¿Cuál es el problema de usar cinco herramientas?
El acuerdo con el cliente llegó por correo. Alguien anotó la fecha límite en el calendario. El archivo con las correcciones está en el disco, la decisión sobre la versión se tomó en el chat y la tarea en sí está en la quinta herramienta. Una semana después, alguien tiene que reconstruir lo acordado a partir de cinco ventanas. Y sigue sin tener la certeza de que no se le haya pasado nada por alto.
Un programa en lugar de cinco herramientas elimina las pausas entre aplicaciones. En Task Manager, la tarea, la conversación, los adjuntos y la fecha límite están en un solo lugar. En el plan Pro, además puedes vincular ahí un hilo de correo. Son módulos de la misma aplicación, no la integración de cinco servicios.
¿Qué hay exactamente en una sola ventana?
La pantalla tiene tres columnas: a la izquierda, la lista de Espacios de trabajo; en el centro, las tareas y los chats del espacio seleccionado; y a la derecha, el hilo abierto. Puedes arrastrar con el ratón la separación entre las dos últimas columnas o moverla con las flechas del teclado. Haz doble clic en la barra para volver a la configuración predeterminada. El módulo de correo añade una sección a la columna izquierda y muestra sus paneles sobre la lista, en lugar de abrir una ventana aparte.
El campo situado encima de la columna central busca en los títulos y las descripciones de las tareas, los nombres de los chats y el contenido de los mensajes. Calendario, Tablero, Notas, Archivos, Automatizaciones y Asistente de IA están disponibles desde un solo icono en la barra superior. La tecla G cambia de vista en orden y Shift+G vuelve en sentido contrario. Los atajos no funcionan mientras escribes en un campo de texto.
El Correo y el disco compartido, es decir el módulo Archivos, funcionan en la misma ventana - son módulos del plan Pro. El adjunto de un hilo de tarea aparece en el módulo Archivos sin necesidad de copiarlo. Un hilo de correo se puede vincular a una tarea, a un chat o a todo el espacio de trabajo. Una vez vinculado, puedes abrir la tarea desde el menú del hilo de correo. Un archivo del disco de la aplicación se adjunta al correo sin descargarlo al ordenador.
¿Qué ganas?
No tienes que reconstruir el historial de un caso a partir de tres fuentes cuando un cliente pregunta en qué punto está. No tienes que preguntar al equipo quién cambió el estado de una tarea. Cuando vuelves de vacaciones, retomas la conversación anterior en lugar de recopilar los acuerdos desde el principio.
No vuelves a enviar el mismo archivo por tercera vez solo porque alguien no lo encuentra. Lo acordado en la conversación queda junto al caso al que se refiere. Cuando te haces cargo de un encargo de otra persona, no tienes que pedirle que te reenvíe la conversación anterior y los archivos adjuntos en mensajes separados.
Cómo funciona en una agencia que gestionaba a sus clientes en cuatro sitios distintos
El gestor de cuentas recibía los briefs por correo, las correcciones por mensajería y los archivos en la nube. Llevaba las fechas límite en una hoja de cálculo. Antes de una reunión, tenía que reconstruir el historial del encargo a partir de todas esas fuentes. En Task Manager, cada cliente tiene su propio Espacio de trabajo y cada encargo, una tarea con fecha límite, personas asignadas y un hilo de conversación.
El gestor de cuentas conectó su buzón compartido y vinculó el correo con las correcciones a la tarea. Puede pasar de la correspondencia al encargo y viceversa. Guarda los archivos adjuntos del correo en el módulo Archivos, en la carpeta «Correo / nombre del buzón / asunto del hilo». El vínculo es un acceso directo de navegación, no da acceso a la correspondencia. Solo puede ver el contenido del correo la persona que tiene ese buzón conectado. El diseñador asignado a la tarea verá el encargo y los archivos subidos a la carpeta raíz de la tarea, pero no la correspondencia privada.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que dejar de usar inmediatamente los programas que ya utilizo?
No. El buzón se conecta mediante IMAP, así que la correspondencia sigue estando disponible en el cliente de correo que ya utilizas. Task Manager no la elimina del servidor. El equipo puede ir trasladando distintas áreas a su propio ritmo.
¿Están Correo y Archivos en el plan Standard?
No, son módulos de la versión Pro. Encontrarás los importes netos en la página de precios.
¿Todos en la empresa ven lo mismo?
No. Un Espacio de trabajo puede estar abierto a todos los usuarios activos o solo a determinadas personas. Un usuario normal solo ve las tareas que tiene asignadas. El administrador del Espacio de trabajo y el administrador global ven todas las tareas. El buzón pertenece a una sola persona y sigue siendo privado incluso para el administrador.
¿Hay que instalar algo en los ordenadores?
No, Task Manager funciona en el navegador. Aun así, puedes instalarlo para que se abra en una ventana independiente, sin barra de direcciones, y tenga su propio icono en el Dock o en el menú Inicio. La instalación requiere una conexión cifrada https://. No descarga ningún programa ni requiere permisos de administrador.
¿También funciona en el móvil?
Sí. En Android, el navegador suele ofrecerte la instalación automáticamente. En iPhone, puedes añadir la aplicación a la pantalla de inicio desde Safari. También es un requisito para recibir notificaciones del sistema en iOS.