Quel est le problème des demandes qui restent dans la boîte mail ?
Une demande client arrive par e-mail et y reste. Quelqu’un doit la lire, la recopier dans une liste de tâches, définir une échéance, désigner une personne et enregistrer les pièces jointes. D’ici là, la seule trace de la demande est un message dans la boîte mail de quelqu’un d’autre. Le reste de l’équipe peut même ignorer qu’une demande est en attente.
Un e-mail qui crée lui-même une tâche, c'est une règle d'automatisation de Task Manager construite selon le schéma QUAND / SI / FAIRE. Si le message remplit les conditions, une tâche liée au fil de correspondance est créée. Les pièces jointes arrivent dans les Fichiers. Personne ne ressaisit la demande manuellement. Messagerie, Automatisations et Fichiers sont des modules de la formule Pro.
À quoi ressemble une telle règle d’automatisation ?
Le déclencheur est Nouvel e-mail dans la boîte. Il réagit uniquement aux messages reçus - les copies de vos propres e-mails envoyés ne le déclenchent pas. Les conditions permettent de spécifier l’expéditeur, l’objet de l’e-mail, la boîte mail (si vous en avez plusieurs) et la présence d’une pièce jointe. Dans les champs « contient », vous pouvez saisir plusieurs mots séparés par une virgule. Un seul suffit. Saisissez la racine plutôt que le mot entier : « faktura » ne détectera pas « fakturę », mais « faktur » détectera les deux formes.
Si ce filtre ne suffit pas, ajoutez la condition « L’IA évalue ». Vous pouvez préciser qu’il s’agit d’une réclamation ou d’une pièce jointe qui semble être une facture. L’IA voit l’expéditeur, l’objet, un extrait du contenu et les noms des pièces jointes. Elle ne consulte pas le contenu des fichiers. Cette condition est vérifiée en dernier, après les autres filtres, afin de limiter les requêtes inutiles. En cas de doute, elle répond « non ».
Dans la section ALORS, vous pouvez configurer jusqu’à dix blocs, dans l’ordre. Pour Créer une tâche, vous indiquez l’Espace de travail, la personne responsable et l’échéance, par exemple +2 jours après la réception de l’e-mail. Vous pouvez insérer {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} et {{mail.nadawca}} dans l’objet et la description. Ajoutez ensuite Écrire un message ou L’IA rédige le message. Le message sera ajouté au fil de discussion de la tâche créée si le bloc de création de tâche se trouve avant. Enregistrer les pièces jointes dans un dossier permet d’utiliser le chemin Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. Chaque barre oblique crée un niveau supplémentaire et les dossiers manquants sont créés automatiquement. Avant d’activer la règle d’automatisation, le bouton Tester vous montre ce qui se serait passé avec les événements récents. Il n’exécute aucune action et n’envoie rien.
Ce qui change dans votre journée
Le matin, vous n’avez plus à parcourir votre boîte mail pour décider quelles demandes transmettre. Celles qui remplissent les conditions vous attendent sous forme de tâches, avec une échéance, une personne assignée et une description issue de l’e-mail. Vous commencez par prendre des décisions plutôt que par recopier des informations.
Vous n’avez pas non plus à rechercher la photo d’une panne parmi les pièces jointes reçues il y a trois semaines. Les fichiers des messages sont classés par année et par mois. Si quelqu’un vous demande plus tard ce que le client a écrit exactement, vous pouvez revenir à la correspondance d’origine depuis la tâche. Le lien fonctionne aussi dans l’autre sens.
Un service qui reçoit les signalements de panne par e-mail
Un signalement de panne arrive à 7:40, avant même que quiconque s’installe à son bureau. Une règle d’automatisation personnalisée sélectionne les e-mails en fonction du domaine de l’expéditeur, crée une tâche dans l’Espace de travail indiqué avec une échéance à +2 jours et enregistre les pièces jointes dans le dossier des signalements. Vous indiquez la personne responsable dans la règle d’automatisation. Le matin, vous pouvez commencer par une tâche liée à l’e-mail au lieu de recopier le signalement depuis la boîte mail.
Cette règle d’automatisation ne peut pas lire l’échéance dans le contenu de l’e-mail. Vous définissez l’échéance en indiquant un nombre précis de jours à partir de sa réception. Elle ne peut pas non plus choisir la personne responsable en fonction du contenu - elle attribue la tâche à la personne que vous indiquez. Si les signalements doivent être attribués à différentes personnes, vous créez des règles d’automatisation distinctes avec des conditions portant sur l’expéditeur ou l’objet. Vous trouverez les modèles prêts à l’emploi Réclamation → tâche urgente (IA) et Signalement de panne → tâche dans le catalogue sous +. Dans les deux cas, vous indiquez votre Espace de travail et enregistrez la règle d’automatisation.
Questions fréquentes
Ai-je besoin du module Messagerie ?
Oui - pour travailler sur la boîte mail de l'entreprise dans le logiciel, la formule Pro est nécessaire ; elle inclut la Messagerie et les Automatisations. Les modèles de messagerie prêts à l'emploi sont disponibles dès que vous avez accès au module Messagerie. Pour utiliser le déclencheur « Nouvel e-mail dans la boîte mail », une boîte mail connectée est nécessaire.
Quelqu’un d’autre peut-il créer une automatisation dans ma boîte mail ?
Non. Une règle d’automatisation ne réagit qu’aux boîtes mail de son auteur. Même l’administrateur ne peut pas modifier ce fonctionnement.
Chaque e-mail crée-t-il une tâche ?
Non. Une tâche ne sera créée que pour les e-mails qui remplissent toutes les conditions de la règle d’automatisation. Les conditions sont reliées par « et » ; les différents scénarios nécessitent des règles distinctes.
Comment savoir si la règle d’automatisation a fonctionné ?
Le bouton Historique affiche les événements correspondant au déclencheur : les exécutions avec la liste des étapes, les événements ignorés avec la condition non remplie et les erreurs avec le message du serveur. Les entrées sont conservées pendant 30 jours.