Vad är problemet med fem olika verktyg?
Överenskommelsen med kunden kom via e-post. Någon skrev in förfallodatumet i kalendern. Filen med ändringarna ligger på disken, beslutet om versionen fattades i chatten och själva uppgiften finns i det femte verktyget. En vecka senare måste någon återskapa överenskommelsen från fem fönster. Ändå är det inte säkert att inget har missats.
Ett program istället för fem verktyg tar bort pauserna mellan applikationer. I Task Manager finns uppgift, konversation, bilagor och förfallodatum på samma ställe. I Pro kan du dessutom koppla en e-posttråd dit. Det är moduler i samma applikation, inte en integration av fem olika tjänster.
Vad finns egentligen i ett och samma fönster?
Skärmen har tre kolumner: till vänster en lista över arbetsytor, i mitten uppgifter och chattar i den valda arbetsytan och till höger den öppna tråden. Gränsen mellan de två sista kolumnerna kan dras med musen eller flyttas med piltangenterna. Dubbelklicka på listen för att återställa standardinställningen. E-postmodulen lägger till en sektion i den vänstra kolumnen och visar sina paneler ovanpå listan i stället för att öppna ett separat fönster.
Fältet ovanför mittkolumnen söker i uppgifternas ämnen och beskrivningar, chattnamn och meddelandeinnehåll. Kalender, Tavla, Anteckningar, Filer, Automatiseringar och AI-assistent finns samlade under en ikon i det övre fältet. Tangenten G växlar mellan vyerna i tur och ordning, medan Shift+G går åt andra hållet. Genvägarna fungerar inte när du skriver i ett textfält.
E-post och den gemensamma disken, det vill säga modulen Filer, fungerar i samma fönster - det är moduler i Pro. En bilaga från en uppgifts tråd syns i modulen Filer utan att kopieras. En e-posttråd kan kopplas till en uppgift, en chatt eller en hel arbetsyta. När kopplingen är gjord kan du öppna uppgiften från e-posttrådens meny. En fil från applikationens disk bifogar du till ett mejl utan att ladda ner den till datorn.
Vad vinner du?
Du behöver inte återskapa ärendets historik från tre olika källor när kunden frågar hur det går. Du behöver inte fråga teamet vem som ändrade uppgiftens status. Efter ledigheten kan du återuppta den tidigare konversationen i stället för att samla in överenskommelserna på nytt.
Du skickar inte samma fil en tredje gång bara för att någon inte hittade den. Överenskommelser från en konversation finns kvar vid det ärende de gäller. När du tar över ett uppdrag från någon annan behöver du inte be om den tidigare konversationen och bilagorna i separata meddelanden.
Så här såg det ut på en byrå som hanterade kunden på fyra olika ställen
Account Manager fick briefar via e-post, ändringar i en chattapp och filer via molnet. Förfallodatum hölls i ett kalkylark. Inför mötet behövde hen sammanställa uppdragets historik från alla dessa ställen. I Task Manager fick varje kund en egen Arbetsyta och varje uppdrag en uppgift med förfallodatum, tilldelade personer och en konversationstråd.
Account Manager kopplade in sin gemensamma inkorg och kopplade mejlet med ändringarna till uppgiften. Hen kan gå från korrespondensen till uppdraget och tillbaka. Bilagor från mejlet sparar hen i modulen Filer, i mappen ”E-post / inkorgens namn / trådens ämne”. Kopplingen är en genväg för navigering, inte ett sätt att dela korrespondensen. Endast personen som har kopplat in inkorgen kan se mejlets innehåll. En grafiker som tilldelats uppgiften ser uppdraget och filer som laddats upp i uppgiftsmappens rot, men inte den privata korrespondensen.
Vanliga frågor
Måste jag stänga av de program vi redan använder direkt?
Nej. E-post kopplas in via IMAP, så korrespondensen är fortfarande tillgänglig i den e-postklient ni redan använder. Task Manager raderar den inte från servern. Teamet kan flytta över olika delar i sin egen takt.
Ingår E-post och Filer i Standard?
Nej, det är moduler i Pro-paketet. Priser exkl. moms hittar du i prislistan.
Ser alla i företaget samma sak?
Nej. En Arbetsyta kan vara öppen för alla aktiva användare eller bara för utvalda personer. En vanlig användare ser endast uppgifter som hen har tilldelats. Arbetsytans administratör och den globala administratören ser alla uppgifter där. En e-postlåda tillhör en person och förblir privat även för administratören.
Behöver jag installera något på datorerna?
Nej, Task Manager fungerar i webbläsaren. Du kan ändå installera det så att det öppnas i ett eget fönster utan adressfält och får en egen ikon i Dock eller på Start-menyn. Installationen kräver en krypterad anslutning med https://. Inget program laddas ner och administratörsbehörighet behövs inte.
Fungerar det på mobilen också?
Ja. På Android brukar webbläsaren själv föreslå installation. På iPhone lägger du till appen på hemskärmen från Safari. Det är också ett krav för att få systemaviseringar på iOS.