V čem spočívá problém pěti nástrojů?
Dohoda s klientem přišla e-mailem. Někdo zapsal termín do kalendáře. Soubor s úpravami je na disku, rozhodnutí o verzi padlo v chatu a samotný úkol visí v pátém nástroji. O týden později musí někdo z pěti oken poskládat, na čem se domluvili. Pořád si není jistý, jestli na něco nezapomněl.
Jeden program místo pěti nástrojů odstraňuje přechody mezi aplikacemi. V aplikaci Task Manager jsou úkol, konverzace, přílohy a termín na jednom místě. Ve variantě Pro k nim lze navíc připojit i e-mailové vlákno. Jde o moduly jedné aplikace, ne o integraci pěti služeb.
Co všechno je skutečně v jednom okně?
Obrazovka má tři sloupce: vlevo seznam pracovních prostorů, uprostřed úkoly a chaty vybraného prostoru a vpravo otevřené vlákno. Hranici mezi posledními dvěma sloupci můžete přetáhnout myší nebo upravit pomocí šipek na klávesnici. Dvojklikem na lištu obnovíte výchozí nastavení. Modul pošty přidá sekci do levého sloupce a své panely zobrazí nad seznamem, místo aby otevíral samostatné okno.
Pole nad prostředním sloupcem vyhledává v názvech a popisech úkolů, názvech chatů i obsahu zpráv. Kalendář, Tabule, Poznámky, Soubory, Automatizace a AI asistent jsou dostupné pod jednou ikonou v horní liště. Klávesa G postupně přepíná mezi těmito zobrazeními a Shift+G se vrací opačným směrem. Klávesové zkratky nefungují při psaní do textového pole.
Pošta a sdílený disk, tedy modul Soubory, fungují v jednom okně - jsou to moduly varianty Pro. Příloha z vlákna úkolu je vidět v modulu Soubory bez kopírování. E-mailové vlákno lze propojit s úkolem, chatem nebo celým pracovním prostorem. Po propojení můžete úkol otevřít z nabídky e-mailového vlákna. Soubor z disku aplikace přiložíte k e-mailu bez stahování do počítače.
Co získáte?
Když se klient zeptá, jak věc pokračuje, nemusíte skládat historii případu ze tří zdrojů. Nemusíte se týmu doptávat, kdo změnil stav úkolu. Po dovolené se vrátíte k předchozí konverzaci, místo abyste znovu zjišťovali, na čem jste se domluvili.
Neposíláte stejný soubor potřetí jen proto, že ho někdo nenašel. Dohody z konverzace zůstávají u případu, kterého se týkají. Když po někom převezmete zakázku, nemusíte žádat o předání předchozí konverzace a příloh v samostatných zprávách.
Jak to vypadá v agentuře, která spravovala klienta na čtyřech místech
Account dostával zadání e-mailem, připomínky přes komunikátor a soubory přes cloud. Termíny si vedl v tabulce. Před schůzkou musel z těchto míst poskládat historii zakázky. V Task Manageru dostal každý klient vlastní pracovní prostor a každá zakázka úkol s termínem, přiřazenými lidmi a vláknem konverzace.
Uživatel si připojil firemní schránku a propojil e-mail s připomínkami s úkolem. Může přecházet z korespondence k zakázce a zpět. Přílohy z e-mailu ukládá v modulu Soubory, do složky „Pošta / název schránky / předmět vlákna“. Propojení je navigační zkratka, nikoli zpřístupnění korespondence. Obsah e-mailu vidí jen osoba, která má tuto schránku připojenou u sebe. Grafik přiřazený k úkolu uvidí zakázku a soubory nahrané do kořenové složky úkolu, ale ne soukromou korespondenci.
Nejčastější dotazy
Musím hned vypnout dosavadní programy?
Ne. Poštovní schránku připojíte přes IMAP, takže korespondence zůstane dostupná i v dosavadním poštovním klientovi. Task Manager ji ze serveru nemaže. Tým může přesouvat další oblasti vlastním tempem.
Jsou Pošta a Soubory součástí varianty Standard?
Ne, to jsou moduly varianty Pro. Ceny bez DPH najdete v ceníku.
Vidí všichni ve firmě totéž?
Ne. Pracovní prostor může být otevřený všem aktivním uživatelům nebo jen vybraným osobám. Běžný uživatel v něm vidí pouze úkoly, ke kterým byl přiřazen. Správce pracovního prostoru a globální správce v něm vidí všechny úkoly. Poštovní schránka patří jedné osobě a zůstává soukromá i před správcem.
Je třeba něco instalovat do počítačů?
Ne, Task Manager funguje v prohlížeči. Můžete si ho ale nainstalovat, aby se otevíral v samostatném okně bez adresního řádku a měl vlastní ikonu v Docku nebo nabídce Start. Instalace vyžaduje šifrované připojení https://. Program se nestahuje a nejsou potřeba oprávnění správce.
Bude fungovat i na telefonu?
Ano. V Androidu prohlížeč obvykle sám nabídne instalaci. Na iPhonu přidáte aplikaci na plochu ze Safari. Je to také podmínka pro přijímání systémových oznámení v iOS.