Qual è il problema dei file sparsi?
I documenti relativi a una pratica raramente arrivano tutti insieme. Prima il contratto, dopo due giorni una modifica, poi la scansione della pagina firmata. Infine qualcuno incolla uno screenshot con un'annotazione. Un file resta nell'email, un altro nella chat, un terzo sul desktop di qualcuno. Dopo una settimana, per capire quale sia la versione definitiva bisogna chiamare tre persone.
In Task Manager con il modulo File (piano Pro) ogni attività e ogni chat ha una propria cartella. Viene creata automaticamente con il nome della discussione, anche quando è ancora vuota. Vi finiscono gli allegati della conversazione: file inviati nei messaggi, disegni dalla finestra Disegna, screenshot incollati e immagini inserite con l'apposita icona. I disegni hanno nomi del tipo rysunek-data.png, mentre le immagini incollate obraz-data.png.
Com'è organizzata la cartella della discussione?
Trovi le cartelle delle attività e delle chat nell'albero dei File, all'interno del ramo dello Spazio di lavoro, nelle sezioni Attività e Chat. Hanno un'icona diversa da quella delle normali cartelle. Non possono essere eliminate né spostate: esistono finché esiste la discussione. La cartella mostra gli allegati della conversazione, non delle copie. Quando qualcuno elimina un file dalla conversazione, scompare anche dalla cartella.
La graffetta nell’intestazione di un’attività o di una chat, accanto agli avatar, apre la finestra File nella cartella della discussione. Puoi anche agganciare la finestra File accanto alla conversazione e trascinarci un file. Apparirà una sovrapposizione «Rilascia per allegare». Il file finirà nella barra degli allegati e verrà inviato con il messaggio successivo. Non puoi spostare in un’altra cartella un allegato della discussione. Puoi scaricarlo, aggiungerlo ai Preferiti oppure copiarlo con «Copia in…» in Documenti, nella cartella dello spazio di lavoro o in una tua sottocartella.
Facendo clic su un file, si apre l’anteprima al posto del contenuto della cartella. Le immagini e i PDF vengono visualizzati direttamente. I video nei formati MP4, M4V, MOV, WebM e OGV possono essere riprodotti in una finestra con barra di scorrimento. DOCX e XLSX hanno un’anteprima testuale. Le frecce ‹ › accanto al pulsante Indietro e i tasti freccia ti permettono di passare da un file all’altro nella stessa cartella. Il contatore mostra, per esempio, «3 / 8». Il campo Posizione indica l’attività o la chat da cui proviene l’allegato.
Cosa ci guadagni?
Non devi chiedere agli altri dove hanno salvato il contratto corretto. Se qualcuno lo ha allegato a una conversazione su quella pratica, lo troverai insieme agli altri allegati della discussione. Non devi cercarlo separatamente nella cronologia della chat per scaricarlo.
Puoi tornare a un disegno abbozzato in fretta o a uno screenshot incollato in un commento. Non devi più scorrere la conversazione per visualizzarli. Puoi anche scaricarli e inoltrarli.
Se qualcuno va in ferie mentre una pratica è ancora in corso, chi se ne occupa al suo posto trova i documenti accanto alla conversazione in cui si è svolto il lavoro. Non deve iniziare chiedendo che gli vengano inviati i file mancanti.
Caso d’uso: uno studio legale e i documenti di una pratica
In Task Manager, a ogni pratica di un cliente corrisponde un’unica attività. Il praticante allega il contratto alla conversazione. Poi incolla uno screenshot della clausola contestata con un commento, l’avvocato allega il documento corretto e un altro membro del team aggiunge la scansione della pagina firmata. Quattro file, provenienti da momenti diversi, finiscono nella cartella di un’unica conversazione.
Quando prepara il fascicolo, l’avvocato apre la cartella dell’attività facendo clic sulla graffetta nell’intestazione. Passa da un file all’altro con le frecce, senza tornare all’elenco. Copia la scansione della pagina firmata con «Copia in…» nella propria cartella in Documenti. L’originale resta associato alla pratica. Il file caricato direttamente nella cartella dell’attività è visibile a tutti i partecipanti alla discussione. È un’eccezione alla regola sulla privacy dei file nel modulo File.
Domande frequenti
Ho bisogno del modulo File?
Per il disco condiviso e le cartelle delle discussioni sì - è un modulo del piano Pro. Gli allegati nelle attività e nelle chat funzionano in entrambi i piani.
Devo salvare manualmente gli allegati nella cartella della pratica?
No. La cartella dell'attività o della chat viene creata automaticamente insieme alla discussione. Gli allegati della conversazione compaiono al suo interno automaticamente, comprese le immagini incorporate nel testo dei messaggi.
Caricare un file nella cartella dell'attività lo rende accessibile al team?
Il file caricato direttamente nella cartella dell'attività o della chat è visibile a tutti i partecipanti alla discussione. È un'eccezione: nelle altre aree del modulo File, il file rimane privato finché non lo condividi. Solo il proprietario può eliminare o rinominare il file.
È possibile recuperare un file eliminato?
Sì. Il file eliminato finisce nel Cestino. Puoi ripristinarlo o eliminarlo definitivamente. Una volta ripristinato, torna nella posizione originale, a meno che la cartella principale non si trovi nel Cestino: in tal caso, torna nella cartella principale dell'area. Dopo 30 giorni, il Cestino lo elimina automaticamente. I file nel Cestino vengono conteggiati nel limite di spazio.
Qual è la dimensione massima di un singolo file?
Un singolo file può pesare fino a 100 MB. Inoltre, l'amministratore può impostare per ogni persona un limite in GB per il modulo File da Impostazioni → Avanzate → «File e spazio».