V čem spočívá problém zpráv ve schránce?
Požadavek od klienta přijde e-mailem a tam také zůstane. Někdo si ho musí přečíst, přepsat do seznamu úkolů, nastavit termín, přiřadit odpovědnou osobu a uložit přílohy. Do té doby je jedinou stopou případu zpráva v cizí schránce. Zbytek týmu ani nemusí vědět, že něco čeká.
E-mail, který sám založí úkol, je pravidlo automatizace v aplikaci Task Manager sestavené podle schématu KDYŽ / POKUD / PROVEĎ. Pokud zpráva splňuje podmínky, vznikne úkol propojený s vláknem korespondence. Přílohy se uloží do Souborů. Nikdo nepřepisuje žádost ručně. Pošta, Automatizace a Soubory jsou moduly varianty Pro.
Jak takové pravidlo vypadá uvnitř?
Spouštěčem je Nový e-mail ve schránce. Reaguje pouze na přijaté zprávy - kopie vašich vlastních odeslaných zpráv ho nespustí. V podmínkách můžete určit odesílatele, předmět e-mailu, schránku (pokud jich máte několik) a přítomnost přílohy. Do polí „obsahuje“ můžete zadat několik slov oddělených čárkou. Stačí, aby se shodovalo jedno. Pište kořen slova místo celého slova: „faktura“ nerozpozná „fakturu“, ale „faktur“ rozpozná oba tvary.
Když takový filtr nestačí, přidáte podmínku „AI posoudí“. Můžete popsat, že jde o reklamaci nebo přílohu, která vypadá jako faktura. AI vidí odesílatele, předmět, část obsahu a názvy příloh. Nenahlíží do samotných souborů. Tato podmínka se kontroluje jako poslední, až po ostatních filtrech, aby se omezily zbytečné dotazy. Pokud si není jistá, odpoví „ne“.
V části PROVEĎ postupně nastavíte maximálně deset bloků. U Vytvořit úkol určíte pracovní prostor, odpovědnou osobu a termín, například +2 dny od přijetí e-mailu. Do předmětu a popisu můžete vložit {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} a {{mail.nadawca}}. Potom přidáte Napsat zprávu nebo Zprávu napíše AI. Zpráva se zařadí do vlákna vytvořeného úkolu, pokud je blok vytvářející úkol umístěný před ní. Pomocí Uložit přílohy do složky můžete použít cestu Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. Lomítko vytvoří další úroveň a chybějící složky vzniknou automaticky. Před zapnutím pravidla tlačítko Testovat na posledních událostech ukáže, co by se stalo. Nic neprovede ani neodešle.
Co se změní ve vašem dni
Ráno nemusíte procházet schránku a zjišťovat, které požadavky předat dál. Ty, které splnily podmínky, čekají jako úkoly s termínem, přiřazenou osobou a popisem z e-mailu. Začínáte rozhodováním, ne přepisováním.
Nemusíte také hledat fotky závady mezi přílohami starými tři týdny. Soubory ze zpráv se ukládají do složek rozdělených podle roku a měsíce. Když se někdo později zeptá, co přesně klient napsal, můžete se z úkolu vrátit k původní korespondenci. Propojení funguje i opačným směrem.
Servisní firma, která přijímá hlášení závad e-mailem
Hlášení závady přijde v 7:40, ještě než kdokoli usedne ke stolu. Vlastní pravidlo vybírá e-maily podle domény odesílatele, vytvoří úkol v určeném pracovním prostoru s termínem +2 dny a uloží přílohy do složky pro hlášení. Odpovědnou osobu určíte v pravidle. Ráno můžete začít úkolem propojeným s e-mailem místo přepisování hlášení ze schránky.
Toto pravidlo nevyčte termín z obsahu e-mailu. Termín nastavíte jako určitý počet dnů od jeho přijetí. Nevybere ani odpovědnou osobu podle obsahu - přiřadí tu, kterou určíte. Pokud mají hlášení směřovat k různým lidem, vytvoříte samostatná pravidla s podmínkami týkajícími se odesílatele nebo předmětu. Hotová pravidla Reklamace → naléhavý úkol (AI) a Hlášení závady → úkol najdete v katalogu pod +. U obou určíte svůj pracovní prostor a pravidlo uložíte.
Nejčastější dotazy
Potřebuji modul Pošta?
Ano - k práci s firemní schránkou v aplikaci potřebujete variantu Pro, ve které jsou Pošta a Automatizace. Hotové šablony pro poštu jsou dostupné, pokud máte přístup k modulu Pošta. Pro použití spouštěče „Nový e-mail ve schránce“ potřebujete připojenou schránku.
Může někdo jiný vytvořit automatizaci v mé schránce?
Ne. Pravidlo reaguje výhradně na schránky svého autora. Změnit to nemůže ani správce.
Vytvoří každý e-mail úkol?
Ne. Úkol se vytvoří jen pro e-mail, který splní všechny podmínky pravidla. Podmínky se propojují pomocí „a“; různé scénáře vyžadují samostatná pravidla.
Jak poznám, že pravidlo zafungovalo?
Tlačítko Historie zobrazuje události, které spustily automatizaci: provedené včetně seznamu kroků, přeskočené s uvedením podmínky a chyby se zprávou serveru. Záznamy se uchovávají 30 dní.