Miből áll az automatizálás a Task Managerben?
A Task Manager automatizálása levehet valamennyit a válláról az űrlapokon érkező bejelentésekkel kapcsolatos munkából. A bejelentés e-mailben érkezik. Valakinek el kell olvasnia, fel kell jegyeznie a cég adatait, és létre kell hoznia egy holnapra határidős feladatot. Ahogy egyre több bejelentés érkezik, ezek a teendők egyre több időt vesznek igénybe.
Az Automatizálások a Pro verzió modulja. Az automatizálási szabály három részből áll: AMIKOR valami történik, HA a feltételek teljesülnek, HAJTSD VÉGRE a műveleteket. Nem kell elemekből összeraknod. Megírhatod az AI-asszisztensnek: „Azt szeretném, hogy minden fájl, amely a Könyvelés csevegésbe érkezik, mentésre kerüljön az FV mappába, és kapjak egy „Az FV mentve lett” értesítést.” Az asszisztens elkészít egy vázlatot névvel, kiváltóval, feltételekkel és műveletekkel.
A vázlat nincs mentve és ki van kapcsolva. Amíg nem kattint a Mentés gombra, a receptúra nem működik. Ön dönti el, hogy a szabály végrehajtson-e műveleteket az Ön nevében.
Hogyan állítható össze a szabály?
Ha arra kéred az asszisztenst, hogy a megadott anyagok alapján készítsen szabályt, pontokba szedve felvázolja a tervet: AMIKOR, HA, AKKOR. Ha az Automatizálások ablaka zárva van, és a terv megfelel, kattints az „Ugrás az Automatizálásokhoz” kártyára, és mentsd el a vázlatot. Ha nem, válaszolj például így: „Módosítsd a mappát Számlákra”, „Add hozzá azt a feltételt, hogy a fájl PDF legyen” vagy „Távolítsd el az értesítést”. Ha az Automatizálások ablaka nyitva van, a módosítások rögtön bekerülnek a vázlatba, kártya nélkül. Megadhatod például a „Könyvelés Csevegés”, az „FV mappa” vagy a „Kasia Dąbrowska” nevet. Az alkalmazás megkeresi a megfelelő objektumot, a fel nem ismert neveket pedig megjegyzésként felsorolja a vázlat felett.
A feltételnek nem kell merev szűrőnek lennie. A prioritás, az állapot és a tárgyban szereplő kifejezés mellett elérhető az „AI értékelje (egyéni feltétel)” lehetőség is. Megkérdezheted, hogy a melléklet számlának tűnik-e. Az AI látja a feladót, a tárgyat, a szerzőt, a szöveg egy részletét, az esemény címét és a mellékletek nevét, de nem néz bele a fájlokba. „Igen” vagy „nem” választ ad; bizonytalanság esetén a „nem” választja. Ezt a feltételt utolsóként ellenőrzi, hogy ne fizess felesleges lekérdezésekért.
A receptúra bekapcsolása előtt a Tesztelés gomb megvizsgálja az eseményindítónak megfelelő legutóbbi eseményeket, és megmutatja, mi történne. Semmit sem hajt végre és nem küld el. Később az Előzmények között láthatja a végrehajtott lépéseket, azt a feltételt, amely miatt egy kihagyott futtatás leállt, vagy a szerver hibaüzenetét. A bejegyzések 30 napig maradnak meg.
Mit nyersz vele?
Nem kell minden bejelentést külön átmásolnia az e-mailből a jegyzetbe és a feladatba. Ahelyett, hogy két megbeszélés között visszatérne az üzenethez, elolvashatja az elkészített összefoglalót, és felveheti a kapcsolatot az ügyféllel.
Nincs szüksége olyan munkatársra, aki ért a szabályok összeállításához. Egyszerűen leírja, minek kell történnie, úgy, ahogy egy új csapattagnak mondaná. Ha a terv nem felel meg az igényeinek, elmondja, min kell változtatni.
A bejelentés akkor is bekerülhet az előkészített jegyzetbe vagy feladatba, amikor éppen nem nézi a levelezését. A szabály azonban csak az Ön postafiókjára vonatkozik, a feladatot pedig az előre megadott személy kapja. Ha hiba történik a receptúrában, az első hiba után értesítést kap, így nem csak az ügyféltől értesül a problémáról.
Felhasználási példa: az űrlapról érkező érdeklődésből jegyzet és feladat lesz
Az iroda weboldali űrlapon érkező bejelentéseket kap. A sablonok között, a + alatt két receptúra található az *Értékesítés és érdeklődők* kategóriában. Az első, *Érdeklődő az űrlapról → jegyzet (AI)* felismeri a bejelentést, jelentést készít arról, ki keresi a céget, mire van szüksége és mi lehet az első lépés, majd jegyzetként elmenti a Érdeklődők mappába. Nem kell semmit kitöltenie, de módosíthatja a mappát.
A második, *Új érdeklődő → kapcsolatfelvételi feladat (AI)* ugyanazon felismerés alapján magas prioritású, holnapra határidős feladatot hoz létre. Mentés előtt meg kell adnia a Munkaterületet. Mindkét receptúra mentetlen vázlatként nyílik meg, így átnézheti őket.
Az e-mailből feladatot létrehozó receptúra nem olvassa ki az üzenetből a határidőt, és a bejelentés alapján nem választ felelőst. A határidőt az üzenet érkezésétől számított *+N nap* formában állíthatja be, a feladatot pedig az Ön által megadott személyhez rendeli. Ha a bejelentéseknek különböző személyekhez kell kerülniük, hozzon létre több receptúrát, eltérő feladó- vagy tárgyfeltételekkel.
Gyakori kérdések
Az automatizálások a Standard csomagban is benne vannak?
Nem, ez a Pro csomag modulja.
Elindul magától a receptúra, amelyet az asszisztens állított össze?
Nem. Az asszisztens egy még nem mentett, kikapcsolt vázlatot készít. A receptúra csak akkor kezd működni, ha átnézi és a Mentés gombra kattint.
Kötelező AI-t használnom a feltételben?
Nem. Beállíthatsz feltételt a prioritásra, az állapotra, a Munkaterületre, a tárgyban vagy az üzenetben szereplő kifejezésre, a feladóra, a fájlnévre vagy az esemény időpontjára. Az „AI értékelje” ezek közül az egyik lehetőség. Az *Üzemzavar bejelentése → Feladat* kész Automatizálási szabály az „üzemzavar”, „sürgős” és „nem működik” kulcsszavakat használja.
Mi történik, ha a receptúra hibázni kezd, vagy túl gyakran indul el?
Három egymást követő hiba után a receptúra automatikusan szünetel, Ön pedig értesítést és e-mailt kap. Akkor is leáll, ha túllépi az óránkénti futtatási korlátot.
Hozzáférhet az automatizálás mások levelezéséhez?
Nem. A receptúra csak a szerző postafiókjában lévő üzenetekre reagál, és a szerző jogosultságaival működik. Nem írhat más feladatába, és nem hozhat létre feladatot más Munkaterületén. Ezt a rendszergazda sem teheti meg.