Vad är problemet med ärenden i inkorgen?
En kundförfrågan kommer via mejl och blir kvar där. Någon måste läsa den, skriva in den i uppgiftslistan, ange ett förfallodatum, tilldela en person och spara bilagorna. Fram till dess är mejlet i någon annans inkorg det enda spåret av ärendet. Resten av teamet kanske inte ens vet att något väntar.
Ett mejl som själv skapar en uppgift är en automatiseringsregel i Task Manager byggd enligt schemat NÄR / OM / GÖR. Om meddelandet uppfyller villkoren skapas en uppgift kopplad till e-posttråden. Bilagor hamnar i Filer. Ingen behöver skriva av ärendet för hand. E-post, Automatiseringar och Filer är moduler i Pro.
Hur ser en sådan automatiseringsregel ut?
Utlösaren är Nytt e-postmeddelande i inkorgen. Den reagerar bara på mottagna meddelanden - kopior av dina egna skickade mejl utlöser den inte. Med villkoren kan du ange avsändare, ämne, inkorg (om du har flera) och om det finns en bilaga. I fält med villkoret ”innehåller” kan du ange flera ord, separerade med kommatecken. Det räcker att ett av dem matchar. Skriv ordstammen i stället för hela ordet: ”faktura” matchar inte ”fakturor”, men ”faktur” matchar båda formerna.
Om ett sådant filter inte räcker kan du lägga till villkoret ”AI bedömer”. Du kan beskriva att det gäller ett klagomål eller en bilaga som ser ut att vara en faktura. AI ser avsändaren, ämnet, ett utdrag ur meddelandet och bilagornas namn. Den läser inte filernas innehåll. Villkoret kontrolleras sist, efter de övriga filtren, för att undvika onödiga förfrågningar. Om den är osäker svarar den ”nej”.
I avsnittet UTFÖR lägger du till upp till tio block i följd. Med Skapa uppgift väljer du arbetsyta, ansvarig person och förfallodatum, till exempel +2 dagar efter att mejlet kom in. I ämnet och beskrivningen kan du använda {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} och {{mail.nadawca}}. Sedan lägger du till Skriv meddelande eller AI skriver meddelande. Meddelandet hamnar i tråden för den skapade uppgiften, om blocket som skapar uppgiften ligger före. Med Spara bilagor i mapp kan du använda sökvägen Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. Ett snedstreck skapar en ny nivå, och mappar som saknas skapas automatiskt. Innan du aktiverar automatiseringsregeln kan du klicka på Testa för att se vad som skulle hända med de senaste händelserna. Inget utförs eller skickas.
Vad förändras i din arbetsdag?
På morgonen behöver du inte gå igenom inkorgen för att avgöra vilka ärenden som ska skickas vidare. De som uppfyller villkoren väntar som uppgifter med förfallodatum, tilldelad person och en beskrivning från mejlet. Du börjar med att fatta beslut, inte med att skriva av.
Du behöver inte heller leta efter bilder på felet bland bilagor från tre veckor tillbaka. Filer från meddelanden sparas sorterade efter år och månad. Om någon senare frågar exakt vad kunden skrev kan du gå från uppgiften tillbaka till den ursprungliga korrespondensen. Kopplingen fungerar också åt andra hållet.
En serviceverkstad som får felanmälningar via mejl
En felanmälan kommer in kl. 7:40, innan någon hunnit sätta sig vid skrivbordet. En egen automatiseringsregel väljer mejl utifrån avsändarens domän, skapar en uppgift i den angivna arbetsytan med förfallodatum om +2 dagar och sparar bilagorna i felanmälningsmappen. Du anger ansvarig person i automatiseringsregeln. På morgonen kan du börja med en uppgift som är kopplad till mejlet i stället för att skriva av felanmälan från inkorgen.
Automatiseringsregeln läser inte av förfallodatumet i mejlets innehåll. Du anger förfallodatum som ett visst antal dagar efter att mejlet kommit in. Den väljer inte heller ansvarig person utifrån innehållet - den tilldelar uppgiften till den person du anger. Om felanmälningarna ska gå till olika personer skapar du separata automatiseringsregler med villkor för avsändare eller ämne. Färdiga automatiseringsregler för Reklamation → brådskande uppgift (AI) och Felanmälan → uppgift hittar du i katalogen under +. I båda väljer du din arbetsyta och sparar automatiseringsregeln.
Vanliga frågor
Behöver jag modulen E-post?
Ja - för att arbeta i den gemensamma inkorgen i programmet behöver du Pro, där E-post och Automatiseringar ingår. Färdiga e-postmallar är tillgängliga när du har tillgång till modulen E-post. För att använda utlösaren ”Nytt e-postmeddelande i inkorgen” behöver du en ansluten inkorg.
Kan någon annan skapa en automatisering för min inkorg?
Nej. En automatiseringsregel reagerar endast på brevlådorna som tillhör den som har skapat den. Inte ens administratören kan ändra det.
Skapar varje mejl en uppgift?
Nej. En uppgift skapas bara för mejl som uppfyller alla villkor i automatiseringsregeln. Villkoren kombineras med ”och”; olika scenarier kräver separata automatiseringsregler.
Hur vet jag om automatiseringsregeln har körts?
Knappen Historik visar händelser som utlöstes: slutförda händelser med en lista över stegen, överhoppade händelser med information om vilket villkor som inte uppfylldes samt fel med ett servermeddelande. Poster sparas i 30 dagar.