Mikä on hajallaan olevien tiedostojen ongelma?
Yhteen asiaan liittyvät asiakirjat saapuvat erissä: sopimus, korjaus, skannaus, vielä yksi versio. Ne ovat useiden ihmisten postilaatikoissa, joten viikon jälkeen kukaan ei tiedä, mikä on ajantasainen. Task Managerissa tallennat koko viestiketjun liitteet yhdellä klikkauksella yrityksen aseman kansioon - päivämäärineen ja järjestyksessä.
Miten se toimii?
- 01
Avaat viestiketjun Sähköposti-moduulissa tai keskustelussa.
- 02
Klikkaat paperiliitintä - koko keskustelun liitteet siirtyvät yhteen kansioon.
- 03
Kansio kuuluu asialle, ei henkilölle, joten koko tiimi, jolla on käyttöoikeus, näkee sen.
- 04
Tiedostot löydät myös haun kautta, yhdessä keskustelun sisällön kanssa.
Mitä hyödyt?
Yhden totuuden lähteen: versiot ovat vierekkäin, päivämäärineen.
Jatkuvuuden: asiakirjat pysyvät yrityksessä, vaikka joku vaihtaa työpaikkaa.
Nopean löytymisen: tiedosto näkyy tehtävästä, keskustelusta ja hausta.
Esimerkki arjen työstä
Lakitoimisto saa asiakkaalta kolme sopimusversiota samassa viestiketjussa. Kun liitteet on tallennettu asian kansioon, lakimies näkee heti, mikä versio saapui viimeisenä - ja liittää sen asiakirjoihin.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko Tiedostot-moduulin?
Jaettuun asemaan kyllä - se on Pro-paketin moduuli.
Ovatko tiedostot omalla palvelimellani?
Kyllä, siellä missä ohjelma on asennettuna.
Voiko poistetun tiedoston palauttaa?
Kyllä, se siirtyy ensin roskakoriin.