Qual é o problema dos pedidos na caixa de correio?
Um pedido de um cliente chega por e-mail e fica por lá. Alguém tem de o ler, passar para uma lista de tarefas, definir um prazo, atribuir uma pessoa e guardar os anexos. Até lá, o único registo do pedido é uma mensagem na caixa de correio de outra pessoa. O resto da equipa pode nem saber que há algo pendente.
Um e-mail que cria automaticamente uma tarefa é uma receita de automatização no Task Manager, construída segundo o esquema QUANDO / SE / EXECUTAR. Se a mensagem cumprir as condições, é criada uma tarefa associada à conversa de correspondência. Os anexos vão para os Ficheiros. Ninguém tem de transcrever o pedido manualmente. Correio, Automatizações e Ficheiros são módulos da versão Pro.
Como funciona uma receita por dentro?
O acionador é Novo e-mail na caixa de correio. Reage apenas a mensagens recebidas - as cópias das mensagens que envia não o ativam. As condições permitem indicar o remetente, o assunto do e-mail, a caixa de correio (se tiver várias) e a presença de um anexo. Nos campos «contém», pode introduzir várias palavras separadas por vírgulas. Basta encontrar uma delas. Introduza o radical em vez da palavra completa: «faktura» não encontra «fakturę», mas «faktur» encontra ambas as formas.
Quando este filtro não é suficiente, adicione a condição «A IA avalia». Pode especificar que se trata de uma reclamação ou de um anexo que parece ser uma fatura. A IA vê o remetente, o assunto, um excerto do conteúdo e os nomes dos anexos. Não analisa o conteúdo dos ficheiros. Esta condição é verificada no fim, depois das restantes, para limitar as consultas desnecessárias. Em caso de dúvida, responde «não».
Na secção FAZER, configure até dez blocos, pela ordem pretendida. Em Criar tarefa, indique o workspace, a pessoa responsável e o prazo, por exemplo, +2 dias após a chegada do e-mail. No assunto e na descrição, pode inserir {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} e {{mail.nadawca}}. Depois, adicione Escrever mensagem ou A IA escreve a mensagem. A mensagem será adicionada à conversa da tarefa criada, desde que o bloco que cria a tarefa apareça antes. Guardar anexos numa pasta permite utilizar o caminho Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. A barra cria um nível adicional e as pastas em falta são criadas automaticamente. Antes de ativar a receita, o botão Testar mostra o que teria acontecido com base nos eventos recentes. Não executa nenhuma ação nem envia nada.
O que muda no seu dia
De manhã, não precisa de percorrer a caixa de correio para decidir que pedidos encaminhar. Os que cumpriram as condições estão à sua espera como tarefas com prazo, pessoa atribuída e descrição retirada do e-mail. Começa por tomar decisões, não por copiar informação.
Também não precisa de procurar fotos de uma avaria em anexos de há três semanas. Os ficheiros das mensagens são guardados por ano e mês. Se alguém perguntar mais tarde o que o cliente escreveu exatamente, pode voltar à conversa original a partir da tarefa. A ligação também funciona no sentido inverso.
Empresa de assistência técnica que recebe avarias por e-mail
Um pedido de reparação chega às 7:40, antes de alguém se sentar à secretária. Uma receita própria seleciona e-mails pelo domínio do remetente, cria uma tarefa no workspace indicado com um prazo de +2 dias e guarda os anexos na pasta de pedidos. A pessoa responsável é indicada na receita. De manhã, pode começar pela tarefa ligada ao e-mail, em vez de copiar o pedido da caixa de correio.
Esta receita não extrai o prazo do conteúdo do e-mail. O prazo é definido como um número específico de dias após a chegada da mensagem. Também não escolhe a pessoa responsável com base no conteúdo - atribui a pessoa que indicar. Se os pedidos tiverem de ser encaminhados para pessoas diferentes, crie receitas separadas com condições relativas ao remetente ou ao assunto. Encontra as receitas prontas Reclamação → tarefa urgente (IA) e Pedido de reparação → tarefa no catálogo, em +. Em ambas, indique o seu workspace e guarde a receita.
Perguntas mais frequentes
Preciso do módulo Correio?
Sim - para trabalhar com a caixa de correio da empresa no programa precisa da versão Pro, onde estão o Correio e as Automatizações. Os modelos prontos de e-mail estão disponíveis quando tem acesso ao módulo Correio. Para usar o gatilho "Novo e-mail na caixa", precisa de uma caixa de correio ligada.
Outra pessoa pode criar uma automatização na minha caixa de correio?
Não. Uma receita só reage às caixas de correio do seu autor. Nem mesmo o administrador pode alterar isso.
Todos os e-mails vão criar uma tarefa?
Não. Só será criada uma tarefa para os e-mails que cumpram todas as condições da receita. As condições são combinadas com «e»; cenários diferentes requerem receitas separadas.
Como sei se a receita foi executada?
O botão Histórico mostra os eventos que acionaram a receita: os que foram executados, com a lista de passos; os que foram ignorados, com a indicação da condição; e os erros, com a mensagem do servidor. Os registos são guardados durante 30 dias.