V čom je problém piatich nástrojov?
Dohoda s klientom prišla e-mailom. Niekto zapísal termín do kalendára. Súbor s úpravami je na disku, o verzii sa rozhodlo v chate a samotná úloha zostala v piatom nástroji. O týždeň musí niekto poskladať dohodnuté informácie z piatich okien. Stále si nemôže byť istý, či na niečo nezabudol.
Jeden program namiesto piatich nástrojov odstraňuje prestoje medzi aplikáciami. V Task Manageri sú úloha, konverzácia, prílohy a termín na jednom mieste. Vo variante Pro je možné k nim priradiť aj vlákno pošty. Sú to moduly tej istej aplikácie, nie integrácia piatich služieb.
Čo sa vlastne nachádza v jednom okne?
Obrazovka má tri stĺpce: vľavo zoznam pracovných priestorov, uprostred úlohy a chaty vybraného priestoru a vpravo otvorené vlákno. Hranicu medzi poslednými dvoma stĺpcami možno posúvať myšou alebo šípkami na klávesnici. Dvojitým kliknutím na lištu obnovíte predvolené nastavenie. Modul pošty pridáva sekciu do ľavého stĺpca a svoje panely zobrazuje nad zoznamom namiesto toho, aby otváral samostatné okno.
Pole nad stredným stĺpcom vyhľadáva v predmetoch a opisoch úloh, názvoch chatov aj obsahu správ. Kalendár, Nástenka, Poznámky, Súbory, Automatizácie a Asistent AI sú dostupné pod jednou ikonou v hornej lište. Kláves G postupne prepína tieto zobrazenia a Shift+G prepína opačným smerom. Skratky nefungujú počas písania do textového poľa.
Pošta a spoločný disk, teda modul Súbory, fungujú v rovnakom okne - sú to moduly variantu Pro. Príloha z vlákna úlohy sa zobrazí v module Súbory bez kopírovania. Vlákno pošty je možné prepojiť s úlohou, chatom alebo celým pracovným priestorom. Po prepojení môžete úlohu otvoriť z menu mailového vlákna. Súbor z disku aplikácie priložíte k e-mailu bez sťahovania do počítača.
Čo získate?
Keď sa klient pýta, ako veci pokračujú, nemusíte rekonštruovať históriu prípadu z troch zdrojov. Nemusíte sa pýtať tímu, kto zmenil stav úlohy. Po dovolenke sa vrátite k predchádzajúcej konverzácii namiesto toho, aby ste od začiatku zbierali informácie o dohodnutom postupe.
Neposielate ten istý súbor tretíkrát len preto, že ho niekto nenašiel. Dohodnuté informácie z konverzácie zostávajú pri úlohe, ktorej sa týkajú. Keď prevezmete zákazku po niekom inom, nemusíte žiadať o preposlanie predchádzajúcej konverzácie a príloh v samostatných správach.
Ako to vyzerá v agentúre, ktorá spravovala klienta na štyroch miestach
Account manažér dostával zadania e-mailom, pripomienky cez komunikátor a súbory cez cloud. Termíny si zaznamenával do tabuľky. Pred stretnutím musel poskladať históriu zákazky z týchto miest. V Task Manageri dostal každý klient vlastný pracovný priestor a každá zákazka vlastnú úlohu s termínom, priradenými osobami a vláknom konverzácie.
Používateľ pripojil svoju firemnú schránku a prepojil e-mail s pripomienkami s úlohou. Môže prechádzať z korešpondencie k zadaniu a späť. Prílohy z e-mailu ukladá v module Súbory, do priečinka „Pošta / názov schránky / predmet vlákna“. Prepojenie slúži ako navigačná skratka, nie ako sprístupnenie korešpondencie. Obsah e-mailu vidí iba osoba, ktorá má túto schránku pripojenú vo svojom účte. Grafik priradený k úlohe uvidí zadanie a súbory nahraté do koreňového priečinka úlohy, nie však súkromnú korešpondenciu.
Najčastejšie otázky
Musím hneď vypnúť doterajšie programy?
Nie. Poštová schránka sa pripája cez IMAP, takže korešpondencia zostáva dostupná v doterajšom poštovom klientovi. Task Manager ju zo servera nevymazáva. Tím môže jednotlivé oblasti presúvať vlastným tempom.
Sú Pošta a Súbory súčasťou variantu Standard?
Nie, sú to moduly variantu Pro. Sumy bez DPH nájdete v cenníku.
Vidí každý vo firme to isté?
Nie. Pracovný priestor môže byť otvorený pre každého aktívneho používateľa alebo iba pre vybrané osoby. Bežný používateľ v ňom vidí len úlohy, ku ktorým bol priradený. Administrátor pracovného priestoru a globálny administrátor v ňom vidia všetky úlohy. Poštová schránka patrí jednej osobe a zostáva súkromná aj pred administrátorom.
Treba niečo inštalovať do počítačov?
Nie, Task Manager funguje v prehliadači. Môžete si ho však nainštalovať, aby sa otváral v samostatnom okne bez panela s adresou a mal vlastnú ikonu v Docku alebo v ponuke Štart. Inštalácia vyžaduje šifrované pripojenie https://. Program sa nesťahuje a nie sú potrebné oprávnenia správcu.
Bude fungovať aj na telefóne?
Áno. V Androide prehliadač zvyčajne sám ponúkne inštaláciu. Na iPhone sa aplikácia pridáva na domovskú obrazovku cez Safari. Je to tiež podmienka na prijímanie systémových oznámení v iOS.