Quel est le problème des fichiers dispersés ?
Les documents relatifs à une même affaire arrivent rarement tous en même temps. D’abord le contrat, deux jours plus tard une correction, puis le scan d’une page signée. Pour finir, quelqu’un colle une capture d’écran avec un commentaire. Un fichier reste dans un e-mail, un autre dans une discussion, le troisième sur le bureau de quelqu’un. Au bout d’une semaine, déterminer quelle version est définitive nécessite d’appeler trois personnes.
Dans Task Manager avec le module Fichiers (formule Pro), chaque tâche et chaque discussion possède son propre dossier. Il se crée automatiquement sous le nom du fil de discussion, même lorsqu'il est encore vide. Y arrivent les pièces jointes de la conversation : les fichiers envoyés dans les messages, les dessins de la fenêtre Dessiner, les captures d'écran collées et les images insérées via l'icône. Les dessins portent des noms rysunek-data.png, et les images collées - obraz-data.png.
À quoi ressemble le dossier d’un fil de discussion ?
Vous trouverez les dossiers des tâches et des discussions dans l’arborescence des Fichiers, sous la branche de l’Espace de travail, dans les sections Tâches et Discussions. Ils ont une icône différente de celle des dossiers ordinaires. Il est impossible de les supprimer ou de les déplacer - ils existent aussi longtemps que le fil de discussion. Le dossier affiche les pièces jointes de la conversation, pas des copies. Lorsqu’une personne supprime un fichier de la conversation, celui-ci disparaît également du dossier.
L’icône trombone dans l’en-tête d’une tâche ou d’une discussion, à côté des avatars, ouvre la fenêtre Fichiers dans le dossier de ce fil de discussion. Vous pouvez aussi ancrer la fenêtre Fichiers à côté de la conversation et y glisser un fichier. Un voile « Déposez pour joindre » apparaît. Le fichier rejoint la barre des pièces jointes et sera envoyé avec le prochain message. Vous ne pouvez pas déplacer une pièce jointe du fil de discussion vers un autre dossier. Vous pouvez la télécharger, l’ajouter aux Favoris ou la copier via « Copier vers… » dans Documents, un dossier de l’Espace de travail ou votre propre sous-dossier.
Cliquer sur un fichier ouvre son aperçu à la place du contenu du dossier. Les images et les PDF s’affichent directement. Les vidéos aux formats MP4, M4V, MOV, WebM et OGV sont lisibles dans une fenêtre avec barre de défilement. Les fichiers DOCX et XLSX disposent d’un aperçu textuel. Les flèches ‹ › à côté du bouton Retour et les touches fléchées permettent de passer d’un fichier à l’autre dans le même dossier. Le compteur affiche par exemple « 3 / 8 ». Le champ Emplacement indique la tâche ou la discussion d’où provient la pièce jointe.
Qu'y gagnez-vous ?
Plus besoin de demander où quelqu’un a enregistré le contrat corrigé. Si une personne l’a joint à une conversation sur le sujet, vous le trouverez avec les autres pièces jointes du fil de discussion. Inutile de le chercher séparément dans l’historique de la discussion pour le télécharger.
Vous pouvez retrouver un dessin griffonné à la hâte ou une capture d’écran collée dans un commentaire. Plus besoin de faire défiler la conversation pour les consulter. Vous pouvez aussi les télécharger et les transmettre à quelqu’un d’autre.
Quand une personne part en congé en plein milieu d’un dossier, celle qui reprend le sujet trouve les documents dans la conversation où le travail a eu lieu. Elle n’a pas besoin de commencer par demander qu’on lui envoie les fichiers manquants.
Cas d’usage : un cabinet d’avocats et les documents d’un dossier
Dans Task Manager, le dossier d’un client correspond à une seule tâche. Un collaborateur joint un contrat à la conversation. Il y colle ensuite une capture d’écran de la clause litigieuse avec un commentaire, l’avocat joint le document corrigé et un autre membre de l’équipe ajoute le scan de la page signée. Ces quatre fichiers, ajoutés à différents moments, se retrouvent dans le dossier d’une même conversation.
Lorsqu’il constitue le dossier, l’avocat ouvre le dossier de la tâche à l’aide du trombone dans l’en-tête. Il passe d’un fichier à l’autre avec les flèches, sans revenir à la liste. Il copie le scan de la page signée dans son propre dossier Documents via « Copier vers… ». L’original reste dans le dossier de l’affaire. Tous les participants au fil de discussion voient le fichier déposé directement dans le dossier de la tâche. C’est une exception à la règle de confidentialité des fichiers dans le module Fichiers.
Questions fréquentes
Ai-je besoin du module Fichiers ?
Pour le disque partagé et les dossiers de fils de discussion, oui - c'est un module de la formule Pro. Les pièces jointes dans les tâches et les discussions fonctionnent dans les deux formules.
Dois-je enregistrer manuellement les pièces jointes dans le dossier de l’affaire ?
Non. Le dossier de la tâche ou de la discussion est créé automatiquement avec le fil de discussion. Les pièces jointes de la conversation y apparaissent automatiquement, y compris les images intégrées au contenu des messages.
Le fait de téléverser un fichier dans le dossier d’une tâche le rend-il accessible à l’équipe ?
Un fichier téléversé directement dans le dossier d’une tâche ou d’une discussion est visible par tous les participants à ce fil de discussion. C’est une exception : dans les autres espaces du module Fichiers, un fichier reste privé tant que vous ne le partagez pas. Seul son propriétaire peut supprimer ou renommer un tel fichier.
Est-il possible de récupérer un fichier supprimé ?
Oui. Un fichier supprimé est placé dans la Corbeille. Vous pouvez le restaurer ou le supprimer définitivement. Le fichier restauré retrouve son emplacement d’origine, sauf si son dossier parent se trouve dans la Corbeille - dans ce cas, il revient à la racine de l’espace concerné. La Corbeille le supprime automatiquement au bout de 30 jours. Les fichiers dans la Corbeille sont comptabilisés dans la limite de stockage.
Quelle peut être la taille d’un fichier ?
Un fichier peut peser jusqu’à 100 MB. L’administrateur peut également définir pour chaque personne une limite en GB pour le module Fichiers, dans Paramètres → Avancé → « Fichiers et espace ».