Worin besteht die Automatisierung in Task Manager?
Die Automatisierung in Task Manager kann Ihnen einen Teil der Arbeit mit Formularanfragen abnehmen. Eine Anfrage geht per E-Mail ein. Jemand muss sie lesen, die Firmendaten in eine Notiz übertragen und eine Aufgabe mit Fälligkeit am nächsten Tag erstellen. Wenn mehr Anfragen eingehen, nimmt das immer mehr Zeit in Anspruch.
Automatisierungen sind ein Modul der Variante Pro. Eine Automatisierungsregel besteht aus drei Teilen: WENN etwas geschieht, FALLS die Bedingungen erfüllt sind, FÜHRE AUS die Aktionen. Sie müssen sie nicht aus Bausteinen zusammensetzen. Sie können dem KI-Assistenten schreiben: „Ich möchte, dass alle Dateien, die im Chat Buchhaltung eingehen, im Verzeichnis FV gespeichert werden, und dass ich eine Benachrichtigung „FV wurde gespeichert“ erhalte“. Der Assistent erstellt einen Entwurf mit Name, Auslöser, Bedingungen und Aktionen.
Der Entwurf ist ungespeichert und deaktiviert. Solange Sie nicht auf „Speichern“ klicken, ist die Automatisierungsregel nicht aktiv. Sie entscheiden, ob die Regel in Ihrem Namen Aktionen ausführen soll.
Wie wird eine Regel erstellt?
Wenn Sie den Assistenten um eine Regel auf Basis bestimmter Materialien bitten, erstellt er einen Plan in Stichpunkten: WENN, WENN, DANN. Wenn das Fenster „Automatisierungen“ geschlossen ist und der Plan passt, klicken Sie auf die Karte „Zu Automatisierungen wechseln“ und speichern den Entwurf. Andernfalls antworten Sie: „Ändere den Ordner in Rechnungen“, „Füge die Bedingung hinzu, dass die Datei ein PDF sein muss“ oder „Entferne die Benachrichtigung“. Ist das Fenster „Automatisierungen“ geöffnet, werden Änderungen direkt in den Entwurf übernommen, ohne Karte. Sie können einen Namen wie „Chat Buchhaltung“, „Ordner FV“ oder „Kasia Dąbrowska“ angeben. Die Anwendung findet das passende Objekt und listet nicht erkannte Namen in den Hinweisen über dem Entwurf auf.
Eine Bedingung muss kein starrer Filter sein. Neben Priorität, Status oder einem Begriff im Betreff gibt es die Option „KI bewertet (eigene Bedingung)“. Sie können fragen, ob ein Anhang wie eine Rechnung aussieht. Die KI sieht Absender, Betreff, Autor, einen Ausschnitt des Inhalts, den Ereignistitel und die Namen der Anhänge, schaut aber nicht in die Dateien hinein. Sie antwortet mit „Ja“ oder „Nein“; bei Unsicherheit wählt sie „Nein“. Diese Bedingung wird zuletzt geprüft, nach den übrigen Filtern, damit keine unnötigen Anfragen Kosten verursachen.
Vor dem Aktivieren der Automatisierungsregel prüft die Schaltfläche Testen die letzten Ereignisse, die zum Auslöser passen, und zeigt an, was passieren würde. Dabei wird nichts ausgeführt oder versendet. Später sehen Sie unter Verlauf die ausgeführten Schritte, die Bedingung, durch die eine übersprungene Ausführung gestoppt wurde, oder eine Fehlermeldung des Servers. Die Einträge bleiben 30 Tage lang erhalten.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen nicht jede Anfrage aus einer E-Mail in eine Notiz und eine Aufgabe übertragen. Statt zwischen Besprechungen immer wieder zur Nachricht zurückzukehren, können Sie die vorbereitete Beschreibung lesen und sich um den Kontakt kümmern.
Sie brauchen niemanden, der sich mit dem Erstellen von Regeln auskennt. Beschreiben Sie, was passieren soll, so, wie Sie es einem neuen Teammitglied erklären würden. Wenn der Plan nicht Ihren Vorstellungen entspricht, sagen Sie, was geändert werden soll.
Auch wenn Sie Ihre E-Mails gerade nicht prüfen, kann eine Anfrage weiterhin in einer vorbereiteten Notiz oder Aufgabe landen. Die Regel gilt allerdings nur für Ihr Postfach, und die Aufgabe wird der zuvor angegebenen Person zugewiesen. Wenn bei Ihrer Automatisierungsregel ein Fehler auftritt, erhalten Sie bereits beim ersten Fehler der Serie eine Benachrichtigung, statt erst durch den Kunden davon zu erfahren.
Anwendungsfall: Ein Lead aus einem Formular wird zur Notiz und Aufgabe
Ein Büro erhält Anfragen über ein Formular auf der Website. Im Vorlagenkatalog finden Sie unter + zwei Automatisierungsregeln aus der Kategorie *Vertrieb und Leads*. Die erste, *Lead aus Formular → Notiz (KI)*, erkennt die Anfrage, erstellt einen Bericht darüber, wer sich meldet, was die Person braucht und was ein möglicher erster Schritt ist, und speichert ihn anschließend als Notiz im Ordner Leads. Sie müssen nichts ergänzen, können aber den Ordner ändern.
Die zweite, *Neuer Lead → Kontaktaufgabe (KI)*, erstellt auf Basis derselben Erkennung eine Aufgabe mit hoher Priorität und Fälligkeit am nächsten Tag. Vor dem Speichern wählen Sie den Arbeitsbereich aus. Beide Automatisierungsregeln werden als ungespeicherte Entwürfe geöffnet, sodass Sie sie prüfen können.
Eine Automatisierungsregel, die aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellt, liest weder den Fälligkeitstermin aus dem Nachrichtentext aus noch wählt sie anhand der Anfrage eine zuständige Person aus. Den Termin legen Sie als *+N Tage* ab Eingang der Nachricht fest und weisen die Aufgabe der von Ihnen angegebenen Person zu. Sollen Anfragen an verschiedene Personen gehen, erstellen Sie mehrere Automatisierungsregeln mit unterschiedlichen Bedingungen für Absender oder Betreff.
Häufig gestellte Fragen
Sind Automatisierungen in der Variante Standard enthalten?
Nein, das ist ein Modul der Variante Pro.
Funktioniert eine vom Assistenten erstellte Automatisierungsregel automatisch?
Nein. Der Assistent erstellt einen ungespeicherten, deaktivierten Entwurf. Die Automatisierungsregel wird erst aktiv, wenn Sie sie geprüft und auf „Speichern“ geklickt haben.
Muss ich in der Bedingung KI verwenden?
Nein. Sie können eine Bedingung für Priorität, Status, Arbeitsbereich, einen Begriff im Betreff oder in einer Nachricht, den Absender, den Dateinamen oder den Zeitpunkt eines Ereignisses festlegen. „KI bewertet“ ist eine der Optionen. Die Vorlage *Störungsmeldung → Aufgabe* verwendet die Schlüsselwörter „Störung“, „dringend“ und „funktioniert nicht“.
Was passiert, wenn die Automatisierungsregel Fehler macht oder zu oft ausgelöst wird?
Nach drei aufeinanderfolgenden Fehlern wird die Automatisierungsregel automatisch pausiert, und Sie erhalten eine Benachrichtigung und eine E-Mail. Auch wenn das Limit für Ausführungen pro Stunde überschritten wird, wird sie angehalten.
Greift die Automatisierung auf die E-Mails anderer Personen zu?
Nein. Die Automatisierungsregel reagiert nur auf Nachrichten in den Postfächern ihres Erstellers und wird mit dessen Berechtigungen ausgeführt. Sie kann weder Aufgaben anderer Personen bearbeiten noch Aufgaben in den Arbeitsbereichen anderer Personen erstellen. Auch ein Administrator kann das nicht.