V čem spočívá problém roztroušených souborů?
Dokumenty k jednomu případu málokdy dorazí najednou. Nejdřív smlouva, za dva dny oprava, potom sken podepsané stránky. Nakonec někdo vloží snímek obrazovky s poznámkou. Jeden soubor zůstane v e-mailu, druhý v chatu, třetí na něčím počítači. Po týdnu je kvůli zjištění, která verze je konečná, potřeba obvolat tři lidi.
V aplikaci Task Manager s modulem Soubory (varianta Pro) má každý úkol a každý chat vlastní složku. Vzniká automaticky pod názvem vlákna, i tehdy, když je ještě prázdná. Ukládají se do ní přílohy z konverzace: soubory odeslané ve zprávách, kresby z okna Nakreslit, vložené snímky obrazovky a obrázky vložené ikonou. Kresby mají název rysunek-data.png a vložené obrázky - obraz-data.png.
Jak vypadá složka vlákna uvnitř?
Složky úkolů a chatů najdete ve stromu souborů, ve větvi Pracovního prostoru, v sekcích Úkoly a Chaty. Mají jinou ikonu než běžné složky. Nelze je odstranit ani přesunout - existují tak dlouho jako vlákno. Složka zobrazuje přílohy z konverzace, nikoli jejich kopie. Když někdo odstraní soubor z konverzace, zmizí i ze složky.
Sponka v záhlaví úkolu nebo chatu vedle avatarů otevře okno Souborů ve složce daného vlákna. Okno Souborů můžete také připnout vedle konverzace a přetáhnout do ní soubor. Zobrazí se překryvná vrstva „Uvolněním přiložíte“. Soubor se přidá na lištu příloh a odešle se s další zprávou. Přílohu z vlákna nelze přesunout do jiné složky. Můžete ji stáhnout, přidat do Oblíbených nebo zkopírovat pomocí „Kopírovat do…“ - do Dokumentů, složky pracovního prostoru nebo vlastní podsložky.
Kliknutím na soubor se otevře náhled na místě obsahu složky. Obrázky a PDF se zobrazují přímo. Videa ve formátech MP4, M4V, MOV, WebM a OGV přehrajete v okně s posuvníkem. DOCX a XLSX mají textový náhled. Šipky ‹ › u tlačítka Zpět a klávesy se šipkami umožňují přecházet mezi soubory ve stejné složce. Počítadlo ukazuje například „3 / 8“. Pole Umístění uvádí úkol nebo chat, ze kterého příloha pochází.
Co získáte?
Už se nemusíte ostatních ptát, kam uložili opravenou smlouvu. Pokud ji někdo přiložil ke konverzaci o daném případu, najdete ji spolu s ostatními přílohami vlákna. Nemusíte ji hledat zvlášť v historii chatu, abyste si ji stáhli.
Můžete se vrátit k náčrtu nakreslenému ve spěchu nebo ke snímku obrazovky vloženému do komentáře. Už nemusíte procházet konverzaci, abyste si je prohlédli. Můžete si je také stáhnout a předat dál.
Když někdo odchází uprostřed řešení na dovolenou, osoba, která případ přebírá, má dokumenty u konverzace, ve které se na něm pracovalo. Nemusí začínat žádostí o zaslání chybějících souborů.
Příklad použití: advokátní kancelář a dokumenty k jednomu případu
Klientův případ má v Task Manageru jeden úkol. Koncipient přiloží ke konverzaci smlouvu. Potom vloží snímek obrazovky se sporným odstavcem a poznámkou, advokát přiloží upravený dokument a další člen týmu sken podepsané stránky. Čtyři soubory z různých okamžiků skončí ve složce jedné konverzace.
Při kompletaci spisu otevře právník složku úkolu pomocí sponky v záhlaví. Mezi soubory přechází šipkami, aniž by se vracel na seznam. Sken podepsané stránky zkopíruje pomocí „Kopírovat do…“ do vlastní složky v Dokumentech. Originál zůstane u případu. Soubor nahraný přímo do složky úkolu vidí všichni účastníci vlákna. Je to výjimka z pravidla soukromí souborů v modulu Soubory.
Nejčastější dotazy
Potřebuji modul Soubory?
Ke sdílenému disku a složkám vláken ano - to je modul varianty Pro. Přílohy v úkolech a chatech fungují v obou variantách.
Musím přílohy ručně ukládat do složky případu?
Ne. Složka úkolu nebo chatu se vytvoří automaticky spolu s vláknem. Přílohy z konverzace se v ní objeví samy, včetně obrázků vložených do textu zprávy.
Zpřístupní nahrání souboru do složky úkolu soubor celému týmu?
Soubor nahraný přímo do složky úkolu nebo chatu vidí všichni účastníci tohoto vlákna. Je to výjimka: na ostatních místech modulu Soubory je soubor soukromý, dokud ho nesdílíte. Odstranit takový soubor nebo změnit jeho název může pouze jeho vlastník.
Lze smazaný soubor obnovit?
Ano. Smazaný soubor se přesune do Koše. Můžete ho obnovit nebo trvale odstranit. Obnovený soubor se vrátí na původní místo, pokud jeho nadřazená složka není v Koši - v takovém případě se vrátí do kořenové složky daného prostoru. Po 30 dnech Koš soubor automaticky odstraní. Soubory v Koši se započítávají do limitu prostoru.
Jak velký může být jeden soubor?
Jeden soubor může mít velikost až 100 MB. Administrátor může každému uživateli navíc nastavit limit v GB pro modul Soubory v Nastavení → Pokročilé → „Soubory a prostor“.