Quel est le problème avec cinq outils différents ?
L’accord avec le client est arrivé par e-mail. Quelqu’un a inscrit l’échéance dans son calendrier. Le fichier avec les corrections se trouve sur un disque, la décision concernant la version a été prise dans une discussion, et la tâche elle-même traîne dans un cinquième outil. Une semaine plus tard, quelqu’un doit reconstituer les échanges à partir de cinq fenêtres. Et il ne sait toujours pas s’il a tout retrouvé.
Un seul programme à la place de cinq outils supprime les ruptures entre applications. Dans Task Manager, la tâche, la conversation, les pièces jointes et l'échéance se trouvent au même endroit. Dans la formule Pro, vous pouvez aussi y relier un fil de messagerie. Ce sont des modules d'une même application, pas l'intégration de cinq services.
Qu’est-ce qui se trouve vraiment dans une seule fenêtre ?
L’écran comporte trois colonnes : à gauche, la liste des Espaces de travail ; au centre, les tâches et discussions de l’espace sélectionné ; à droite, le fil de discussion ouvert. Vous pouvez déplacer à la souris ou avec les flèches du clavier la séparation entre les deux dernières colonnes. Un double-clic sur la barre rétablit la disposition par défaut. Le module de messagerie ajoute une section dans la colonne de gauche et superpose ses panneaux à la liste, au lieu d’ouvrir une fenêtre séparée.
Le champ au-dessus de la colonne centrale permet de rechercher dans les sujets et descriptions des tâches, les noms des discussions et le contenu des messages. Le Calendrier, le Tableau, les Notes, les Fichiers, les Automatisations et l’Assistant IA sont accessibles depuis une seule icône dans la barre supérieure. La touche G permet de passer d’une vue à l’autre dans l’ordre, et Shift+G de revenir en arrière. Les raccourcis ne fonctionnent pas pendant la saisie dans un champ de texte.
La Messagerie et le disque partagé, c'est-à-dire le module Fichiers, fonctionnent dans la même fenêtre - ce sont des modules de la formule Pro. La pièce jointe d'un fil de discussion de tâche apparaît dans le module Fichiers sans copie. Un fil de messagerie peut être relié à une tâche, une discussion ou tout un espace de travail. Une fois le lien établi, vous pouvez ouvrir la tâche depuis le menu du fil de messagerie. Un fichier du disque de l'application s'attache à un e-mail sans être téléchargé sur l'ordinateur.
Qu'y gagnez-vous ?
Vous n’avez pas à reconstituer l’historique d’un dossier à partir de trois sources quand un client vous demande où en est le travail. Vous n’avez pas à demander à votre équipe qui a modifié le statut de la tâche. À votre retour de congé, vous retrouvez la conversation précédente au lieu de devoir reconstituer les échanges depuis le début.
Vous n’envoyez pas une troisième fois le même fichier simplement parce que quelqu’un ne l’a pas trouvé. Les décisions prises dans une discussion restent associées au dossier concerné. Lorsque vous reprenez une mission confiée à quelqu’un d’autre, vous n’avez pas à demander que les échanges précédents et les pièces jointes vous soient transférés dans des messages séparés.
À quoi cela ressemble dans une agence qui gérait un client à quatre endroits différents
L’account recevait les briefs par e-mail, les corrections sur une messagerie instantanée et les fichiers via un service cloud. Il suivait les échéances dans un tableur. Avant une réunion, il devait reconstituer l’historique de la mission à partir de ces différents endroits. Dans Task Manager, chaque client a eu son propre Espace de travail, et chaque mission a été organisée en tâche avec une échéance, des personnes assignées et un fil de discussion.
L’account a connecté sa boîte mail professionnelle et associé l’e-mail contenant les corrections à la tâche. Il peut passer de la correspondance à la mission et inversement. Il enregistre les pièces jointes de l’e-mail dans le module Fichiers, dans le dossier « Messagerie / nom de la boîte mail / sujet du fil de discussion ». L’association sert de raccourci de navigation ; elle ne donne pas accès à la correspondance. Seule la personne qui a connecté cette boîte mail peut voir le contenu des e-mails. Le graphiste assigné à la tâche verra la mission et les fichiers déposés à la racine du dossier de la tâche, mais pas la correspondance privée.
Questions fréquentes
Dois-je arrêter immédiatement d’utiliser les logiciels actuels ?
Non. La boîte mail se connecte via IMAP, vos échanges restent donc accessibles dans votre client de messagerie habituel. Task Manager ne les supprime pas du serveur. Votre équipe peut transférer ses activités progressivement, à son rythme.
La Messagerie et les Fichiers sont-ils inclus dans la formule Standard ?
Non, ce sont des modules de l'offre Pro. Les montants HT figurent dans les tarifs.
Est-ce que tout le monde dans l’entreprise voit la même chose ?
Non. Un Espace de travail peut être ouvert à tous les utilisateurs actifs ou réservé à certaines personnes. Un utilisateur standard n’y voit que les tâches qui lui sont attribuées. L’administrateur de l’Espace de travail et l’administrateur général y voient toutes les tâches. Une boîte mail appartient à une seule personne et reste privée, même pour l’administrateur.
Faut-il installer quelque chose sur les ordinateurs ?
Non, Task Manager fonctionne dans un navigateur. Vous pouvez toutefois l’installer pour l’ouvrir dans une fenêtre séparée, sans barre d’adresse, et disposer de sa propre icône dans le Dock ou le menu Démarrer. L’installation nécessite une connexion chiffrée https://. Aucun programme n’est téléchargé et les droits d’administrateur ne sont pas nécessaires.
Est-ce que ça fonctionne aussi sur téléphone ?
Oui. Sur Android, le navigateur propose généralement l’installation de lui-même. Sur iPhone, vous pouvez ajouter l’application à l’écran d’accueil depuis Safari. C’est également nécessaire pour recevoir des notifications système sur iOS.