¿Cuál es el problema de los archivos dispersos?
Los documentos relacionados con un mismo caso rara vez llegan a la vez. Primero, el contrato; dos días después, una corrección; luego, un escaneo de la página firmada. Al final, alguien pega una captura de pantalla con un comentario. Un archivo se queda en el correo, otro en el chat y el tercero en el escritorio de alguien. Una semana después, averiguar cuál es la versión definitiva requiere llamar a tres personas.
En Task Manager con el módulo Archivos (plan Pro), cada tarea y cada chat tiene su propia carpeta. Se crea automáticamente con el nombre del hilo, incluso cuando todavía está vacía. En ella se guardan los adjuntos de la conversación: archivos enviados en los mensajes, dibujos de la ventana Dibujar, capturas de pantalla pegadas e imágenes insertadas con el icono. Los dibujos tienen nombres rysunek-data.png, y las imágenes pegadas, obraz-data.png.
¿Qué contiene la carpeta de un hilo?
Encontrarás las carpetas de tareas y chats en el árbol de Archivos, dentro de la rama del espacio de trabajo, en las secciones Tareas y Chats. Tienen un icono distinto al de las carpetas normales. No se pueden eliminar ni mover: existen mientras exista el hilo. La carpeta muestra los archivos adjuntos de la conversación, no copias de ellos. Si alguien elimina un archivo de la conversación, también desaparece de la carpeta.
El clip en el encabezado de una tarea o un chat, junto a los avatares, abre la ventana de Archivos en la carpeta de ese hilo. También puedes acoplar la ventana de Archivos junto a la conversación y arrastrar un archivo hasta ella. Aparecerá la superposición «Suelta para adjuntar». El archivo irá a la barra de archivos adjuntos y se enviará con el siguiente mensaje. No puedes mover un archivo adjunto del hilo a otra carpeta. Puedes descargarlo, añadirlo a Favoritos o copiarlo con «Copiar a…» a Documentos, a la carpeta del Espacio de trabajo o a una subcarpeta propia.
Al hacer clic en un archivo, se abre una vista previa en lugar del contenido de la carpeta. Las imágenes y los PDF se muestran directamente. Los vídeos en formatos MP4, M4V, MOV, WebM y OGV se reproducen en una ventana con controles de desplazamiento. Los archivos DOCX y XLSX tienen una vista previa de texto. Las flechas ‹ › junto al botón Atrás y las teclas de flecha permiten pasar de un archivo a otro dentro de la misma carpeta. El contador muestra, por ejemplo, «3 / 8». El campo Ubicación indica la tarea o el chat del que procede el archivo adjunto.
¿Qué ganas?
No tienes que preguntar a los demás dónde guardaron el contrato corregido. Si alguien lo adjuntó a una conversación sobre ese asunto, lo encontrarás junto con los demás archivos adjuntos del hilo. No tienes que buscarlo por separado en el historial del chat para descargarlo.
Puedes volver a un dibujo hecho a toda prisa o a una captura de pantalla pegada en un comentario. Ya no hace falta desplazarse por la conversación para verlos. También puedes descargarlos y compartirlos.
Si alguien se va de vacaciones en mitad de un asunto, la persona que se haga cargo tendrá los documentos junto a la conversación en la que se llevó a cabo el trabajo. No tendrá que empezar pidiendo que le envíen los archivos que faltan.
Caso de uso: un bufete y los documentos de un asunto
En Task Manager, cada asunto de un cliente tiene una tarea. Un abogado en prácticas adjunta un contrato a la conversación. Después pega una captura de pantalla de la cláusula en disputa con un comentario, el abogado adjunta el documento corregido y otro miembro del equipo añade un escaneo de la página firmada. Cuatro archivos de momentos distintos van a parar a la carpeta de una misma conversación.
Al preparar el expediente, el abogado abre la carpeta de la tarea con el clip del encabezado. Pasa de un archivo a otro con las flechas, sin volver a la lista. Copia el escaneo de la página firmada con «Copiar a…» a su propia carpeta de Documentos. El original permanece en el asunto. Todos los participantes del hilo pueden ver los archivos subidos directamente a la carpeta de la tarea. Es una excepción a la regla de privacidad de los archivos del módulo Archivos.
Preguntas frecuentes
¿Necesito el módulo Archivos?
Para el disco compartido y las carpetas de los hilos, sí - es un módulo del plan Pro. Los adjuntos en tareas y chats funcionan en ambos planes.
¿Tengo que guardar manualmente los archivos adjuntos en la carpeta del caso?
No. La carpeta de una tarea o un chat se crea automáticamente junto con el hilo. Los archivos adjuntos de la conversación aparecen en ella automáticamente, incluidas las imágenes insertadas en el cuerpo del mensaje.
¿Subir un archivo a la carpeta de una tarea lo comparte con el equipo?
Todos los participantes del hilo pueden ver los archivos subidos directamente a la carpeta de una tarea o un chat. Es una excepción: en el resto de lugares del módulo Archivos, el archivo es privado hasta que lo compartes. Solo su propietario puede eliminarlo o cambiarle el nombre.
¿Se puede recuperar un archivo eliminado?
Sí. Los archivos eliminados pasan a la Papelera. Puedes restaurarlos o eliminarlos definitivamente. El archivo restaurado vuelve a su ubicación anterior, salvo que la carpeta principal esté en la Papelera; en ese caso, vuelve a la raíz del espacio. La Papelera los elimina automáticamente al cabo de 30 días. Los archivos de la Papelera cuentan para el límite de espacio.
¿Cuál es el tamaño máximo de un archivo?
Un archivo puede ocupar hasta 100 MB. Además, el administrador puede establecer para cada persona un límite en GB para el módulo Archivos, en Ajustes → Avanzado → «Archivos y espacio».