V čom je problém žiadostí v schránke?
Požiadavka od klienta príde e-mailom a tam aj zostane. Niekto si ju musí prečítať, prepísať do zoznamu úloh, nastaviť termín, priradiť zodpovednú osobu a uložiť prílohy. Dovtedy je jedinou stopou o požiadavke správa v schránke niekoho iného. Zvyšok tímu možno ani nevie, že niečo čaká.
E-mail, ktorý sám založí úlohu, je recept automatizácie v Task Manageri postavený podľa schémy KEĎ / AK / VYKONAJ. Ak správa spĺňa podmienky, vznikne úloha prepojená s vláknom korešpondencie. Prílohy sa presunú do Súborov. Nikto zadanie neprepisuje ručne. Pošta, Automatizácie a Súbory sú moduly variantu Pro.
Ako vyzerá takýto recept zvnútra?
Spúšťačom je Nový e-mail v schránke. Reaguje iba na prijaté správy - kópie vašich vlastných odoslaných e-mailov ho nespustia. V podmienkach môžete určiť odosielateľa, predmet e-mailu, schránku (ak ich máte viac) a prítomnosť prílohy. Do polí „obsahuje“ môžete zadať viacero slov oddelených čiarkou. Stačí, ak sa nájde jedno z nich. Zadávajte základ slova namiesto celého slova: „faktúra“ nenájde „faktúru“, ale „faktúr“ nájde oba tvary.
Ak takýto filter nestačí, pridáte podmienku „AI posúdi”. Môžete opísať, že ide o reklamáciu alebo prílohu, ktorá vyzerá ako faktúra. AI vidí odosielateľa, predmet, úryvok obsahu a názvy príloh. Nenazerá do obsahu súborov. Táto podmienka sa kontroluje ako posledná, po ostatných filtroch, aby sa obmedzili zbytočné požiadavky. Ak si nie je istá, odpovie „nie“.
V časti VYKONAJ nastavíte za sebou najviac desať blokov. Pri možnosti Vytvoriť úlohu vyberiete pracovný priestor, zodpovednú osobu a termín, napríklad +2 dni od prijatia e-mailu. Do predmetu a popisu môžete vložiť {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} a {{mail.nadawca}}. Potom pridáte Napísať správu alebo Správu napíše AI. Správa sa pridá do vlákna vytvorenej úlohy, ak je blok na vytvorenie úlohy v poradí skôr. Možnosť Uložiť prílohy do priečinka umožňuje použiť cestu Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. Lomka vytvorí ďalšiu úroveň a chýbajúce priečinky sa vytvoria automaticky. Pred zapnutím receptu tlačidlo Testovať na posledných udalostiach ukáže, čo by sa stalo. Nič nevykoná ani neodošle.
Čo sa zmení vo vašom dni
Ráno nemusíte prechádzať schránku a zisťovať, ktoré požiadavky treba posunúť ďalej. Tie, ktoré splnili podmienky, na vás čakajú ako úlohy s termínom, priradenou osobou a popisom z e-mailu. Začínate rozhodovaním, nie prepisovaním.
Nemusíte hľadať ani fotografie poruchy v prílohách spred troch týždňov. Súbory zo správ sú uložené podľa roku a mesiaca. Ak sa niekto neskôr opýta, čo presne klient napísal, z úlohy sa môžete vrátiť k pôvodnej konverzácii. Prepojenie funguje aj opačným smerom.
Servisná firma, ktorá prijíma hlásenia porúch e-mailom
Hlásenie poruchy príde o 7:40, ešte predtým, ako si niekto sadne za stôl. Vlastný recept vyberie e-maily podľa domény odosielateľa, vytvorí úlohu vo vybranom pracovnom priestore s termínom +2 dni a uloží prílohy do priečinka s hláseniami. Zodpovednú osobu určíte v recepte. Ráno môžete začať úlohou prepojenou s e-mailom namiesto prepisovania hlásenia zo schránky.
Tento recept neprečíta termín z obsahu e-mailu. Termín nastavíte na určitý počet dní od jeho prijatia. Nevyberie ani zodpovednú osobu podľa obsahu - priradí tú, ktorú určíte. Ak majú hlásenia smerovať k rôznym osobám, vytvorte samostatné recepty s podmienkami pre odosielateľa alebo predmet. Hotové recepty Reklamácia → naliehavá úloha (AI) a Hlásenie poruchy → úloha nájdete v katalógu pod tlačidlom +. V oboch vyberte svoj pracovný priestor a uložte recept.
Najčastejšie otázky
Potrebujem modul Pošta?
Áno - na prácu s firemnou schránkou v programe potrebujete variant Pro, v ktorom sú Pošta a Automatizácie. Hotové šablóny pre poštu sú dostupné, keď máte prístup k modulu Pošta. Na využitie spúšťača „Nový e-mail v schránke“ potrebujete pripojenú schránku.
Môže niekto iný vytvoriť automatizáciu v mojej schránke?
Nie. Receptúra reaguje iba na schránky svojho autora. Zmeniť to nemôže ani správca.
Vytvorí úlohu každý e-mail?
Nie. Úloha sa vytvorí iba pre e-mail, ktorý spĺňa všetky podmienky receptu. Podmienky sa spájajú pomocou „a“; pre rôzne scenáre potrebujete samostatné recepty.
Ako zistím, že recept zafungoval?
Tlačidlo História zobrazuje udalosti, ktoré spustili spúšťač: vykonané s prehľadom krokov, preskočené s uvedením podmienky a chyby so správou servera. Záznamy sa uchovávajú 30 dní.