Qual é o problema dos ficheiros espalhados?
Os documentos relativos a um caso raramente chegam todos ao mesmo tempo. Primeiro, o contrato; dois dias depois, uma correção; depois, uma digitalização da página assinada. Por fim, alguém cola uma captura de ecrã com uma observação. Um ficheiro fica no e-mail, outro na conversa e outro no ambiente de trabalho de alguém. Uma semana depois, para determinar qual é a versão final, é preciso telefonar a três pessoas.
No Task Manager com o módulo Ficheiros (versão Pro), cada tarefa e cada chat tem a sua própria pasta. É criada automaticamente com o nome da conversa, mesmo quando ainda está vazia. Nela são colocados os anexos da conversa: ficheiros enviados em mensagens, desenhos da janela Desenhar, capturas de ecrã coladas e imagens inseridas pelo ícone. Os desenhos têm o nome rysunek-data.png, e as imagens coladas - obraz-data.png.
Como é a pasta do tópico por dentro?
As pastas das tarefas e conversas encontram-se na árvore de Ficheiros, na ramificação do workspace, nas secções Tarefas e Conversas. Têm um ícone diferente do dos diretórios normais. Não podem ser eliminadas nem movidas - existem enquanto o tópico existir. A pasta mostra os anexos da conversa, não cópias dos mesmos. Quando alguém elimina um ficheiro da conversa, este também desaparece da pasta.
O clipe no cabeçalho da tarefa ou do chat, junto aos avatares, abre a janela Ficheiros na pasta desse tópico. Também pode fixar a janela Ficheiros ao lado da conversa e arrastar um ficheiro para cima dela. Aparece uma sobreposição «Largue para anexar». O ficheiro é adicionado à barra de anexos e enviado com a mensagem seguinte. Não pode mover um anexo do tópico para outra pasta. Pode transferi-lo, adicioná-lo aos Favoritos ou copiá-lo através de «Copiar para…» - para Documentos, para a pasta do workspace ou para uma subpasta sua.
Ao clicar num ficheiro, abre-se uma pré-visualização no lugar do conteúdo da pasta. As imagens e os PDF são apresentados diretamente. Os vídeos nos formatos MP4, M4V, MOV, WebM e OGV podem ser reproduzidos numa janela com controlos de navegação. Os ficheiros DOCX e XLSX têm uma pré-visualização de texto. As setas ‹ › junto ao botão Voltar e as teclas de seta permitem percorrer os ficheiros da mesma pasta. O contador mostra, por exemplo, «3 / 8». O campo Localização indica a tarefa ou o chat de onde vem o anexo.
O que ganha?
Não precisa de perguntar a outras pessoas onde guardaram o contrato corrigido. Se alguém o anexou à conversa sobre esse caso, encontra-o junto dos restantes anexos do tópico. Não precisa de o procurar separadamente no histórico da conversa para o transferir.
Pode voltar a consultar um desenho feito à pressa ou uma captura de ecrã inserida num comentário. Já não precisa de percorrer a conversa para os ver. Também pode transferi-los e partilhá-los.
Se alguém sair de férias a meio de um assunto, quem assumir o trabalho encontra os documentos junto à conversa em que este decorreu. Não precisa de começar por pedir que lhe enviem os ficheiros em falta.
Caso de utilização: escritório de advogados e documentos de um processo
No Task Manager, o processo de um cliente corresponde a uma única tarefa. Um advogado estagiário anexa o contrato à conversa. Depois, insere uma captura de ecrã do parágrafo em disputa com uma nota, o advogado anexa o documento revisto e outro membro da equipa - uma digitalização da página assinada. Os quatro ficheiros, de momentos diferentes, ficam na pasta de uma única conversa.
Ao organizar um processo, o advogado abre a pasta da tarefa através do clipe no cabeçalho. Percorre os ficheiros com as setas, sem voltar à lista. Copia uma digitalização da página assinada através de «Copiar para…» para a sua própria pasta em Documentos. O original continua associado ao processo. Todos os participantes do tópico conseguem ver os ficheiros carregados diretamente para a pasta da tarefa. Esta é uma exceção à regra de privacidade dos ficheiros no módulo Ficheiros.
Perguntas mais frequentes
Preciso do módulo Ficheiros?
Para o disco partilhado e as pastas das conversas, sim - é um módulo da versão Pro. Os anexos em tarefas e chats funcionam em ambas as versões.
Tenho de guardar manualmente os anexos na pasta do caso?
Não. A pasta da tarefa ou da conversa é criada automaticamente com o tópico. Os anexos da conversa aparecem nela automaticamente, incluindo as imagens incorporadas no conteúdo da mensagem.
Carregar um ficheiro para a pasta da tarefa torna-o acessível à equipa?
Todos os participantes desse tópico podem ver um ficheiro carregado diretamente para a pasta da tarefa ou da conversa. É uma exceção: nos restantes locais do módulo Ficheiros, o ficheiro é privado até ser partilhado. Só o proprietário pode eliminar esse ficheiro ou alterar o respetivo nome.
É possível recuperar um ficheiro eliminado?
Sim. Um ficheiro eliminado vai para o Lixo. Pode restaurá-lo ou eliminá-lo permanentemente. O ficheiro restaurado regressa ao local original, a menos que a pasta principal esteja no Lixo - nesse caso, regressa à raiz do espaço. Após 30 dias, o Lixo elimina-o automaticamente. Os ficheiros no Lixo contam para o limite de espaço.
Qual é o tamanho máximo de um ficheiro?
Cada ficheiro pode ter até 100 MB. O administrador também pode definir para cada pessoa um limite em GB para o módulo Ficheiros, em Definições → Avançadas → «Ficheiros e espaço».