Qual é o problema das cinco ferramentas?
O acordo com o cliente chegou por correio eletrónico. Alguém registou o prazo no calendário. O ficheiro com as alterações está no disco, a decisão sobre a versão foi tomada no chat e a própria tarefa está na quinta ferramenta. Uma semana depois, alguém tem de reconstituir o que foi acordado a partir de cinco janelas. Continua sem saber ao certo se não deixou nada passar.
Um único programa em vez de cinco ferramentas elimina as interrupções entre aplicações. No Task Manager, a tarefa, a conversa, os anexos e o prazo estão num só lugar. Na versão Pro é ainda possível associar uma conversa de e-mail. São módulos da mesma aplicação, e não a integração de cinco serviços.
O que está realmente na mesma janela?
O ecrã tem três colunas: à esquerda, a lista de workspaces; ao centro, as tarefas e os chats do espaço selecionado; à direita, o tópico aberto. É possível arrastar a divisória entre as duas últimas colunas com o rato ou ajustá-la com as setas do teclado. Um duplo clique na barra repõe a disposição predefinida. O módulo de correio eletrónico acrescenta uma secção à coluna da esquerda e sobrepõe os seus painéis à lista, em vez de abrir uma janela separada.
O campo acima da coluna central pesquisa os assuntos e as descrições das tarefas, os nomes dos chats e o conteúdo das mensagens. O Calendário, o Quadro, as Notas, os Ficheiros, as Automatizações e o Assistente de IA estão disponíveis através de um único ícone na barra superior. A tecla G percorre estas vistas pela ordem indicada e Shift+G percorre-as na ordem inversa. Os atalhos não funcionam enquanto escreve num campo de texto.
O Correio e o disco partilhado, ou seja, o módulo Ficheiros, funcionam na mesma janela - são módulos da versão Pro. O anexo de uma conversa de uma tarefa aparece no módulo Ficheiros sem necessidade de cópia. Uma conversa de e-mail pode ser associada a uma tarefa, a um chat ou a todo o workspace. Depois de associada, pode abrir a tarefa a partir do menu da conversa de e-mail. Um ficheiro do disco da aplicação é anexado ao e-mail sem ser descarregado para o computador.
O que ganha?
Não precisa de reconstituir o historial do processo a partir de três fontes quando o cliente pergunta em que ponto está. Não precisa de perguntar à equipa quem alterou o estado da tarefa. Depois das férias, retoma a conversa anterior em vez de recolher tudo o que foi acordado desde o início.
Não volta a enviar o mesmo ficheiro pela terceira vez só porque alguém não o encontrou. O que foi acordado na conversa fica associado ao processo a que diz respeito. Quando assume um trabalho de outra pessoa, não precisa de pedir que lhe reencaminhem a conversa anterior e os anexos em mensagens separadas.
Como funciona numa agência que geria o cliente em quatro sítios
O account recebia briefings por email, alterações por uma aplicação de mensagens e ficheiros através da cloud. Mantinha os prazos numa folha de cálculo. Antes das reuniões, tinha de reunir o historial do trabalho a partir desses sítios. No Task Manager, cada cliente recebeu o seu próprio workspace e cada trabalho - uma tarefa com prazo, pessoas atribuídas e um tópico de conversa.
O utilizador ligou a sua caixa de correio profissional e associou o e-mail com as correções à tarefa. Pode passar da correspondência para a tarefa e vice-versa. Guarda os anexos do e-mail no módulo Ficheiros, na pasta «Correio / nome da caixa de correio / assunto do tópico». A associação é um atalho de navegação, não uma partilha da correspondência. O conteúdo do e-mail só é visível para a pessoa que tem essa caixa de correio ligada à sua conta. O designer atribuído à tarefa verá a tarefa e os ficheiros carregados para a pasta principal da tarefa, mas não a correspondência privada.
Perguntas mais frequentes
Tenho de deixar de imediato de utilizar os programas que já uso?
Não. A caixa de correio é ligada através de IMAP, pelo que a correspondência continua disponível no cliente de correio eletrónico que já utiliza. O Task Manager não a apaga do servidor. A equipa pode transferir outras áreas ao seu próprio ritmo.
O Correio e os Ficheiros estão incluídos na versão Standard?
Não, são módulos da variante Pro. Encontra os valores líquidos na tabela de preços.
Todos na empresa veem o mesmo?
Não. O workspace pode estar aberto a todos os utilizadores ativos ou apenas a pessoas selecionadas. Um utilizador normal só vê as tarefas que lhe foram atribuídas. O administrador do workspace e o administrador global veem todas as tarefas. A caixa de correio pertence a uma pessoa e permanece privada, mesmo perante o administrador.
É preciso instalar alguma coisa nos computadores?
Não, o Task Manager funciona no navegador. No entanto, pode instalá-lo para que abra numa janela separada, sem barra de endereço, e tenha o seu próprio ícone na Dock ou no menu Iniciar. A instalação requer uma ligação encriptada https://. Não descarrega nenhum programa nem requer permissões de administrador.
Também funciona no telemóvel?
Sim. No Android, o navegador costuma sugerir a instalação automaticamente. No iPhone, a aplicação é adicionada ao ecrã principal através do Safari. Este é também um requisito para receber notificações do sistema no iOS.