modul variantu Pro.
Začne receptúra pripravená Asistentom fungovať sama?
Nie. Asistent pripraví neuložený, vypnutý návrh. Receptúra začne fungovať až vtedy, keď si ju prezriete a kliknete na Uložiť.
Musím v podmienke používať AI?
Nie. Môžete nastaviť podmienku týkajúcu sa priority, stavu, pracovného priestoru, frázy v predmete alebo správe, odosielateľa, názvu súboru alebo času udalosti. „AI vyhodnotí“ je jedna z možností. Predpripravené riešenie *Nahlásenie poruchy → úloha* používa kľúčové slová „porucha“, „urgentné“ a „nefunguje“.
Čo sa stane, ak sa receptúra začne mýliť alebo spúšťať príliš často?
Po troch chybách za sebou sa receptúra automaticky pozastaví a dostanete upozornenie a e-mail. Pozastaví sa aj po prekročení hodinového limitu spustení.
Dostane automatizácia prístup k cudzej pošte?
Nie. Receptúra reaguje iba na správy v schránkach autora a pracuje s jeho oprávneniami. Nenapíše do cudzej úlohy ani nepridá úlohu do cudzieho pracovného priestoru. Nemôže to urobiť ani administrátor.