¿Cuál es el problema de las solicitudes en el buzón?
Una solicitud de un cliente llega por correo y se queda ahí. Alguien tiene que leerla, convertirla en una tarea, fijar una fecha límite, asignar a una persona y guardar los archivos adjuntos. Hasta entonces, el único rastro del asunto es un mensaje en el buzón de otra persona. Puede que el resto del equipo ni siquiera sepa que hay algo pendiente.
Un correo que crea una tarea por sí solo es una regla de automatización en Task Manager construida según el esquema CUANDO / SI / EJECUTA. Si el mensaje cumple las condiciones, se crea una tarea vinculada al hilo de correspondencia. Los adjuntos van a parar a Archivos. Nadie transcribe la solicitud manualmente. Correo, Automatizaciones y Archivos son módulos del plan Pro.
¿Cómo es una regla de este tipo por dentro?
El disparador es Nuevo correo en el buzón. Solo responde a los mensajes recibidos; las copias de tus propios envíos no lo activan. Las condiciones permiten indicar el remitente, el asunto del correo, el buzón (si tienes varios) y si hay archivos adjuntos. En los campos «contiene» puedes escribir varias palabras separadas por comas. Basta con que coincida una. Escribe la raíz en lugar de la palabra completa: «factura» no detectará «facturas», pero «factur» detectará ambas formas.
Si ese filtro no es suficiente, añade la condición «La IA evalúa». Puedes indicar que se trata de una reclamación o de un archivo adjunto que parece una factura. La IA ve el remitente, el asunto, un fragmento del contenido y los nombres de los archivos adjuntos. No examina el contenido de los archivos. Esta condición se comprueba al final, después de los demás filtros, para reducir las consultas innecesarias. Si no está segura, responde «no».
En la sección HACER, configuras hasta diez bloques, en orden. En Crear tarea, indicas el Espacio de trabajo, la persona responsable y la fecha límite, por ejemplo, +2 días desde la recepción del correo. En el asunto y la descripción puedes insertar {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} y {{mail.nadawca}}. Después, añades Escribir mensaje o La IA escribirá el mensaje. El mensaje se añadirá al hilo de la tarea creada si el bloque que crea la tarea aparece antes. Guardar archivos adjuntos en una carpeta permite usar la ruta Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. La barra crea un nivel adicional y las carpetas que no existan se crean automáticamente. Antes de activar la regla, el botón Probar te mostrará qué habría ocurrido con los eventos recientes. No ejecutará ninguna acción ni enviará nada.
Qué cambia en tu día
Por la mañana, no tienes que revisar el buzón para decidir qué solicitudes pasar a otra persona. Las que cumplen las condiciones te esperan como tareas con fecha límite, persona asignada y una descripción extraída del correo. Empiezas tomando decisiones, no transcribiendo.
Tampoco tienes que buscar fotos de una avería entre los archivos adjuntos de hace tres semanas. Los archivos de los mensajes se guardan organizados por año y mes. Si más adelante alguien pregunta qué escribió exactamente el cliente, puedes volver desde la tarea al correo original. La relación funciona también en sentido inverso.
Una empresa de servicios que recibe avisos de averías por correo
El aviso de una avería llega a las 7:40, antes de que nadie se siente a su mesa. Una regla personalizada selecciona los correos por el dominio del remitente, crea una tarea en el espacio de trabajo indicado con fecha límite de +2 días y guarda los archivos adjuntos en la carpeta de incidencias. Indicas en la regla quién es la persona responsable. Por la mañana, puedes empezar con una tarea vinculada al correo en lugar de copiar la incidencia desde la bandeja de entrada.
Esta regla no puede extraer la fecha límite del contenido del correo. La estableces como un número concreto de días desde su recepción. Tampoco asigna a la persona responsable según el contenido: asigna a quien indiques. Si las incidencias deben asignarse a distintas personas, creas reglas independientes con condiciones relacionadas con el remitente o el asunto. Encontrarás las plantillas Reclamación → tarea urgente (IA) e Aviso de avería → tarea en el catálogo, bajo +. En ambas indicas tu espacio de trabajo y guardas la regla.
Preguntas frecuentes
¿Necesito el módulo Correo?
Sí - para trabajar con el buzón de la empresa en el programa necesitas el plan Pro, que incluye Correo y Automatizaciones. Las plantillas de correo están disponibles cuando tienes acceso al módulo Correo. Para usar el disparador «Nuevo correo en el buzón» necesitas un buzón conectado.
¿Puede otra persona crear una automatización con mi buzón?
No. Una regla solo reacciona a los buzones de su autor. Ni siquiera el administrador puede cambiarlo.
¿Todos los correos crearán una tarea?
No. Solo se creará una tarea para los correos que cumplan todas las condiciones de la regla. Las condiciones se combinan con «y»; los distintos escenarios requieren reglas independientes.
¿Cómo sé si la regla se ha ejecutado?
El botón Historial muestra los eventos que han activado el disparador: los ejecutados, con una lista de pasos; los omitidos, con la condición que no se cumplió; y los errores, con el mensaje del servidor. Las entradas se conservan durante 30 días.