Worin liegt das Problem mit Anfragen im Postfach?
Kundenanfragen kommen per E-Mail an und bleiben dort liegen - bis sie jemand manuell in die Aufgabenliste überträgt. In Task Manager verwandelt eine Automatisierungsregel die Nachricht in eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum und Verantwortlichem und speichert die Anhänge im Ordner des Vorgangs.
Wie funktioniert das?
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Die Regel überwacht neue Nachrichten im Team-Postfach.
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Die Bedingung - ein einfacher Filter oder eine KI-Bewertung - erkennt, dass es sich um eine Anfrage handelt.
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Es entsteht eine Aufgabe mit Betreff, Beschreibung, Fälligkeitsdatum und Verantwortlichem.
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Die Anhänge landen im Ordner, und die Notiz zum Thread schreibt sich von selbst.
Was gewinnen Sie?
Nichts geht unter: die Anfrage steht auf der Liste, nicht nur im Postfach.
Kürzere Reaktionszeit: die Aufgabe hat von der ersten Minute an ein Fälligkeitsdatum.
Weniger Abtippen: das Team arbeitet, statt Inhalte zu übertragen.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Ein Servicebetrieb erhält um 7:40 Uhr eine Störungsmeldung per E-Mail. Bevor jemand das Postfach öffnet, wartet bereits eine Aufgabe mit Adresse und Fälligkeitsdatum auf der Liste des Technikers, und die Fotos des Defekts liegen im Ordner der Meldung.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich das Modul E-Mail?
Für die Arbeit mit dem Team-Postfach im Programm schon - das ist die Pro-Variante.
Legt jede Anfrage eine Aufgabe an?
Nur die, die die eingestellte Bedingung erfüllen.
Kann ich das mit dem Formular auf der Website verbinden?
Ja, über Automatisierungen oder die n8n-Integration.