Qual è il problema delle segnalazioni nella casella di posta?
La segnalazione di un cliente arriva via e-mail e resta lì. Qualcuno deve leggerla, copiarla nell'elenco delle attività, impostare una scadenza, assegnarla a una persona e salvare gli allegati. Fino a quel momento, l'unica traccia della richiesta è un messaggio nella casella di qualcun altro. Il resto del team potrebbe non sapere nemmeno che c'è qualcosa da fare.
Una mail che genera da sola un'attività è una regola di automazione in Task Manager costruita secondo lo schema SE / QUANDO / ESEGUI. Se il messaggio soddisfa le condizioni, viene creata un'attività collegata alla discussione di corrispondenza. Gli allegati finiscono in File. Nessuno deve ricopiare la segnalazione a mano. Posta, Automazioni e File sono moduli del piano Pro.
Come si presenta una regola al suo interno?
Il trigger è Nuova e-mail nella casella. Si attiva solo per i messaggi ricevuti: le copie delle e-mail che invii non lo attivano. Le condizioni permettono di specificare il mittente, l'oggetto dell'e-mail, la casella (se ne hai più di una) e la presenza di un allegato. Nei campi «contiene» puoi inserire più parole separate da virgole. È sufficiente che ne corrisponda una. Inserisci la radice della parola invece della parola intera: «fattura» non intercetta «fatture», mentre «fattur» intercetta entrambe le forme.
Se questo filtro non basta, puoi aggiungere la condizione «L'AI valuta». Puoi specificare, per esempio, che si tratta di un reclamo o di un allegato che sembra una fattura. L'AI vede il mittente, l'oggetto, un estratto del messaggio e i nomi degli allegati. Non esamina il contenuto dei file. Questa condizione viene verificata per ultima, dopo gli altri filtri, per limitare le richieste superflue. Se non è sicura, risponde «no».
Nella sezione ESEGUI imposti fino a dieci blocchi, in sequenza. Con Crea attività scegli lo spazio di lavoro, la persona responsabile e la scadenza, per esempio +2 giorni dall'arrivo dell'e-mail. Nell'oggetto e nella descrizione puoi inserire {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} e {{mail.nadawca}}. Poi aggiungi Scrivi un messaggio oppure L'AI scrive un messaggio. Il messaggio verrà inserito nella discussione dell'attività creata, se il blocco che crea l'attività è stato aggiunto prima. Salva gli allegati in una cartella permette di usare il percorso Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. La barra crea un livello successivo e le cartelle mancanti vengono create automaticamente. Prima di attivare la regola, il pulsante Testa mostra cosa succederebbe con gli eventi recenti. Non esegue né invia nulla.
Cosa cambia nella tua giornata
Al mattino non devi scorrere la casella per decidere quali segnalazioni inoltrare. Quelle che soddisfano le condizioni ti aspettano come attività con una scadenza, una persona assegnata e una descrizione ricavata dall'e-mail. Puoi iniziare prendendo decisioni, senza dover trascrivere nulla.
Non devi nemmeno cercare le foto del guasto tra gli allegati di tre settimane fa. I file dei messaggi vengono salvati per anno e mese. Se qualcuno ti chiede in seguito che cosa ha scritto esattamente il cliente, puoi risalire dall'attività alla corrispondenza originale. Il collegamento funziona anche nell'altra direzione.
Un'azienda di assistenza che riceve le segnalazioni di guasti via e-mail
La segnalazione di un guasto arriva alle 7:40, prima che qualcuno si sieda alla scrivania. Una regola personalizzata seleziona le email in base al dominio del mittente, crea un'attività nello Spazio di lavoro indicato con scadenza tra 2 giorni e salva gli allegati nella cartella delle segnalazioni. Indichi la persona responsabile nella regola. Al mattino puoi iniziare da un'attività collegata all'email, invece di ricopiare la segnalazione dalla casella di posta.
Questa regola non può ricavare la scadenza dal testo dell'email. La imposti come un numero preciso di giorni dall'arrivo del messaggio. Inoltre, non può scegliere la persona responsabile in base al contenuto: assegnerà l'attività alla persona che indichi. Se le segnalazioni devono essere assegnate a persone diverse, crei regole separate con condizioni relative al mittente o all'oggetto. Trovi le regole predefinite Reclamo → attività urgente (AI) e Segnalazione di un guasto → attività nel catalogo, sotto +. Per entrambe, indichi il tuo Spazio di lavoro e salvi la regola.
Domande frequenti
Ho bisogno del modulo Posta?
Sì - per lavorare sulla casella aziendale nel programma ti serve il piano Pro, che include Posta e Automazioni. I modelli predefiniti per la posta sono disponibili se hai accesso al modulo Posta. Per usare il trigger "Nuova e-mail nella casella" serve una casella collegata.
Qualcun altro può creare un'automazione usando la mia casella?
No. Una regola reagisce solo alle caselle del suo autore. Nemmeno l'amministratore può modificare questa impostazione.
Ogni e-mail crea un'attività?
No. L'attività viene creata solo per le e-mail che soddisfano tutte le condizioni della regola. Le condizioni sono unite da «e»; per scenari diversi servono regole separate.
Come faccio a sapere se la regola è stata eseguita?
Il pulsante Cronologia mostra gli eventi che hanno attivato il trigger: quelli eseguiti, con l'elenco dei passaggi; quelli ignorati, con l'indicazione della condizione non soddisfatta; e gli errori, con il messaggio del server. Le voci vengono conservate per 30 giorni.