¿En qué consiste la automatización en Task Manager?
La automatización de Task Manager puede quitarte parte del trabajo de gestión de las solicitudes de formularios. La solicitud llega por correo electrónico. Alguien tiene que leerla, copiar los datos de la empresa en una nota y crear una tarea con fecha límite para mañana. A medida que aumentan las solicitudes, estas tareas requieren cada vez más tiempo.
Automatizaciones es un módulo de la variante Pro. Una regla tiene tres partes: CUANDO ocurre algo, SI se cumplen las condiciones, EJECUTA las acciones. No hace falta montarla con bloques. Puedes escribirle al Asistente de IA: «Quiero que todos los archivos que lleguen al chat Contabilidad se guarden en la carpeta FV, y que reciba una notificación «FV ha sido guardada»». El asistente preparará un borrador con el nombre, el disparador, las condiciones y las acciones.
El borrador no está guardado y está desactivado. La regla no funciona hasta que haces clic en Guardar. Tú decides si la regla debe realizar acciones en tu nombre.
¿Cómo se configura una regla?
Cuando pides al Asistente una regla basada en los materiales indicados, este presenta un plan por puntos: CUANDO, SI, EJECUTAR. Si la ventana de Automatizaciones está cerrada y el plan es correcto, haces clic en la tarjeta «Ir a Automatizaciones» y guardas el borrador. Si no, respondes: «Cambia la carpeta a Facturas», «Añade la condición de que el archivo sea PDF» o «Elimina la notificación». Si la ventana de Automatizaciones está abierta, los cambios se aplican directamente al borrador, sin tarjeta. Puedes indicar un nombre como «chat de Contabilidad», «carpeta FV» o «Kasia Dąbrowska». La aplicación encontrará el elemento correcto y mostrará los nombres que no haya podido reconocer en las notas sobre el borrador.
La condición no tiene por qué ser un filtro fijo. Junto a la prioridad, el estado o una frase en el asunto, está la opción «La IA evaluará (condición personalizada)». Puedes preguntar si un archivo adjunto parece una factura. La IA ve el remitente, el asunto, el autor, un fragmento del contenido, el título del evento y los nombres de los archivos adjuntos, pero no examina el contenido de los archivos. Responde «sí» o «no»; si no está segura, elige «no». Esta condición se comprueba al final, después de los demás filtros, para evitar pagar por consultas innecesarias.
Antes de activar la regla, el botón Probar comprueba los últimos eventos que coinciden con el desencadenante y muestra qué ocurriría. No ejecuta ni envía nada. Después, en el Historial, podrás ver los pasos ejecutados, la condición que detuvo una ejecución omitida o un mensaje de error del servidor. Las entradas se conservan durante 30 días.
¿Qué ganas?
Ya no tienes que copiar cada solicitud del correo electrónico a una nota y una tarea. En lugar de volver a los mensajes entre reuniones, puedes leer la descripción preparada y ocuparte del contacto.
No necesitas a alguien que sepa configurar reglas. Describes lo que debe ocurrir, como se lo explicarías a alguien que acaba de incorporarse al equipo. Si el plan no se ajusta a lo que necesitas, dices qué hay que cambiar.
Aunque no estés revisando el correo, la solicitud puede seguir llegando a la nota o tarea preparada. Sin embargo, la regla solo afecta a tu buzón y la tarea se asigna a la persona indicada previamente. Si tu regla encuentra un error, recibirás una notificación cuando se produzca el primer error de la serie, en lugar de enterarte del problema por el cliente.
Caso de uso: un contacto del formulario se convierte en una nota y una tarea
La oficina recibe solicitudes del formulario de la página web. En el catálogo de plantillas, en +, hay dos reglas de la categoría *Ventas y contactos*. La primera, *Contacto del formulario → nota (IA)*, identifica la solicitud, redacta un informe sobre quién la envía, qué necesita y cuál podría ser el primer paso, y luego lo guarda como nota en la carpeta Contactos. No tienes que completar nada, aunque puedes cambiar la carpeta.
La segunda, *Nuevo contacto → tarea de seguimiento (IA)*, crea una tarea con prioridad alta y fecha límite para mañana a partir del mismo análisis. Antes de guardarla, indicas el espacio de trabajo. Ambas reglas se abren como borradores sin guardar, para que puedas revisarlas.
La regla que crea una tarea a partir de un correo electrónico no extraerá la fecha límite del contenido del mensaje ni elegirá a la persona responsable según la solicitud. La fecha límite se establece como *+N días* desde la llegada del mensaje y se asigna a la persona que indiques. Si las solicitudes deben asignarse a distintas personas, crea varias reglas con condiciones diferentes sobre el remitente o el asunto.
Preguntas frecuentes
¿Las automatizaciones están en la variante Standard?
No, es un módulo de la variante Pro.
¿La regla que ha preparado el Asistente empezará a funcionar por sí sola?
No. El Asistente prepara un borrador sin guardar y desactivado. La regla no empezará a funcionar hasta que la revises y hagas clic en Guardar.
¿Tengo que usar IA en la condición?
No. Puedes establecer condiciones sobre la prioridad, el estado, el espacio de trabajo, una frase en el asunto o el mensaje, el remitente, el nombre del archivo o la hora del evento. «La IA evaluará» es una de las opciones. La plantilla *Incidencia → tarea* utiliza las palabras clave «incidencia», «urgente» y «no funciona».
¿Qué pasa si la regla empieza a equivocarse o se activa con demasiada frecuencia?
Tras tres errores consecutivos, la regla se pausa automáticamente y recibes una notificación y un correo electrónico. También se detiene si supera el límite de ejecuciones por hora.
¿La automatización puede acceder al correo de otra persona?
No. La regla solo responde a los mensajes de los buzones de su autor y funciona con sus permisos. No escribirá en una tarea ajena ni añadirá una tarea a un espacio de trabajo ajeno. Ni siquiera un administrador puede hacerlo.