Vad är problemet med spridda filer?
Dokument till samma ärende kommer i omgångar: avtal, revidering, inskanning, ännu en version. De ligger i flera personers inkorgar, så efter en vecka vet ingen vilken som är aktuell. I Task Manager sparar du bilagor från hela tråden med ett klick till en mapp på den gemensamma disken - med datum och i ordning.
Hur fungerar det?
- 01
Du öppnar tråden i modulen E-post eller i chatten.
- 02
Du klickar på gem-ikonen - bilagorna från hela konversationen hamnar i en och samma mapp.
- 03
Mappen tillhör ärendet, inte en person, så hela teamet med åtkomst ser den.
- 04
Du hittar filerna även via sökfunktionen, tillsammans med konversationens innehåll.
Vad vinner du?
En enda sanningskälla: versionerna ligger bredvid varandra, med datum.
Kontinuitet: dokumenten stannar i företaget även när någon byter jobb.
Snabb återfinning: filen syns från uppgiften, från konversationen och från sökfunktionen.
Exempel från vardagen
Advokatbyrån får tre versioner av avtalet från kunden i samma tråd. När bilagorna sparats till ärendets mapp ser juristen genast vilken version som kom sist - och lägger den i akten.
Vanliga frågor
Behöver jag modulen Filer?
För den gemensamma disken - ja, det är en modul i Pro-paketet.
Ligger filerna på min egen server?
Ja, där programmet är installerat.
Går en borttagen fil att återställa?
Ja, den hamnar först i papperskorgen.