V čom je problém roztrúsených súborov?
Dokumenty týkajúce sa jedného prípadu zvyčajne neprídu naraz. Najprv zmluva, o dva dni oprava, potom sken podpísanej strany. Nakoniec niekto vloží snímku obrazovky s poznámkou. Jeden súbor zostane v e-maile, druhý v chate a tretí na pracovnej ploche niekoho z tímu. Po týždni treba obvolať troch ľudí, aby ste zistili, ktorá verzia je konečná.
V Task Manageri s modulom Súbory (variant Pro) má každá úloha a každý chat vlastný priečinok. Vytvorí sa automaticky pod názvom vlákna, aj vtedy, keď je ešte prázdny. Trafia doň prílohy z konverzácie: súbory odoslané v správach, kresby z okna Kresliť, vložené snímky obrazovky a obrázky vložené ikonou. Kresby majú názvy rysunek-data.png a vložené obrázky obraz-data.png.
Ako vyzerá priečinok vlákna zvnútra?
Priečinky úloh a chatov nájdete v strome Súborov, vo vetve pracovného priestoru, v sekciách Úlohy a Chaty. Majú inú ikonu ako bežné priečinky. Nemožno ich odstrániť ani presunúť - existujú tak dlho ako vlákno. Priečinok zobrazuje prílohy z konverzácie, nie ich kópie. Keď niekto odstráni súbor z konverzácie, zmizne aj z priečinka.
Sponka v hlavičke úlohy alebo chatu vedľa avatarov otvorí okno Súborov v priečinku daného vlákna. Okno Súborov môžete tiež ukotviť vedľa konverzácie a presunúť na ňu súbor. Zobrazí sa prekryvná vrstva „Pustite na priloženie“. Súbor sa presunie na panel príloh a odošle sa s nasledujúcou správou. Prílohu z vlákna nemožno presunúť do iného priečinka. Môžete si ju stiahnuť, pridať medzi Obľúbené alebo skopírovať pomocou možnosti „Kopírovať do…“ - do Dokumentov, priečinka pracovného priestoru alebo vlastného podpriečinka.
Kliknutím na súbor sa otvorí jeho náhľad namiesto obsahu priečinka. Obrázky a PDF sa zobrazujú priamo. Videá vo formátoch MP4, M4V, MOV, WebM a OGV si prehráte v okne s posuvníkom. Súbory DOCX a XLSX majú textový náhľad. Šípky ‹ › pri tlačidle Späť a klávesy so šípkami umožňujú prechádzať medzi súbormi v tom istom priečinku. Počítadlo zobrazuje napríklad „3 / 8“. Pole Umiestnenie označuje úlohu alebo chat, z ktorého príloha pochádza.
Čo získate?
Už sa nemusíte ostatných pýtať, kam uložili opravenú zmluvu. Ak ju niekto priložil ku konverzácii o danom prípade, nájdete ju spolu s ostatnými prílohami vlákna. Nemusíte ju hľadať osobitne v histórii chatu, aby ste si ju mohli stiahnuť.
Môžete sa vrátiť k náčrtu, ktorý ste narýchlo nakreslili, alebo k snímke obrazovky vloženej do komentára. Už nemusíte prechádzať konverzáciu, aby ste si ich pozreli. Môžete si ich aj stiahnuť a poslať ďalej.
Keď niekto odíde uprostred rozpracovanej veci na dovolenku, osoba, ktorá ju preberie, nájde dokumenty pri konverzácii, v ktorej sa na nej pracovalo. Nemusí začínať tým, že žiada o zaslanie chýbajúcich súborov.
Príklad použitia: advokátska kancelária a dokumenty k jednému prípadu
Klientov prípad má v Task Manageri jednu úlohu. Koncipient priloží do konverzácie zmluvu. Potom vloží snímku obrazovky sporného odseku s poznámkou, advokát priloží upravený dokument a ďalší člen tímu - sken podpísanej strany. Štyri súbory z rôznych chvíľ sa uložia do priečinka jednej konverzácie.
Pri zakladaní spisu otvorí právnik priečinok úlohy pomocou sponky v hlavičke. Medzi súbormi prechádza pomocou šípok bez toho, aby sa musel vrátiť do zoznamu. Sken podpísanej strany skopíruje cez možnosť „Kopírovať do…“ do vlastného priečinka v Dokumentoch. Originál zostane pri spise. Súbor nahratý priamo do priečinka úlohy vidia všetci účastníci vlákna. Ide o výnimku z pravidla, podľa ktorého sú súbory v module Súbory súkromné.
Najčastejšie otázky
Potrebujem modul Súbory?
K spoločnému disku a priečinkom vlákien áno - je to modul variantu Pro. Prílohy v úlohách a chatoch fungujú v oboch variantoch.
Musím prílohy ručne ukladať do priečinka prípadu?
Nie. Priečinok úlohy alebo chatu sa vytvorí automaticky spolu s vláknom. Prílohy z konverzácie sa v ňom zobrazia automaticky, vrátane obrázkov vložených do textu správy.
Sprístupní nahratie súboru do priečinka úlohy tento súbor tímu?
Súbor nahratý priamo do priečinka úlohy alebo chatu vidia všetci účastníci tohto vlákna. Je to výnimka: na ostatných miestach modulu Súbory je súbor súkromný, kým ho nesprístupníte. Odstrániť takýto súbor alebo zmeniť jeho názov môže iba jeho vlastník.
Dá sa odstránený súbor obnoviť?
Áno. Odstránený súbor sa presunie do Koša. Môžete ho obnoviť alebo natrvalo odstrániť. Obnovený súbor sa vráti na pôvodné miesto, ibaže nadradený priečinok je v Koši - vtedy sa vráti do koreňového priečinka rozsahu. Kôš ho po 30 dňoch automaticky odstráni. Súbory v Koši sa započítavajú do limitu úložiska.
Aký veľký môže byť jeden súbor?
Jeden súbor môže mať veľkosť až 100 MB. Administrátor môže navyše v Nastavenia → Rozšírené → „Súbory a úložisko“ nastaviť každému používateľovi limit v GB pre modul Súbory.