Qual è il problema dei cinque strumenti?
L'accordo con il cliente è arrivato via email. Qualcuno ha inserito la scadenza nel calendario. Il file con le modifiche è sul disco, la decisione sulla versione è nella chat e l'attività è rimasta nel quinto strumento. Una settimana dopo, qualcuno deve ricostruire gli accordi consultando cinque finestre. E non è ancora sicuro di non aver tralasciato nulla.
Un programma al posto di cinque strumenti elimina le interruzioni tra un'applicazione e l'altra. In Task Manager l'attività, la conversazione, gli allegati e la scadenza si trovano in un unico posto. Nel piano Pro puoi anche collegare una discussione di posta. Sono moduli della stessa applicazione, non l'integrazione di cinque servizi.
Che cosa c'è davvero in un'unica finestra?
La schermata ha tre colonne: a sinistra l'elenco degli Spazi di lavoro, al centro le attività e le chat dello spazio selezionato, a destra la discussione aperta. Puoi trascinare il divisore tra le ultime due colonne con il mouse o usare le frecce della tastiera. Con un doppio clic sulla barra ripristini la disposizione predefinita. Il modulo Posta aggiunge una sezione alla colonna sinistra e sovrappone i propri pannelli all'elenco, invece di aprire una finestra separata.
Il campo sopra la colonna centrale cerca negli argomenti e nelle descrizioni delle attività, nei nomi delle chat e nel contenuto dei messaggi. Calendario, Bacheca, Note, File, Automazioni e Assistente AI sono disponibili da un'unica icona nella barra superiore. Il tasto G passa da una visualizzazione all'altra in sequenza, mentre Shift+G torna indietro. Le scorciatoie non funzionano mentre scrivi in un campo di testo.
Posta e disco condiviso, cioè il modulo File, funzionano nella stessa finestra - sono moduli del piano Pro. L'allegato di una discussione di un'attività è visibile nel modulo File senza bisogno di copiarlo. Una discussione di posta può essere collegata a un'attività, a una chat o a un intero spazio di lavoro. Una volta collegata, puoi aprire l'attività dal menu della discussione di posta. Un file dal disco dell'applicazione lo allega alla mail senza scaricarlo sul computer.
Cosa ci guadagni?
Non devi ricostruire la cronologia di una pratica da tre fonti quando il cliente ti chiede a che punto è. Non devi chiedere al team chi ha modificato lo stato dell'attività. Dopo le ferie, riprendi la conversazione da dove si era interrotta, invece di ricostruire gli accordi da capo.
Non invii per la terza volta lo stesso file solo perché qualcuno non è riuscito a trovarlo. Gli accordi presi nella conversazione restano insieme alla pratica a cui si riferiscono. Quando subentri a un collega, non devi chiedergli di inoltrarti la conversazione precedente e gli allegati in messaggi separati.
Com'è cambiato il lavoro in un'agenzia che seguiva i clienti in quattro posti diversi
L'account manager riceveva i brief via email, le modifiche tramite un'app di messaggistica e i file via cloud. Teneva le scadenze in un foglio di calcolo. Prima delle riunioni doveva ricostruire la cronologia della commessa consultando tutte queste fonti. In Task Manager, ogni cliente ha il proprio Spazio di lavoro e ogni commessa è un'attività con una scadenza, le persone assegnate e la discussione collegata.
L'account manager ha collegato la propria casella aziendale e ha associato all'attività l'email con le modifiche. Può passare dalla corrispondenza alla commessa e viceversa. Salva gli allegati delle email nel modulo File, nella cartella «Posta / nome della casella / oggetto della discussione». Il collegamento è una scorciatoia di navigazione, non dà accesso alla corrispondenza. Il contenuto dell'email è visibile solo alla persona che ha collegato la casella al proprio account. Il grafico assegnato all'attività vedrà la commessa e i file caricati nella cartella principale dell'attività, ma non la corrispondenza privata.
Domande frequenti
Devo dismettere subito i programmi che uso già?
No. La casella di posta si collega tramite IMAP, quindi la corrispondenza resta accessibile nel client di posta che usi già. Task Manager non la cancella dal server. Il team può spostare le varie attività al proprio ritmo.
Posta e File sono disponibili nel piano Standard?
No, sono moduli del piano Pro. Gli importi IVA esclusa li trovi nei prezzi.
Tutti in azienda vedono le stesse cose?
No. Uno Spazio di lavoro può essere aperto a tutti gli utenti attivi oppure solo a persone selezionate. Un utente standard vede solo le attività a cui è stato assegnato. L'amministratore dello Spazio di lavoro e l'amministratore globale vedono tutte le attività al suo interno. La casella di posta appartiene a una sola persona e resta privata anche per l'amministratore.
È necessario installare qualcosa sui computer?
No, Task Manager funziona nel browser. Puoi comunque installarlo per aprirlo in una finestra separata, senza barra degli indirizzi, e avere una sua icona nel Dock o nel menu Start. L'installazione richiede una connessione cifrata https://. Non scarica un programma e non richiede privilegi di amministratore.
Funziona anche sul telefono?
Sì. Su Android il browser di solito propone automaticamente l'installazione. Su iPhone, puoi aggiungere l'app alla schermata Home da Safari. È anche un requisito per ricevere le notifiche di sistema su iOS.