Worin liegt das Problem mit Anfragen im Postfach?
Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail und bleibt dort liegen. Jemand muss sie lesen, in eine Aufgabenliste übertragen, ein Fälligkeitsdatum festlegen, eine Person zuweisen und die Anhänge speichern. Bis dahin ist die Nachricht im Postfach eines anderen die einzige Spur des Vorgangs. Der Rest des Teams weiß möglicherweise nicht einmal, dass etwas ansteht.
Eine E-Mail, die selbst eine Aufgabe anlegt, ist eine Automatisierungsregel in Task Manager, aufgebaut nach dem Schema WENN / FALLS / FÜHRE AUS. Erfüllt eine Nachricht die Bedingungen, entsteht eine Aufgabe, die mit dem Korrespondenz-Thread verknüpft ist. Anhänge landen im Modul Dateien. Niemand überträgt die Meldung manuell. E-Mail, Automatisierungen und Dateien sind Module der Pro-Variante.
Wie sieht eine solche Automatisierungsregel im Detail aus?
Der Auslöser ist Neue E-Mail im Postfach. Er reagiert nur auf empfangene Nachrichten - Kopien Ihrer eigenen gesendeten E-Mails lösen ihn nicht aus. Über Bedingungen lassen sich Absender, Betreff, Postfach (wenn Sie mehrere haben) und das Vorhandensein eines Anhangs festlegen. In Felder mit der Bedingung „enthält“ können Sie mehrere durch Kommas getrennte Wörter eingeben. Ein Treffer genügt. Geben Sie den Wortstamm statt des ganzen Wortes ein: „faktura“ erkennt „fakturę“ nicht, aber „faktur“ erkennt beide Formen.
Wenn dieser Filter nicht ausreicht, fügen Sie die Bedingung „KI bewertet“ hinzu. Sie können beschreiben, dass es sich um eine Reklamation oder um einen Anhang handelt, der wie eine Rechnung aussieht. Die KI sieht Absender, Betreff, einen Textausschnitt und die Namen der Anhänge. Sie schaut nicht in die Dateien hinein. Diese Bedingung wird zuletzt geprüft, nach den übrigen Filtern, um unnötige Abfragen zu vermeiden. Bei Unsicherheit lautet die Antwort „Nein“.
Im Bereich AUSFÜHREN legen Sie der Reihe nach bis zu zehn Bausteine fest. Bei Aufgabe erstellen wählen Sie den Arbeitsbereich, die verantwortliche Person und das Fälligkeitsdatum aus, zum Beispiel +2 Tage nach Eingang der E-Mail. In Betreff und Beschreibung können Sie {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} und {{mail.nadawca}} einsetzen. Danach fügen Sie Nachricht schreiben oder Nachricht von KI schreiben lassen hinzu. Die Nachricht wird im Thread der erstellten Aufgabe veröffentlicht, wenn der Baustein zum Erstellen der Aufgabe davor steht. Mit Anhänge im Ordner speichern können Sie den Pfad Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}} verwenden. Der Schrägstrich erstellt eine weitere Ordnerebene; fehlende Ordner werden automatisch angelegt. Bevor Sie die Automatisierungsregel aktivieren, zeigt die Schaltfläche Testen anhand der letzten Ereignisse, was passieren würde. Es wird nichts ausgeführt oder versendet.
Was sich in Ihrem Arbeitsalltag ändert
Morgens müssen Sie nicht Ihr Postfach durchsehen, um herauszufinden, welche Anfragen weitergeleitet werden sollen. Die Nachrichten, die die Bedingungen erfüllt haben, warten als Aufgaben mit Fälligkeitsdatum, zugewiesener Person und Beschreibung aus der E-Mail auf Sie. Sie beginnen mit Entscheidungen statt mit dem Übertragen von Informationen.
Sie müssen auch nicht in Anhängen von vor drei Wochen nach Fotos eines Defekts suchen. Dateien aus Nachrichten werden nach Jahr und Monat sortiert gespeichert. Wenn später jemand fragt, was der Kunde genau geschrieben hat, können Sie von der Aufgabe aus zum ursprünglichen Schriftverkehr zurückkehren. Die Verknüpfung funktioniert auch in die andere Richtung.
Ein Servicebetrieb, der Störungsmeldungen per E-Mail erhält
Eine Störungsmeldung geht um 7:40 Uhr ein, bevor jemand am Schreibtisch sitzt. Eine eigene Automatisierungsregel filtert E-Mails nach der Absenderdomain, erstellt eine Aufgabe im angegebenen Arbeitsbereich mit einem Fälligkeitsdatum in +2 Tagen und speichert die Anhänge im Meldungsordner. Die verantwortliche Person geben Sie in der Automatisierungsregel an. Morgens können Sie direkt mit einer Aufgabe beginnen, die mit der E-Mail verknüpft ist, statt die Meldung aus dem Postfach abzuschreiben.
Diese Automatisierungsregel liest das Fälligkeitsdatum nicht aus dem E-Mail-Text aus. Sie legen es als eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Eingang der E-Mail fest. Auch die verantwortliche Person wird nicht anhand des Inhalts ausgewählt - zugewiesen wird die Person, die Sie angeben. Wenn Meldungen verschiedenen Personen zugewiesen werden sollen, erstellen Sie separate Automatisierungsregeln mit Bedingungen zum Absender oder Betreff. Die Vorlagen Reklamation → dringende Aufgabe (KI) und Störungsmeldung → Aufgabe finden Sie im Katalog unter +. Bei beiden wählen Sie Ihren Arbeitsbereich aus und speichern die Automatisierungsregel.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich das Modul E-Mail?
Ja - für die Arbeit mit dem Team-Postfach in der Anwendung benötigen Sie die Pro-Variante, in der E-Mail und Automatisierungen enthalten sind. Fertige E-Mail-Vorlagen stehen zur Verfügung, sobald Sie Zugriff auf das Modul E-Mail haben. Um den Auslöser „Neue E-Mail im Postfach“ zu nutzen, benötigen Sie ein verbundenes Postfach.
Kann jemand anderes eine Automatisierung für mein Postfach erstellen?
Nein. Eine Automatisierungsregel reagiert ausschließlich auf die Postfächer ihres Erstellers. Das kann auch ein Administrator nicht ändern.
Wird aus jeder E-Mail eine Aufgabe erstellt?
Nein. Eine Aufgabe wird nur für E-Mails erstellt, die alle Bedingungen der Automatisierungsregel erfüllen. Die Bedingungen sind mit „und“ verknüpft; für verschiedene Szenarien sind separate Automatisierungsregeln erforderlich.
Woher weiß ich, ob die Automatisierungsregel ausgeführt wurde?
Über die Schaltfläche „Verlauf“ sehen Sie Ereignisse, die den Auslöser aktiviert haben: ausgeführte Ereignisse mit einer Liste der Schritte, übersprungene Ereignisse mit Angabe der Bedingung und Fehler mit einer Servermeldung. Die Einträge werden 30 Tage lang gespeichert.