Mikä on postilaatikon ilmoitusten ongelma?
Asiakkaan ilmoitus tulee sähköpostitse ja jää sinne. Jonkun täytyy lukea se, siirtää tehtävälistalle, asettaa määräaika, määrittää vastuuhenkilö ja tallentaa liitteet. Siihen asti ainoa jälki asiasta on viesti jonkun toisen postilaatikossa. Muu tiimi ei välttämättä edes tiedä, että jotain on odottamassa.
Sähköposti, joka itse luo tehtävän, on Task Managerin automaatiosääntö, joka rakennetaan kaavalla KUN / JOS / TEE. Jos viesti täyttää ehdot, syntyy kirjeenvaihtoon liittyvä tehtävä. Liitteet siirtyvät Tiedostot-osioon. Kukaan ei kirjoita ilmoitusta käsin uudelleen. Sähköposti, Automaatiot ja Tiedostot ovat Pro-version moduuleja.
Miltä tällainen automaatiosääntö näyttää käytännössä?
Käynnistin on Uusi sähköposti postilaatikossa. Se reagoi vain saapuneisiin viesteihin - omien lähetettyjen viestiesi kopiot eivät käynnistä sitä. Ehdoilla voit määrittää lähettäjän, sähköpostin aiheen, postilaatikon (jos sinulla on useita) ja sen, onko viestissä liite. ”sisältää”-kenttiin voit kirjoittaa useita pilkulla erotettuja sanoja. Yhden osuman löytyminen riittää. Kirjoita sanan vartalo kokonaisen sanan sijaan: ”faktura” ei löydä muotoa ”fakturę”, mutta ”faktur” löytää molemmat muodot.
Jos tällainen suodatin ei riitä, lisää ehto ”AI arvioi”. Voit kuvailla, että kyseessä on reklamaatio tai laskulta näyttävä liite. AI näkee lähettäjän, aiheen, osan viestin sisällöstä ja liitteiden nimet. Se ei tarkastele tiedostojen sisältöä. Tämä ehto tarkistetaan viimeisenä muiden suodattimien jälkeen, jotta turhia kyselyitä syntyy vähemmän. Jos AI ei ole varma, se vastaa ”ei”.
SUORITA-osiossa asetat enintään kymmenen toimintoa järjestyksessä. Luo tehtävä -toiminnossa valitset työtilan, vastuuhenkilön ja määräajan, esimerkiksi +2 päivää sähköpostin saapumisesta. Voit lisätä aiheeseen ja kuvaukseen muuttujat {{mail.temat}}, {{mail.tresc}} ja {{mail.nadawca}}. Lisää sen jälkeen Kirjoita viesti tai AI kirjoittaa viestin. Viesti lisätään luodun tehtävän ketjuun, jos tehtävän luova toiminto on ensin. Tallenna liitteet kansioon -toiminnossa voit käyttää polkua Zgłoszenia / {{rok}} / {{miesiac}}. Vinoviiva luo uuden tason, ja puuttuvat kansiot luodaan automaattisesti. Ennen automaatiosäännön käyttöönottoa Testaa-painike näyttää viimeaikaisten tapahtumien perusteella, mitä tapahtuisi. Se ei suorita mitään eikä lähetä mitään.
Mikä muuttuu työpäivässäsi
Aamulla sinun ei tarvitse käydä postilaatikkoa läpi selvittääksesi, mitkä ilmoitukset pitää välittää eteenpäin. Ehdot täyttäneet viestit odottavat tehtävinä, joilla on määräaika, vastuuhenkilö ja sähköpostista otettu kuvaus. Voit aloittaa päätöksenteosta sen sijaan, että kopioisit tietoja käsin.
Sinun ei myöskään tarvitse etsiä kuvia viasta kolmen viikon takaisten viestien liitteistä. Viestien tiedostot tallennetaan vuoden ja kuukauden mukaan. Jos joku kysyy myöhemmin, mitä asiakas tarkalleen kirjoitti, voit siirtyä tehtävästä alkuperäiseen viestiketjuun. Linkitys toimii myös toiseen suuntaan.
Huoltopalvelu, joka vastaanottaa vikailmoituksia sähköpostitse
Vikailmoitus saapuu klo 7:40, ennen kuin kukaan ehtii työpöytänsä ääreen. Oma automaatiosääntö valitsee lähettäjän verkkotunnuksen perusteella sähköpostit, luo tehtävän valittuun työtilaan määräajalla +2 päivää ja tallentaa liitteet ilmoituskansioon. Vastuuhenkilön valitset automaatiosäännössä. Aamulla voit aloittaa sähköpostiin linkitetystä tehtävästä sen sijaan, että kirjoittaisit ilmoituksen uudelleen postilaatikosta.
Tämä automaatiosääntö ei lue määräaikaa sähköpostin sisällöstä. Asetat määräajan tietylle päivien määrälle sähköpostin saapumisesta. Se ei myöskään valitse vastuuhenkilöä sisällön perusteella - tehtävä osoitetaan valitsemallesi henkilölle. Jos ilmoitukset pitää ohjata eri henkilöille, luot erilliset automaatiosäännöt lähettäjää tai aihetta koskevilla ehdoilla. Valmiit automaatiosäännöt Reklamaatio → kiireellinen tehtävä (AI) ja Vikailmoitus → tehtävä löydät luettelosta painamalla +. Valitset kummassakin oman työtilasi ja tallennat automaatiosäännön.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko Sähköposti-moduulin?
Kyllä - yrityksen yhteisen postilaatikon käyttöön ohjelmassa tarvitset Pro-version, josta löytyvät Sähköposti ja Automaatiot. Valmiit sähköpostipohjat ovat käytössä, kun sinulla on pääsy Sähköposti-moduuliin. Laukaisimen ”Uusi sähköposti postilaatikossa” käyttöön tarvitset yhdistetyn postilaatikon.
Voiko joku muu rakentaa automaation postilaatikkooni?
Ei. Automaatiosääntö reagoi vain sen luojan postilaatikoihin. Edes järjestelmänvalvoja ei voi muuttaa tätä.
Luoko jokainen sähköposti tehtävän?
Ei. Tehtävä luodaan vain sähköpostista, joka täyttää kaikki automaatiosäännön ehdot. Ehdot yhdistetään ”ja”-operaattorilla; eri tilanteita varten tarvitaan erilliset automaatiosäännöt.
Mistä tiedän, että automaatiosääntö käynnistyi?
Historia-painike näyttää käynnistimen tavoittaneet tapahtumat: suoritetut tapahtumat vaiheineen, ohitetut tapahtumat ja syynä olleen ehdon sekä virheet palvelimen ilmoituksen kanssa. Merkinnät säilytetään 30 päivää.