Em que consiste a automatização no Task Manager?
A automatização no Task Manager pode retirar-lhe parte do trabalho com os pedidos enviados através de formulários. O pedido chega por e-mail. Alguém tem de o ler, copiar os dados da empresa para uma nota e criar uma tarefa com prazo para amanhã. À medida que os pedidos aumentam, estas tarefas ocupam cada vez mais tempo.
As automatizações são um módulo da variante Pro. A receita tem três partes: QUANDO algo acontece, SE as condições são cumpridas, EXECUTAR as ações. Não precisa de a montar com blocos. Pode escrever ao Assistente de IA: "Quero que todos os ficheiros que chegam ao chat Contabilidade sejam guardados na pasta FV, e que eu receba uma notificação "FV foi guardada"". O Assistente prepara um rascunho com o nome, o acionador, as condições e as ações.
O rascunho não está guardado nem ativado. A receita só funciona depois de clicar em Guardar. É você que decide se a regra deve executar ações em seu nome.
Como se cria uma regra?
Quando lhe pede uma regra baseada nos materiais indicados, o Assistente apresenta o plano por pontos: QUANDO, SE, EXECUTAR. Se a janela de Automatização estiver fechada e o plano estiver correto, clique no cartão «Ir para Automatização» e guarde o rascunho. Caso contrário, responda: «Mude a pasta para Faturas», «Adicione a condição de que o ficheiro tem de ser PDF» ou «Remova a notificação». Com a janela de Automatização aberta, as alterações são aplicadas imediatamente ao rascunho, sem cartão. Pode indicar um nome como «chat Contabilidade», «pasta FV» ou «Kasia Dąbrowska». A aplicação encontra o objeto correto e apresenta os nomes não reconhecidos nas notas acima do rascunho.
A condição não tem de ser um filtro rígido. Além da prioridade, do estado ou de uma expressão no assunto, existe «A IA avalia (condição personalizada)». Pode perguntar se um anexo parece ser uma fatura. A IA vê o remetente, o assunto, o autor, um excerto do conteúdo, o título do evento e os nomes dos anexos, mas não analisa o conteúdo dos ficheiros. Responde «sim» ou «não»; em caso de dúvida, escolhe «não». Esta condição é verificada no fim, depois dos restantes filtros, para evitar pagar por consultas desnecessárias.
Antes de ativar a receita, o botão Testar verifica os eventos mais recentes que correspondem ao acionador e mostra o que aconteceria. Não executa nem envia nada. Mais tarde, em Histórico, poderá ver os passos executados, a condição que impediu uma execução ou uma mensagem de erro do servidor. Os registos são mantidos durante 30 dias.
O que ganha?
Já não precisa de copiar cada pedido do e-mail para uma nota e uma tarefa. Em vez de voltar às mensagens entre reuniões, pode ler a descrição preparada e tratar do contacto.
Não precisa de alguém que saiba criar regras. Descreve o que deve acontecer como se estivesse a explicar a uma nova pessoa da equipa. Se o plano não corresponder às suas necessidades, diz o que deve ser alterado.
Mesmo quando não consulta o e-mail, o pedido pode continuar a ser incluído numa nota ou tarefa preparada. No entanto, a regra aplica-se apenas à sua caixa de correio e a tarefa é atribuída à pessoa indicada previamente. Se a sua receita encontrar um erro, receberá uma notificação logo no primeiro erro da série, em vez de só descobrir o problema através do cliente.
Caso de utilização: um lead do formulário transforma-se numa nota e numa tarefa
O escritório recebe pedidos através de um formulário no site. No catálogo de receitas prontas, em +, encontram-se duas receitas da categoria *Vendas e leads*. A primeira, *Lead do formulário → nota (IA)*, identifica o pedido, cria um relatório sobre quem está a contactar, do que precisa e qual poderá ser o primeiro passo e, em seguida, guarda-o como nota na pasta Leads. Não tem de preencher nada, mas pode alterar a pasta.
A segunda, *Novo lead → tarefa de contacto (IA)*, cria uma tarefa com prioridade alta e prazo para amanhã com base na mesma identificação. Antes de guardar, indique o workspace. Ambas as receitas são abertas como rascunhos não guardados, para que possa analisá-las.
A receita que cria uma tarefa a partir de um e-mail não extrai o prazo do conteúdo da mensagem nem escolhe a pessoa responsável com base no pedido. O prazo é definido como *+N dias* a contar da chegada da mensagem e a tarefa é atribuída à pessoa que indicar. Se os pedidos tiverem de ser encaminhados para pessoas diferentes, crie várias receitas com condições diferentes relativas ao remetente ou ao assunto.
Perguntas mais frequentes
As automatizações estão incluídas no plano Standard?
Não, é um módulo da variante Pro.
A receita criada pelo Assistente começa a funcionar automaticamente?
Não. O Assistente prepara um rascunho não guardado e desativado. A receita só começa a funcionar depois de a rever e clicar em Guardar.
Tenho de usar IA na condição?
Não. Pode definir uma condição relativa à prioridade, ao estado, ao workspace, a uma expressão no assunto ou na mensagem, ao remetente, ao nome do ficheiro ou à hora do evento. «A IA avalia» é uma das opções. A receita predefinida *Pedido de assistência → tarefa* utiliza as palavras-chave «avaria», «urgente» e «não funciona».
O que acontece se a receita começar a falhar ou a ser acionada com demasiada frequência?
Depois de três erros consecutivos, a receita é colocada automaticamente em pausa e recebe uma notificação e um e-mail. Também é suspensa quando ultrapassa o limite de execuções por hora.
A automação pode aceder ao correio de outra pessoa?
Não. A receita reage apenas às mensagens nas caixas de correio do autor e funciona com as permissões desse autor. Não pode escrever numa tarefa de outra pessoa nem adicionar uma tarefa ao espaço de trabalho de outra pessoa. Nem mesmo um administrador o pode fazer.