En quoi consiste l'automatisation dans Task Manager ?
L’automatisation de Task Manager peut vous éviter une partie du travail lié aux demandes envoyées via un formulaire. La demande arrive par e-mail. Quelqu’un doit la lire, recopier les informations de l’entreprise dans une note et créer une tâche avec une échéance pour le lendemain. À mesure que les demandes se multiplient, ces opérations prennent de plus en plus de temps.
Les Automatisations sont un module de la variante Pro. Une règle d'automatisation comporte trois parties : QUAND quelque chose se produit, SI les conditions sont remplies, EXÉCUTER des actions. Vous n'avez pas besoin de l'assembler bloc par bloc. Vous pouvez écrire à l'Assistant IA : « Je veux que tous les fichiers reçus sur la discussion Comptabilité soient enregistrés dans le dossier FV, et que je reçoive une notification « La FV a été enregistrée » ». L'Assistant préparera une ébauche avec le nom, le déclencheur, les conditions et les actions.
Le brouillon n’est pas enregistré et reste désactivé. Tant que vous ne cliquez pas sur Enregistrer, la règle d’automatisation ne fonctionne pas. C’est vous qui décidez si elle doit effectuer des actions en votre nom.
Comment créer une règle ?
Lorsque vous demandez à l’Assistant de créer une règle à partir des ressources indiquées, il présente le plan sous forme de points : QUAND, SI, ALORS. Si la fenêtre Automatisations est fermée et que le plan vous convient, cliquez sur la carte « Accéder aux Automatisations », puis enregistrez le brouillon. Sinon, répondez : « Remplace le dossier par Factures », « Ajoute une condition pour que le fichier soit au format PDF » ou « Supprime la notification ». Si la fenêtre Automatisations est ouverte, les modifications sont directement apportées au brouillon, sans carte. Vous pouvez indiquer « discussion Comptabilité », « dossier Factures » ou « Kasia Dąbrowska ». L’application trouvera l’objet correspondant et signalera dans les remarques au-dessus du brouillon les noms qu’elle n’a pas reconnus.
Une condition ne doit pas nécessairement être un filtre strict. À côté de la priorité, du statut ou d’une expression dans l’objet, vous trouverez « L’IA évalue (condition personnalisée) ». Vous pouvez lui demander si une pièce jointe semble être une facture. L’IA voit l’expéditeur, l’objet, l’auteur, un extrait du contenu, le titre de l’événement et les noms des pièces jointes, mais n’en examine pas le contenu. Elle répond « oui » ou « non » ; en cas d’incertitude, elle choisit « non ». Cette condition est vérifiée en dernier, après les autres filtres, pour éviter de payer des requêtes inutiles.
Avant d’activer la règle d’automatisation, le bouton Tester vérifie les derniers événements correspondant au déclencheur et indique ce qui se passerait. Il n’exécute aucune action et n’envoie rien. Ensuite, dans l’Historique, vous verrez les étapes exécutées, la condition qui a empêché une exécution ou le message d’erreur du serveur. Les entrées sont conservées pendant 30 jours.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez plus à recopier chaque demande reçue par e-mail dans une note et une tâche. Au lieu de retourner au message entre deux réunions, vous pouvez lire le résumé préparé et vous occuper de la prise de contact.
Vous n’avez pas besoin de quelqu’un qui sait créer des règles. Décrivez ce qui doit se passer, comme vous l’expliqueriez à une nouvelle personne dans l’équipe. Si le plan ne vous convient pas, indiquez ce qu’il faut modifier.
Même lorsque vous ne consultez pas votre messagerie, une demande peut toujours être ajoutée à une note ou à une tâche préparée. La règle ne concerne toutefois que votre boîte mail, et la tâche est attribuée à la personne désignée au préalable. Si votre règle d’automatisation rencontre une erreur, vous recevez une notification dès la première erreur de la série, au lieu de découvrir le problème par votre client.
Cas d’usage : un prospect du formulaire devient une note et une tâche
Le bureau reçoit des demandes via un formulaire sur le site. Dans le catalogue de règles prêtes à l’emploi, sous +, vous trouverez deux règles dans la catégorie *Ventes et prospects*. La première, *Prospect du formulaire → note (IA)*, identifie la demande, rédige un compte rendu indiquant qui a pris contact, ce dont cette personne a besoin et quelle pourrait être la première étape, puis l’enregistre comme note dans le dossier Prospects. Vous n’avez rien à compléter, mais vous pouvez changer de dossier.
La deuxième, *Nouveau prospect → tâche de prise de contact (IA)*, crée une tâche à priorité élevée avec une échéance pour le lendemain à partir de la même analyse. Avant de l’enregistrer, vous indiquez l’espace de travail. Les deux règles s’ouvrent sous forme de brouillons non enregistrés que vous pouvez examiner.
La règle qui crée une tâche à partir d’un e-mail ne lira pas l’échéance dans le corps du message et ne choisira pas la personne responsable en fonction de la demande. Vous définissez l’échéance en *+N jours* à compter de la réception du message et attribuez la tâche à la personne de votre choix. Si les demandes doivent être adressées à différentes personnes, créez plusieurs règles avec des conditions différentes portant sur l’expéditeur ou l’objet.
Questions fréquentes
Les automatisations sont-elles incluses dans l'offre Standard ?
Non, c'est un module de l'offre Pro.
La règle d’automatisation créée par l’Assistant va-t-elle se mettre en marche toute seule ?
Non. L’Assistant prépare un brouillon désactivé et non enregistré. La règle d’automatisation ne commencera à fonctionner qu’après que vous l’aurez examinée et aurez cliqué sur Enregistrer.
Dois-je utiliser l'IA dans la condition ?
Non. Vous pouvez définir une condition portant sur la priorité, le statut, l’espace de travail, une expression dans l’objet ou le message, l’expéditeur, le nom du fichier ou l’heure de l’événement. « L’IA évalue » est l’une des options. La règle prête à l’emploi *Signalement de panne → tâche* s’appuie sur les mots-clés « panne », « urgent » et « ne fonctionne pas ».
Que se passe-t-il si la règle d’automatisation commence à se tromper ou se déclenche trop souvent ?
Après trois erreurs consécutives, la règle d’automatisation est automatiquement mise en pause et vous recevez une notification ainsi qu’un e-mail. Elle est également suspendue si elle dépasse la limite d’exécutions par heure.
L’automatisation peut-elle accéder à la messagerie de quelqu’un d’autre ?
Non. La règle d’automatisation ne réagit qu’aux messages des boîtes mail de son auteur et s’exécute avec ses autorisations. Elle ne peut ni écrire dans une tâche appartenant à quelqu’un d’autre ni créer une tâche dans l’espace de travail d’une autre personne. Même un administrateur ne peut pas le faire.