Mikä on viiden työkalun ongelma?
Asiakkaan kanssa sovittu asia tuli sähköpostitse. Joku merkitsi määräajan kalenteriin. Korjattu tiedosto on levyllä, päätös versiosta tehtiin keskustelussa ja itse tehtävä on viidennessä työkalussa. Viikkoa myöhemmin jonkun on koottava sovitut asiat viidestä ikkunasta. Eikä vieläkään voi olla varma, ettei mitään jäänyt huomaamatta.
Yksi ohjelma viiden työkalun sijaan poistaa sovellusten väliset katkot. Task Managerissa tehtävä, keskustelu, liitteet ja määräaika ovat samassa paikassa. Pro-versiossa niihin voi liittää myös sähköpostiviestiketjun. Nämä ovat saman sovelluksen moduuleja, ei viiden eri palvelun integraatio.
Mitä samassa ikkunassa oikeastaan on?
Näytössä on kolme saraketta: vasemmalla työtilojen luettelo, keskellä valitun tilan tehtävät ja keskustelut, oikealla avoin viestiketju. Kahden viimeisen sarakkeen rajaa voi siirtää hiirellä tai nuolinäppäimillä. Kaksoisnapsautus palkissa palauttaa oletusasetuksen. Sähköpostimoduuli lisää osion vasempaan sarakkeeseen ja näyttää omat paneelinsa luettelon päällä sen sijaan, että avaisi erillisen ikkunan.
Keskimmäisen sarakkeen yläpuolella oleva kenttä hakee tehtävien aiheista ja kuvauksista, keskustelujen nimistä sekä viestien sisällöstä. Kalenteri, Taulu, Muistiinpanot, Tiedostot, Automaatiot ja AI-avustaja löytyvät yhdestä kuvakkeesta yläpalkissa. G-näppäimellä voi vaihtaa näiden näkymien välillä järjestyksessä, ja Shift+G vaihtaa takaisinpäin. Pikanäppäimet eivät toimi tekstikenttään kirjoitettaessa.
Sähköposti ja jaettu levy eli Tiedostot-moduuli toimivat samassa ikkunassa - nämä ovat Pro-version moduuleja. Tehtävän viestiketjun liite näkyy Tiedostot-moduulissa ilman kopioimista. Sähköpostiviestiketjun voi liittää tehtävään, keskusteluun tai koko työtilaan. Liittämisen jälkeen voit avata tehtävän sähköpostiviestiketjun valikosta. Sovelluksen levyllä olevan tiedoston voit liittää sähköpostiin lataamatta sitä ensin tietokoneelle.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse koota tapauksen historiaa kolmesta lähteestä, kun asiakas kysyy, mihin jäätiin. Sinun ei tarvitse kysyä tiimiltä, kuka muutti tehtävän tilaa. Loman jälkeen voit jatkaa aiempaa keskustelua sen sijaan, että kokoaisit sovitut asiat alusta asti.
Sinun ei tarvitse lähettää samaa tiedostoa kolmatta kertaa vain siksi, ettei joku löytänyt sitä. Keskustelussa sovitut asiat pysyvät niihin liittyvän tapauksen yhteydessä. Kun otat toimeksiannon hoitaaksesi joltain toiselta, sinun ei tarvitse pyytää aiempaa keskustelua ja liitteitä erillisissä viesteissä.
Miltä tämä näyttää toimistossa, joka hoiti asiakkaan asioita neljässä paikassa
Asiakkuusvastaava sai briiffit sähköpostitse, korjauspyynnöt viestisovelluksessa ja tiedostot pilvipalvelun kautta. Hän piti määräajat taulukossa. Ennen tapaamista hänen piti koota toimeksiannon historia näistä paikoista. Task Managerissa jokaiselle asiakkaalle luotiin oma työtila ja jokaisesta toimeksiannosta tehtävä, jolla oli määräaika, vastuuhenkilöt ja keskusteluketju.
Asiakkuusvastaava yhdisti yrityksen sähköpostilaatikkonsa ja linkitti korjauspyyntöjä sisältävän sähköpostin tehtävään. Hän voi siirtyä kirjeenvaihdosta toimeksiantoon ja takaisin. Hän tallentaa sähköpostin liitteet Tiedostot-moduuliin kansioon ”Sähköposti / postilaatikon nimi / viestiketjun aihe”. Linkitys on navigointipikakuvake, ei kirjeenvaihdon jakamista. Sähköpostin sisällön näkee vain henkilö, joka on yhdistänyt kyseisen postilaatikon omalle tililleen. Tehtävään osoitettu graafikko näkee toimeksiannon ja tehtäväkansion juureen ladatut tiedostot, mutta ei yksityistä kirjeenvaihtoa.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö minun heti poistaa nykyiset ohjelmat käytöstä?
Ei. Sähköpostilaatikko yhdistetään IMAP-yhteydellä, joten kirjeenvaihto on edelleen käytettävissä nykyisessä sähköpostiohjelmassa. Task Manager ei poista viestejä palvelimelta. Tiimi voi siirtää toimintoja sitä mukaa kuin itselle sopii.
Kuuluvatko Sähköposti ja Tiedostot Standard-pakettiin?
Ei, ne ovat Pro-paketin moduuleja. Hinnat alv 0 % löydät hinnoittelusta.
Näkevätkö kaikki yrityksessä saman sisällön?
Eivät. Työtila voi olla kaikkien aktiivisten käyttäjien käytettävissä tai vain valittujen henkilöiden käytössä. Tavallinen käyttäjä näkee siellä vain hänelle osoitetut tehtävät. Työtilan järjestelmänvalvoja ja yleinen järjestelmänvalvoja näkevät kaikki sen tehtävät. Sähköpostilaatikko kuuluu yhdelle henkilölle ja pysyy yksityisenä myös järjestelmänvalvojalta.
Pitääkö tietokoneille asentaa jotain?
Ei, Task Manager toimii selaimessa. Sen voi kuitenkin asentaa, jolloin se avautuu omaan ikkunaansa ilman osoiteriviä ja saa oman kuvakkeen Dockiin tai Käynnistä-valikkoon. Asennus edellyttää salattua https://-yhteyttä. Ohjelmaa ei ladata eikä järjestelmänvalvojan oikeuksia tarvita.
Toimiiko se myös puhelimessa?
Kyllä. Androidilla selain yleensä ehdottaa asennusta itse. iPhonella sovellus lisätään aloitusnäyttöön Safarista. Se on myös edellytys järjestelmäilmoitusten vastaanottamiselle iOS:ssä.