Mikä on hajallaan olevien tiedostojen ongelma?
Yhteen asiaan liittyvät asiakirjat saapuvat harvoin kaikki kerralla. Ensin tulee sopimus, kahden päivän päästä korjaus ja sitten allekirjoitetun sivun skannaus. Lopuksi joku liittää mukaan kuvakaappauksen, jossa on huomautus. Yksi tiedosto jää sähköpostiin, toinen keskusteluun ja kolmas jonkun työpöydälle. Viikon kuluttua lopullisen version selvittäminen vaatii kolmen ihmisen soittamista läpi.
Task Managerissa, jossa on Tiedostot-moduuli (Pro-versio), jokaisella tehtävällä ja keskustelulla on oma kansionsa. Se syntyy automaattisesti viestiketjun nimellä, myös silloin, kun se on vielä tyhjä. Siihen tallentuvat keskustelun liitteet: viesteissä lähetetyt tiedostot, Piirrä-ikkunan piirrokset, liitetyt kuvakaappaukset ja kuvakkeen kautta lisätyt kuvat. Piirroksilla on nimi rysunek-data.png ja liitetyillä kuvilla obraz-data.png.
Miltä viestiketjun kansio näyttää sisältä?
Tehtävien ja keskustelujen kansiot löytyvät Tiedostot-puusta työtilan haarasta, Tehtävät- ja Keskustelut-osioista. Niiden kuvake eroaa tavallisten kansioiden kuvakkeesta. Niitä ei voi poistaa tai siirtää - ne ovat olemassa niin kauan kuin viestiketju. Kansiossa näkyvät keskustelun liitteet, eivät niiden kopiot. Kun joku poistaa tiedoston keskustelusta, se katoaa myös kansiosta.
Tehtävän tai keskustelun otsakkeessa oleva paperiliitinkuvake avaa Tiedostot-kansion, johon viestiketju kuuluu. Voit myös kiinnittää Tiedostot-ikkunan keskustelun viereen ja vetää tiedoston sen päälle. Näkyviin tulee peite, jossa lukee ”Pudota liittääksesi”. Tiedosto siirtyy liitepalkkiin ja lähetetään seuraavan viestin mukana. Viestiketjun liitettä ei voi siirtää toiseen kansioon. Voit ladata sen, lisätä sen suosikkeihin tai kopioida sen valitsemalla ”Kopioi kohteeseen…” - Dokumentit-kansioon, työtilan kansioon tai omaan alikansioon.
Kun napsautat tiedostoa, sen esikatselu avautuu kansion sisällön paikalle. Kuvat ja PDF-tiedostot näkyvät suoraan. MP4-, M4V-, MOV-, WebM- ja OGV-muotoiset videot voit toistaa vieritettävässä ikkunassa. DOCX- ja XLSX-tiedostoista näytetään tekstiesikatselu. Takaisin-painikkeen vieressä olevilla nuolilla ‹ › ja näppäimistön nuolinäppäimillä voit siirtyä saman kansion tiedostosta toiseen. Laskuri näyttää esimerkiksi ”3 / 8”. Sijainti-kenttä kertoo, mistä tehtävästä tai keskustelusta liite on peräisin.
Mitä hyödyt?
Sinun ei tarvitse kysyä muilta, minne he tallensivat korjatun sopimuksen. Jos joku liitti sen asiaa koskevaan keskusteluun, löydät sen muiden viestiketjun liitteiden joukosta. Sinun ei tarvitse etsiä sitä erikseen keskusteluhistoriasta ladataksesi sen.
Voit palata kiireessä luonnosteltuun piirrokseen tai kommenttiin liitettyyn kuvakaappaukseen. Sinun ei enää tarvitse selata keskustelua löytääksesi ne. Voit myös ladata ne ja välittää eteenpäin.
Kun joku jää lomalle kesken asian käsittelyn, asian hoitamista jatkava henkilö löytää asiakirjat keskustelusta, jossa työtä tehtiin. Hänen ei tarvitse aloittaa pyytämällä puuttuvia tiedostoja lähetettäviksi.
Käyttötapaus: asianajotoimisto ja yhden asian asiakirjat
Asiakkaan asialla on Task Managerissa yksi tehtävä. Lakimiesharjoittelija liittää sopimuksen keskusteluun. Sitten hän liittää kuvakaappauksen kiistanalaisesta sopimuskohdasta ja lisää huomautuksen, asianajaja liittää korjatun asiakirjan ja toinen tiimin jäsen skannatun allekirjoitussivun. Neljä eri vaiheissa lisättyä tiedostoa päätyy yhden keskustelun kansioon.
Kun asianajaja kokoaa asiakirjoja, hän avaa tehtävän kansion otsakkeen paperiliitinkuvakkeesta. Hän siirtyy tiedostosta toiseen nuolilla palaamatta tiedostoluetteloon. Hän kopioi skannatun allekirjoitussivun ”Kopioi kohteeseen…” -toiminnolla omaan Dokumentit-kansioonsa. Alkuperäinen jää asian yhteyteen. Kaikki viestiketjun osallistujat näkevät tiedoston, joka on ladattu suoraan tehtävän kansioon. Tämä on poikkeus Tiedostot-moduulin tiedostojen yksityisyyssääntöön.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko Tiedostot-moduulin?
Jaetulle levylle ja viestiketjujen kansioille kyllä - tämä on Pro-version moduuli. Liitteet tehtävissä ja keskusteluissa toimivat molemmissa versioissa.
Pitääkö minun tallentaa liitteet manuaalisesti asian kansioon?
Ei. Tehtävän tai keskustelun kansio luodaan automaattisesti viestiketjun yhteydessä. Keskustelun liitteet ilmestyvät sinne itsestään, myös viestien sisältöön upotetut kuvat.
Jaetaanko tehtävän kansioon ladattu tiedosto tiimille?
Suoraan tehtävän tai keskustelun kansioon ladatun tiedoston näkevät kaikki kyseisen viestiketjun osallistujat. Tämä on poikkeus: moduulin Tiedostot muissa osioissa tiedosto on yksityinen, kunnes jaat sen. Vain omistaja voi poistaa tällaisen tiedoston tai muuttaa sen nimeä.
Voiko poistetun tiedoston palauttaa?
Kyllä. Poistettu tiedosto siirtyy roskakoriin. Voit palauttaa sen tai poistaa sen pysyvästi. Palautettu tiedosto palaa entiseen sijaintiinsa, ellei sen yläkansio ole roskakorissa - siinä tapauksessa tiedosto palaa sijaintialueen juureen. Roskakori poistaa tiedoston automaattisesti 30 päivän kuluttua. Roskakorissa olevat tiedostot lasketaan mukaan tallennustilan käyttöön.
Kuinka suuri yksittäinen tiedosto voi olla?
Yksittäinen tiedosto voi olla kooltaan enintään 100 MB. Ylläpitäjä voi lisäksi määrittää jokaiselle henkilölle GB-kohtaisen rajan Tiedostot-moduuliin kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → ”Tiedostot ja tallennustila”.