Quel est le problème des fichiers dispersés ?
Les documents d'une même affaire arrivent par vagues : contrat, correction, scan, encore une version. Ils se trouvent dans les boîtes mail de plusieurs personnes, si bien qu'au bout d'une semaine, personne ne sait laquelle est à jour. Dans Task Manager, vous enregistrez les pièces jointes de tout un fil en un clic dans un dossier du disque de l'entreprise - avec leurs dates et dans l'ordre.
Comment ça marche ?
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Vous ouvrez le fil dans le module Messagerie ou dans une discussion.
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Vous cliquez sur le trombone - les pièces jointes de toute la conversation vont dans un seul dossier.
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Le dossier appartient à l'affaire, pas à une personne, toute l'équipe ayant accès peut donc le voir.
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Vous retrouvez aussi les fichiers via la recherche, avec le contenu de la conversation.
Qu'y gagnez-vous ?
Une seule source de vérité : les versions se trouvent côte à côte, avec leurs dates.
Continuité : les documents restent dans l'entreprise quand quelqu'un change de poste.
Une recherche rapide : le fichier est visible depuis la tâche, la conversation et la recherche.
Exemple du quotidien
Un cabinet reçoit d'un client trois versions d'un contrat dans un seul fil. Après avoir enregistré les pièces jointes dans le dossier de l'affaire, l'avocat voit immédiatement laquelle est arrivée en dernier - et l'ajoute au dossier.
Questions fréquentes
Ai-je besoin du module Fichiers ?
Pour le disque partagé, oui - c'est un module de l'offre Pro.
Les fichiers se trouvent-ils sur mon serveur ?
Oui, là où le programme est installé.
Un fichier supprimé peut-il être récupéré ?
Oui, il passe d'abord par la corbeille.