Vad är problemet med spridda filer?
Dokument som hör till samma ärende kommer sällan in på en gång. Först ett avtal, två dagar senare en ändring och sedan en skannad underskriftssida. Till sist klistrar någon in en skärmbild med en kommentar. En fil ligger kvar i mejlet, en annan i chatten och en tredje på någons skrivbord. Efter en vecka krävs det telefonsamtal till tre personer för att ta reda på vilken version som gäller.
I Task Manager med modulen Filer (Pro) har varje uppgift och varje chatt en egen mapp. Den skapas automatiskt under trådens namn, även när den fortfarande är tom. Dit hamnar bilagor från konversationen: filer som skickats i meddelanden, ritningar från fönstret Rita, inklistrade skärmdumpar och bilder som infogats via ikonen. Ritningar får namnet rysunek-data.png, och inklistrade bilder - obraz-data.png.
Hur ser en trådmapp ut inuti?
Uppgifts- och chattmapparna finns i filträdet, i arbetsytans gren, under avsnitten Uppgifter och Chattar. De har en annan ikon än vanliga mappar. De kan inte tas bort eller flyttas - de finns kvar så länge tråden finns. Mappen visar bilagorna från konversationen, inte kopior av dem. När någon tar bort en fil från konversationen försvinner den också från mappen.
Gem-ikonen i rubriken för en uppgift eller chatt, bredvid avatarerna, öppnar Filer i mappen för den här tråden. Du kan också docka fönstret Filer bredvid konversationen och dra en fil till den. Då visas överlägget ”Släpp för att bifoga”. Filen hamnar i bilagefältet och skickas med nästa meddelande. En bilaga från en tråd kan inte flyttas till en annan mapp. Du kan ladda ner den, lägga till den i Favoriter eller kopiera den via ”Kopiera till…” - till Dokument, en mapp i en arbetsyta eller en egen undermapp.
När du klickar på en fil öppnas en förhandsvisning där mappens innehåll visas. Bilder och PDF-filer visas direkt. Videor i formaten MP4, M4V, MOV, WebM och OGV kan spelas upp i ett fönster med rullning. DOCX och XLSX har en textförhandsvisning. Pilarna ‹ › bredvid knappen Tillbaka och piltangenterna låter dig bläddra mellan filerna i samma mapp. Räknaren visar till exempel ”3 / 8”. Fältet Plats visar vilken uppgift eller chatt bilagan kommer från.
Vad vinner du?
Du behöver inte fråga andra var de sparade det reviderade avtalet. Om någon bifogade det i en konversation om ärendet hittar du det bland trådens övriga bilagor. Du behöver inte leta efter det separat i chatthistoriken för att ladda ner det.
Du kan gå tillbaka till en skiss som gjordes i all hast eller en skärmbild som klistrades in i en kommentar. Du behöver inte längre bläddra igenom konversationen för att visa dem. Du kan också ladda ner dem och skicka dem vidare.
Om någon går på semester mitt i ett ärende finns dokumenten tillgängliga för personen som tar över, i konversationen där arbetet pågick. Hen behöver inte börja med att be om de filer som saknas.
Användningsområde: advokatbyrå och dokument för ett ärende
Ett klientärende har en egen uppgift i Task Manager. Biträdande juristen bifogar ett avtal i konversationen. Sedan klistrar hen in en skärmbild av den omtvistade paragrafen med en kommentar, advokaten bifogar det reviderade dokumentet och en annan teammedlem bifogar en skannad kopia av den undertecknade sidan. Fyra filer från olika tillfällen hamnar i en och samma konversationsmapp.
När akten sammanställs öppnar juristen uppgiftens mapp med gem-ikonen i rubriken. Hen bläddrar mellan filerna med pilarna utan att gå tillbaka till listan. Den skannade sidan kopieras via ”Kopiera till…” till en egen mapp i Dokument. Originalet ligger kvar i ärendet. En fil som laddas upp direkt till uppgiftens mapp är synlig för alla deltagare i tråden. Det är ett undantag från regeln om filernas integritet i modulen Filer.
Vanliga frågor
Behöver jag modulen Filer?
Till den gemensamma disken och trådarnas mappar - ja, det är en modul i Pro. Bilagor i uppgifter och chattar fungerar i båda varianterna.
Måste jag spara bilagor manuellt i ärendemappen?
Nej. Uppgifts- eller chattmappen skapas automatiskt tillsammans med tråden. Bilagor från konversationen visas där automatiskt, även bilder som är inbäddade i meddelandetexten.
Blir filen tillgänglig för teamet om jag laddar upp den till uppgiftsmappen?
En fil som laddas upp direkt till en uppgifts- eller chattmapp kan ses av alla deltagare i tråden. Det är ett undantag: på andra platser i modulen Filer är filen privat tills du delar den. Bara ägaren kan ta bort eller byta namn på en sådan fil.
Går det att återställa en borttagen fil?
Ja. En borttagen fil hamnar i Papperskorgen. Du kan återställa den eller ta bort den permanent. Den återställda filen hamnar på sin tidigare plats, såvida den överordnade mappen ligger i Papperskorgen - då återställs den till områdets rotmapp. Efter 30 dagar töms Papperskorgen automatiskt. Filer i Papperskorgen räknas in i lagringsutrymmet.
Hur stor kan en enskild fil vara?
En enskild fil kan vara upp till 100 MB. Administratören kan dessutom ange en gräns i GB för varje persons användning av modulen Filer under Inställningar → Avancerat → ”Filer och lagring”.