Worin liegt das Problem verstreuter Dateien?
Dokumente zu einem Vorgang treffen in Schüben ein: Vertrag, Korrektur, Scan, noch eine Version. Sie liegen in den Postfächern mehrerer Personen, sodass nach einer Woche niemand mehr weiß, welche aktuell ist. In Task Manager speichern Sie die Anhänge des gesamten Threads mit einem Klick in einem Ordner auf dem Team-Laufwerk - mit Datum und in der richtigen Reihenfolge.
Wie funktioniert das?
- 01
Sie öffnen den Thread im Modul E-Mail oder im Chat.
- 02
Sie klicken auf die Büroklammer - die Anhänge des gesamten Gesprächs landen in einem Ordner.
- 03
Der Ordner gehört zum Vorgang, nicht zu einer Person, daher sieht ihn das gesamte berechtigte Team.
- 04
Die Dateien finden Sie auch über die Suche, zusammen mit dem Gesprächsinhalt.
Was gewinnen Sie?
Eine einzige Quelle der Wahrheit: die Versionen liegen nebeneinander, mit Datum.
Kontinuität: die Dokumente bleiben im Unternehmen, auch wenn jemand die Stelle wechselt.
Schnelles Wiederfinden: die Datei ist über die Aufgabe, das Gespräch und die Suche sichtbar.
Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Eine Kanzlei erhält von einem Mandanten drei Vertragsversionen in einem Thread. Nach dem Speichern der Anhänge im Ordner des Falls sieht der Anwalt sofort, welche Version zuletzt eingegangen ist - und fügt sie der Akte bei.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich das Modul Dateien?
Für das gemeinsame Laufwerk schon - das ist ein Modul der Pro-Variante.
Liegen die Dateien auf meinem Server?
Ja, dort, wo das Programm installiert ist.
Lässt sich eine gelöschte Datei wiederherstellen?
Ja, sie landet zunächst im Papierkorb.