Worin liegt das Problem mit fünf Tools?
Die Vereinbarung mit dem Kunden kam per E-Mail. Jemand hat den Termin in den Kalender eingetragen. Die Datei mit den Änderungen liegt auf dem Laufwerk, die Entscheidung zur Version fiel im Chat und die Aufgabe steckt im fünften Tool. Eine Woche später muss jemand die Absprachen aus fünf Fenstern zusammentragen. Und weiß immer noch nicht sicher, ob etwas fehlt.
Ein Programm statt fünf Tools beseitigt die Lücken zwischen Anwendungen. In Task Manager befinden sich Aufgabe, Unterhaltung, Anhänge und Fälligkeitsdatum an einem Ort. In der Pro-Variante lässt sich dort zusätzlich ein E-Mail-Thread verknüpfen. Das sind Module ein und derselben Anwendung, keine Integration von fünf Diensten.
Was steckt tatsächlich in einem Fenster?
Der Bildschirm hat drei Spalten: links die Liste der Arbeitsbereiche, in der Mitte Aufgaben und Chats des ausgewählten Arbeitsbereichs und rechts den geöffneten Thread. Die Trennlinie zwischen den beiden letzten Spalten lässt sich mit der Maus oder den Pfeiltasten verschieben. Ein Doppelklick auf die Leiste stellt die Standardeinstellung wieder her. Das E-Mail-Modul fügt der linken Spalte einen Bereich hinzu und legt seine eigenen Bedienfelder über die Liste, statt ein separates Fenster zu öffnen.
Das Feld über der mittleren Spalte durchsucht Aufgabentitel und -beschreibungen, Chatnamen sowie Nachrichteninhalte. Kalender, Board, Notizen, Dateien, Automatisierungen und KI-Assistent sind über ein Symbol in der oberen Leiste erreichbar. Mit der Taste G wechseln Sie der Reihe nach zwischen diesen Ansichten, mit Shift+G in die Gegenrichtung. Während Sie in ein Textfeld schreiben, funktionieren die Tastenkürzel nicht.
E-Mail und das gemeinsame Laufwerk, also das Modul Dateien, arbeiten im selben Fenster - das sind Module der Pro-Variante. Ein Anhang aus dem Thread einer Aufgabe erscheint ohne Kopieren im Modul Dateien. Ein E-Mail-Thread lässt sich mit einer Aufgabe, einem Chat oder einem ganzen Arbeitsbereich verknüpfen. Nach der Verknüpfung können Sie die Aufgabe aus dem Menü des E-Mail-Threads öffnen. Eine Datei vom Laufwerk der Anwendung hängen Sie an eine E-Mail an, ohne sie auf den Computer herunterzuladen.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen den Verlauf eines Falls nicht aus drei Quellen rekonstruieren, wenn ein Kunde nach dem aktuellen Stand fragt. Sie müssen auch nicht im Team nachfragen, wer den Aufgabenstatus geändert hat. Nach dem Urlaub können Sie an eine frühere Unterhaltung anknüpfen, statt die Absprachen von Anfang an zusammenzutragen.
Sie müssen dieselbe Datei nicht ein drittes Mal verschicken, nur weil jemand sie nicht gefunden hat. Absprachen aus einer Unterhaltung bleiben bei dem Fall, zu dem sie gehören. Wenn Sie einen Auftrag von jemand anderem übernehmen, müssen Sie sich frühere Unterhaltungen und Anhänge nicht in separaten Nachrichten weiterleiten lassen.
So sieht es in einer Agentur aus, die einen Kunden an vier verschiedenen Orten betreut hat
Der Account Manager bekam Briefings per E-Mail, Änderungswünsche über den Messenger und Dateien über die Cloud. Termine verwaltete er in einer Tabelle. Vor Besprechungen musste er den Auftragsverlauf aus diesen Quellen zusammentragen. In Task Manager erhielt jeder Kunde einen eigenen Arbeitsbereich und jeder Auftrag eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum, zugewiesenen Personen und einem Unterhaltungsthread.
Der Account Manager band sein Team-Postfach ein und verknüpfte die E-Mail mit den Änderungswünschen mit der Aufgabe. So kann er zwischen Korrespondenz und Auftrag wechseln. Anhänge aus E-Mails speichert er im Modul Dateien im Ordner „E-Mail / Postfachname / Thread-Betreff“. Die Verknüpfung dient der Navigation und gibt die Korrespondenz nicht frei. Den E-Mail-Inhalt sieht nur die Person, die das Postfach bei sich angebunden hat. Der der Aufgabe zugewiesene Grafiker sieht den Auftrag und die Dateien im Stammordner der Aufgabe, aber keine private Korrespondenz.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich die bisherigen Programme sofort abschalten?
Nein. Das E-Mail-Postfach wird über IMAP angebunden, sodass die Korrespondenz im bisherigen E-Mail-Programm weiterhin verfügbar bleibt. Task Manager löscht sie nicht vom Server. Das Team kann nach und nach weitere Bereiche umstellen - im eigenen Tempo.
Sind E-Mail und Dateien in der Variante Standard enthalten?
Nein, das sind Module der Pro-Variante. Die Nettopreise finden Sie in der Preisliste.
Sehen alle im Unternehmen dasselbe?
Nein. Ein Arbeitsbereich kann für alle aktiven Nutzer oder nur für ausgewählte Personen geöffnet sein. Ein normaler Nutzer sieht darin nur die Aufgaben, denen er zugewiesen wurde. Der Arbeitsbereichsadministrator und der globale Administrator sehen alle Aufgaben. Ein E-Mail-Postfach gehört einer Person und bleibt auch vor dem Administrator privat.
Muss ich etwas auf den Computern installieren?
Nein, Task Manager läuft im Browser. Sie können die Anwendung aber installieren, damit sie sich in einem eigenen Fenster ohne Adressleiste öffnet und ein eigenes Symbol im Dock oder im Startmenü hat. Für die Installation ist eine verschlüsselte Verbindung über https:// erforderlich. Es wird kein Programm heruntergeladen und Sie benötigen keine Administratorrechte.
Funktioniert das auch auf dem Smartphone?
Ja. Auf Android schlägt der Browser die Installation in der Regel selbst vor. Auf dem iPhone fügen Sie die App über Safari zum Home-Bildschirm hinzu. Das ist auch Voraussetzung dafür, Systembenachrichtigungen unter iOS zu erhalten.