Vad innebär automatisering i Task Manager?
Automatiseringar i Task Manager kan minska en del av arbetet med formulärärenden. Ärendet kommer via e-post. Någon måste läsa det, skriva in företagets uppgifter i en anteckning och skapa en uppgift med förfallodatum i morgon. När ärendena blir fler tar de här momenten allt mer tid.
Automatiseringar är en funktion i Pro-paketet. En automatiseringsregel har tre delar: NÄR något inträffar, OM villkoren är uppfyllda, UTFÖR åtgärder. Du behöver inte bygga den bit för bit. Du kan skriva till AI-assistenten: ”Jag vill att alla filer som kommer till chatten Bokföring ska sparas i katalogen FV, och att jag ska få en avisering ’FV har sparats’”. Assistenten förbereder ett utkast med namn, utlösare, villkor och åtgärder.
Utkastet är osparat och inaktiverat. Automatiseringsregeln körs inte förrän du klickar på Spara. Det är du som bestämmer om regeln ska utföra åtgärder i ditt namn.
Hur skapar man en regel?
När du ber AI-assistenten skapa en regel utifrån angivet material skriver den upp planen i punkter: NÄR, OM, UTFÖR. Om fönstret Automatiseringar är stängt och planen stämmer klickar du på kortet ”Gå till Automatiseringar” och sparar utkastet. Annars kan du svara: ”Byt mapp till Fakturor”, ”Lägg till ett villkor om att filen ska vara en PDF” eller ”Ta bort aviseringen”. Om fönstret Automatiseringar är öppet läggs ändringarna direkt in i utkastet, utan något kort. Du kan ange ett namn som ”chatten Bokföring”, ”mappen FV” eller ”Kasia Dąbrowska”. Appen hittar rätt objekt och visar namn den inte känner igen i kommentarerna ovanför utkastet.
Villkoret behöver inte vara ett strikt filter. Utöver prioritet, status och fras i ämnesraden finns ”AI bedömer (eget villkor)”. Du kan fråga om en bilaga ser ut att vara en faktura. AI ser avsändare, ämne, författare, ett utdrag ur innehållet, händelsens titel och bilagornas namn, men tittar inte inuti filerna. AI svarar ”ja” eller ”nej”; vid osäkerhet väljer den ”nej”. Villkoret kontrolleras sist, efter de övriga filtren, för att undvika onödiga förfrågningar.
Innan du aktiverar Automatiseringsregeln kontrollerar knappen Testa de senaste händelserna som matchar utlösaren och visar vad som skulle hända. Inget utförs eller skickas. Senare kan du i Historik se utförda steg, villkoret som gjorde att en körning hoppades över eller ett felmeddelande från servern. Poster sparas i 30 dagar.
Vad vinner du?
Du behöver inte skriva om varje ärende från ett e-postmeddelande i en anteckning och uppgift. I stället för att gå tillbaka till meddelandet mellan mötena kan du läsa den färdiga beskrivningen och ta hand om kontakten.
Du behöver inte någon som kan skapa regler. Beskriv vad som ska hända, som du skulle förklara det för en ny person i teamet. Om planen inte passar dina behov berättar du vad som ska ändras.
Även när du inte kollar din e-post kan ärendet hamna i en förberedd anteckning eller uppgift. Regeln gäller dock bara din inkorg, och uppgiften tilldelas den person som du har angett i förväg. Om Automatiseringsregeln stöter på ett fel får du en avisering vid det första felet i serien, i stället för att få veta om problemet först från kunden.
Användningsområde: en lead från ett formulär blir en anteckning och en uppgift
Kontoret får ärenden från ett formulär på webbplatsen. I katalogen med färdiga regler, under +, finns två Automatiseringsregler i kategorin *Försäljning och leads*. Den första, *Lead från formulär → anteckning (AI)*, känner igen ärendet, skriver en rapport om vem som hör av sig, vad personen behöver och vad ett första steg kan vara, och sparar den sedan som en anteckning i mappen Leads. Du behöver inte fylla i något, men du kan byta mapp.
Den andra, *Ny lead → kontaktuppgift (AI)*, skapar utifrån samma igenkänning en uppgift med hög prioritet och förfallodatum i morgon. Innan du sparar väljer du arbetsyta. Båda Automatiseringsreglerna öppnas som osparade utkast, så att du kan granska dem.
En Automatiseringsregel som skapar en uppgift från ett e-postmeddelande läser inte av något förfallodatum i meddelandet och väljer inte heller en ansvarig person utifrån ärendet. Du ställer in förfallodatumet som *+N dagar* från det att meddelandet kommer in och tilldelar uppgiften till den person du anger. Om ärenden ska gå till olika personer skapar du flera Automatiseringsregler med olika villkor för avsändare eller ämne.
Vanliga frågor
Ingår automatiseringar i varianten Standard?
Nej, det är en modul i varianten Pro.
Börjar en Automatiseringsregel som AI-assistenten har skapat att köras automatiskt?
Nej. AI-assistenten skapar ett osparat, inaktiverat utkast. Automatiseringsregeln börjar köras först när du har granskat den och klickat på Spara.
Måste jag använda AI i villkoret?
Nej. Du kan ställa in villkor för prioritet, status, arbetsyta, en fras i ämnesraden eller meddelandet, avsändare, filnamn eller tidpunkt för händelsen. ”AI bedömer” är ett av alternativen. Den färdiga regeln *Felanmälan → uppgift* använder nyckelorden ”fel”, ”brådskande” och ”fungerar inte”.
Vad händer om Automatiseringsregeln börjar ge fel resultat eller körs för ofta?
Efter tre fel i rad pausas Automatiseringsregeln automatiskt, och du får en avisering och ett e-postmeddelande. Den pausas också om gränsen för antal körningar per timme överskrids.
Kan automatiseringen komma åt någon annans e-post?
Nej. Automatiseringsregeln reagerar bara på meddelanden i den användares inkorgar som har skapat den och körs med den användarens behörigheter. Den kan inte skriva i någon annans uppgift eller skapa en uppgift i någon annans arbetsyta. Inte heller en administratör kan göra det.