Miben áll a postafiókba érkező bejelentések problémája?
Az ügyfél bejelentése e-mailben érkezik, és ott is marad. Valakinek el kell olvasnia, fel kell vennie a feladatlistára, határidőt kell beállítania, ki kell jelölnie a felelőst, és el kell mentenie a mellékleteket. Addig az ügy egyetlen nyoma valaki más postafiókjában lévő üzenet. Előfordulhat, hogy a csapat többi tagja nem is tud arról, hogy van egy elintézendő ügy.
A levél, amely önmagától feladatot hoz létre, egy Task Manager automatizálási szabály, amely a HA / AMENNYIBEN / VÉGREHAJTVA séma szerint épül fel. Ha az üzenet megfelel a feltételeknek, létrejön egy, a levelezési szálhoz kapcsolt feladat. A mellékletek a Fájlok közé kerülnek. Senkinek nem kell kézzel átírnia a bejelentést. A Levelezés, az Automatizálások és a Fájlok a Pro csomag moduljai.
Hogyan néz ki belülről egy ilyen Automatizálási szabály?
Az indító a Új e-mail a postafiókban. Csak a beérkezett üzenetekre reagál - a saját elküldött leveleid másolatai nem indítják el. A feltételekben megadhatod a feladót, az e-mail tárgyát, a postafiókot (ha több is van), valamint azt, hogy legyen-e melléklet. A „tartalmazza” mezőkbe több szót is beírhatsz vesszővel elválasztva. Elég, ha az egyik találatot ad. A teljes szó helyett annak tövét írd be: a „faktura” nem találja meg a „fakturę” alakot, a „faktur” viszont mindkét alakra illeszkedik.
Ha ez a szűrő nem elég, hozzáadhatod az „Az AI értékeli” feltételt. Leírhatod például, hogy reklamációról van szó, vagy olyan mellékletről, amely számlának tűnik. Az AI látja a feladót, a tárgyat, a levél egy részletét és a mellékletek nevét. A fájlok tartalmába nem néz bele. Ezt a feltételt a többi szűrő után ellenőrzi, hogy csökkentse a felesleges kérések számát. Bizonytalanság esetén „nem” választ ad.
A VÉGREHAJTÁS részben legfeljebb tíz elemet állíthatsz be egymás után. A Feladat létrehozása elemnél megadod a Munkaterületet, a felelőst és a határidőt, például az e-mail beérkezése utáni +2 napot. A tárgyba és a leírásba beillesztheted a {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} és {{mail.nadawca}} változókat. Ezután hozzáadhatod az Üzenet írása vagy az AI írja meg az üzenetet elemet. Az üzenet a létrehozott feladat beszélgetésszálába kerül, ha a feladatot létrehozó elem korábban szerepel. A Mellékletek mentése mappába elemnél használhatod a Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}} elérési utat. A perjel újabb szintet hoz létre, a hiányzó mappák pedig automatikusan létrejönnek. Az Automatizálási szabály bekapcsolása előtt a Tesztelés gomb megmutatja, mi történt volna a legutóbbi eseményekkel. Nem hajt végre semmit, és nem küld üzenetet.
Mi változik a napodban
Reggel nem kell átnézned a postafiókodat, hogy kiderítsd, mely bejelentéseket kell továbbítanod. A feltételeknek megfelelő bejelentések határidővel, kijelölt felelőssel és az e-mailből származó leírással várnak feladatként. Nem az átírással, hanem a döntéssel kezded a napot.
Nem kell többé három héttel ezelőtti mellékletek között keresned a hiba fényképeit sem. Az üzenetek fájljai év és hónap szerint vannak rendezve. Ha valaki később megkérdezi, pontosan mit írt az ügyfél, a feladatból visszatérhetsz az eredeti levelezéshez. A kapcsolat visszafelé is működik.
E-mailben érkező hibabejelentéseket kezelő szolgáltató
A hibabejelentés 7:40-kor érkezik, még mielőtt bárki leülne az asztalához. A saját automatizálási szabály a feladó domainje alapján kiválasztja az e-maileket, létrehoz egy feladatot a megadott Munkaterületen +2 napos határidővel, a mellékleteket pedig a bejelentések mappájába menti. A felelőst az automatizálási szabályban adod meg. Reggel már az e-mailhez kapcsolódó feladattal kezdhetsz, nem kell a bejelentést átmásolnod a postafiókból.
Ez az automatizálási szabály nem olvassa ki a határidőt az e-mail szövegéből. Azt állíthatod be, hogy az e-mail érkezése után hány nappal legyen a határidő. A felelőst sem az e-mail tartalma alapján választja ki - azt rendeli hozzá, akit megadsz. Ha a bejelentéseknek különböző személyekhez kell kerülniük, külön automatizálási szabályokat hozhatsz létre a feladóra vagy a tárgyra vonatkozó feltételekkel. A Reklamáció → sürgős feladat (AI) és a Hibabejelentés → feladat kész automatizálási szabályt a + alatt találod a katalógusban. Mindkettőnél megadod a saját Munkaterületedet, majd elmented az automatizálási szabályt.
Gyakori kérdések
Szükségem van a Levelezés modulra?
Igen - a céges postafiókon történő munkához a programban Pro csomagra van szükséged, amelyben megtalálható a Levelezés és az Automatizálások. A levelezési sablonok akkor érhetők el, ha hozzáférésed van a Levelezés modulhoz. Az „Új e-mail a postafiókban” indítóesemény használatához csatlakoztatott postafiókra van szükség.
Létrehozhat valaki más automatizálást a postafiókomhoz?
Nem. Az automatizálási szabály kizárólag a létrehozója postafiókjaira reagál. Ezt még a rendszergazda sem módosíthatja.
Minden e-mailből feladat lesz?
Nem. Feladat csak olyan e-mailből jön létre, amely megfelel az Automatizálási szabály összes feltételének. A feltételeket az „és” kapcsolja össze; a különböző forgatókönyvekhez külön Automatizálási szabályokra van szükség.
Honnan tudom, hogy lefutott az Automatizálási szabály?
Az Előzmények gomb megmutatja az indítót elérő eseményeket: a végrehajtottakat a lépések listájával, az átugrottakat a feltétel megjelölésével, a hibákat pedig a szerver üzenetével. A bejegyzéseket 30 napig tároljuk.