Worin liegt das Problem verstreuter Dateien?
Dokumente zu einem Vorgang kommen selten alle auf einmal an. Zuerst der Vertrag, zwei Tage später eine Korrektur, dann der Scan einer unterschriebenen Seite. Zum Schluss fügt jemand einen Screenshot mit einem Kommentar ein. Eine Datei bleibt in einer E-Mail, die nächste im Chat, eine weitere auf dem Desktop einer Person. Nach einer Woche müssen Sie drei Personen anrufen, um herauszufinden, welche Version die endgültige ist.
In Task Manager mit dem Modul Dateien (Pro-Variante) hat jede Aufgabe und jeder Chat einen eigenen Ordner. Er entsteht automatisch unter dem Namen des Threads, auch wenn er noch leer ist. Dorthin gelangen die Anhänge aus der Unterhaltung: in Nachrichten gesendete Dateien, Zeichnungen aus dem Fenster Zeichnen, eingefügte Bildschirmfotos und über das Symbol eingefügte Bilder. Zeichnungen tragen die Namen rysunek-data.png, eingefügte Bilder - obraz-data.png.
Wie sieht ein Thread-Ordner von innen aus?
Die Ordner von Aufgaben und Chats finden Sie in der Dateiansicht im Zweig des Arbeitsbereichs, in den Bereichen Aufgaben und Chats. Sie haben ein anderes Symbol als gewöhnliche Ordner. Sie lassen sich weder löschen noch verschieben - sie bleiben bestehen, solange es den Thread gibt. Der Ordner zeigt die Anhänge aus dem Gespräch, nicht deren Kopien. Wenn jemand eine Datei aus dem Gespräch löscht, verschwindet sie auch aus dem Ordner.
Die Büroklammer in der Kopfzeile einer Aufgabe oder eines Chats neben den Avataren öffnet den Ordner dieses Threads im Modul Dateien. Sie können das Fenster Dateien auch neben der Unterhaltung andocken und eine Datei darauf ziehen. Es erscheint die Einblendung „Zum Anhängen ablegen“. Die Datei landet in der Anhangsleiste und wird mit der nächsten Nachricht gesendet. Einen Anhang aus einem Thread können Sie nicht in einen anderen Ordner verschieben. Sie können ihn herunterladen, zu Ihren Favoriten hinzufügen oder über „Kopieren nach…“ kopieren - in Dokumente, einen Arbeitsbereich-Ordner oder einen eigenen Unterordner.
Ein Klick auf eine Datei öffnet die Vorschau anstelle des Ordnerinhalts. Bilder und PDFs werden direkt angezeigt. Videos in den Formaten MP4, M4V, MOV, WebM und OGV können Sie in einem Fenster mit Suchleiste abspielen. Für DOCX- und XLSX-Dateien gibt es eine Textvorschau. Mit den Pfeilen ‹ › neben der Schaltfläche Zurück und den Pfeiltasten können Sie zwischen den Dateien im selben Ordner wechseln. Der Zähler zeigt zum Beispiel „3 / 8“. Das Feld Speicherort zeigt die Aufgabe oder den Chat, aus dem der Anhang stammt.
Was gewinnen Sie?
Sie müssen andere nicht fragen, wo sie den überarbeiteten Vertrag abgelegt haben. Wenn jemand ihn an eine Unterhaltung zu diesem Thema angehängt hat, finden Sie ihn zusammen mit den übrigen Anhängen des Threads. Sie müssen nicht separat im Chatverlauf danach suchen, um ihn herunterzuladen.
Sie können zu einer hastig skizzierten Zeichnung oder einem Screenshot zurückkehren, der in einen Kommentar eingefügt wurde. Sie müssen nicht mehr durch die Unterhaltung scrollen, um sie anzusehen. Sie können sie auch herunterladen und weitergeben.
Wenn jemand mitten in einem Vorgang in den Urlaub geht, findet die Person, die das Thema übernimmt, die Dokumente bei der Unterhaltung, in der die Arbeit stattgefunden hat. Sie muss nicht erst um fehlende Dateien bitten.
Anwendungsfall: Kanzlei und Dokumente zu einem Fall
Ein Kundenfall hat in Task Manager eine Aufgabe. Der Referendar hängt den Vertrag an die Unterhaltung an. Anschließend fügt er einen Screenshot des strittigen Absatzes mit einem Kommentar ein, der Anwalt hängt das überarbeitete Dokument an und ein anderes Teammitglied den Scan der unterschriebenen Seite. Vier Dateien aus unterschiedlichen Zeitpunkten landen im Ordner einer Unterhaltung.
Beim Zusammenstellen der Akte öffnet der Anwalt den Aufgabenordner über die Büroklammer in der Kopfzeile. Er wechselt mit den Pfeilen zwischen den Dateien, ohne zur Liste zurückzugehen. Den Scan der unterschriebenen Seite kopiert er über „Kopieren nach…“ in seinen eigenen Ordner unter Dokumente. Das Original bleibt beim Fall. Eine Datei, die direkt in den Aufgabenordner hochgeladen wird, ist für alle Teilnehmer des Threads sichtbar. Das ist eine Ausnahme von der Regel zum Datenschutz für Dateien im Modul Dateien.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich das Modul Dateien?
Für das gemeinsame Laufwerk und die Thread-Ordner schon - das ist ein Modul der Pro-Variante. Anhänge in Aufgaben und Chats funktionieren in beiden Varianten.
Muss ich Anhänge manuell im Ordner des Vorgangs speichern?
Nein. Der Ordner einer Aufgabe oder eines Chats wird automatisch zusammen mit dem Thread erstellt. Anhänge aus dem Gespräch erscheinen von selbst darin, auch Bilder, die in den Nachrichtentext eingebettet sind.
Wird eine Datei für das Team freigegeben, wenn ich sie in den Aufgabenordner hochlade?
Eine Datei, die direkt in den Ordner einer Aufgabe oder eines Chats hochgeladen wird, ist für alle Teilnehmenden des Threads sichtbar. Das ist eine Ausnahme: An anderen Stellen im Modul Dateien bleibt eine Datei privat, bis Sie sie freigeben. Nur der Eigentümer kann eine solche Datei löschen oder umbenennen.
Kann eine gelöschte Datei wiederhergestellt werden?
Ja. Eine gelöschte Datei wird in den Papierkorb verschoben. Sie können sie wiederherstellen oder endgültig löschen. Die wiederhergestellte Datei wird an ihren ursprünglichen Speicherort zurückverschoben, es sei denn, der übergeordnete Ordner befindet sich im Papierkorb - in diesem Fall wird sie in den Stamm des Bereichs verschoben. Nach 30 Tagen wird sie automatisch aus dem Papierkorb gelöscht. Dateien im Papierkorb werden auf das Speicherlimit angerechnet.
Wie groß darf eine einzelne Datei sein?
Eine einzelne Datei darf bis zu 100 MB groß sein. Zusätzlich kann der Administrator in den Einstellungen → Erweitert → „Dateien und Speicherplatz“ für jede Person ein Limit in GB für das Modul Dateien festlegen.